Уведомление о выборе способа ведения трудовой книжки
С 2020 года, согласно ФЗ от 16 декабря 2019 года № 439-ФЗ, организован переход на электронные трудовые книжки. По утвержденным правилам наниматель должен письменно известить свой штат о таком событии, предоставить работникам право выбрать способ ведения трудовой книжки: на бумаге или в электронном виде. Как составить уведомление о выборе способа ведения трудовой книжки, разберемся в статье.
Как осуществляется переход на ЭТК
Получить заявление от сотрудника организация должна до 31 декабря 2020 года, а уведомить штат — до 31 октября 2020 года. Ранее этот срок был 30 июня, но его перенесли правительственным постановлением от 19 июня 2020 года № 887. Заявление требуется для того, чтобы пенсионный фонд сделал соответствующую отметку в блок данных о трудовой деятельности гражданина на своем информресурсе.
Работник может сделать выбор: оставить бумажный вариант или перейти на электронный (с выдачей бумажной книжки на руки). У работодателя такой свободы нет. Даже если сотрудник выбрал трудовую на бумаге, то кадровику все равно придется отправлять данные о трудовой деятельности работника в ПФР.
Внимание! Если гражданин устраивается на работу первый раз в 2021 году, то его трудовая книжка будет сразу оформлена в электронном виде.
Если заявление не было подано до конца 2020 года, то документ будут вести в обоих вариантах. Граждане, которые были на больничном, в отпуске или не работали в 2020 году, то есть не успели по уважительной причине подать заявление, могут это сделать и после окончания срока.
Действия работодателей
Для перехода руководство компаний должно осуществить такие действия:
После того как фирма или предприятие перейдет на электронные трудовые книжки, всю информацию о трудовой деятельности штата нужно будет отправлять в ПФР.
Составляем уведомление
Такой документ наниматель составляет в свободной форме. Главное — правильно и понятно изложить информацию. В уведомлении нужно разместить такие данные:
Уведомление должен подписать генеральный директор. Работник расписывается в том, что ознакомлен с документом, и ставит дату.
К уведомлению рекомендуется приложить образцы заявлений на выбор ведения трудовой книжки на бумажном носителе и на выбор электронного варианта.
Передать документ работнику можно лично, отправить по почте заказным письмом с уведомлением о вручении, по электронной почте или в мессенджерах. Способ обычно бывает прописан в колдоговоре или других ЛНА компании.
Образец уведомления работника
ООО «Дионис»
Юр. адрес: 426045, г. Ижевск, ул. Сосновая, д. 45, оф. 12, тел.: 8 (3412) 66-55-44
ИНН 5611231234, КПП 7707657654, ОКПО 8764563
Системному администратору
Николаеву Степану Ивановичу
Уведомление
об изменениях в трудовом законодательстве, связанных с формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде
Уважаемый Степан Иванович!
Согласно п. 4 ч. 1 ст. 2 Федерального закона № 439-ФЗ от 16.12.2019 года, сообщаем Вам, что с 1 января 2020 года все организации предоставляют информацию о трудовой деятельности и трудовом стаже каждого сотрудника в электронном виде в Пенсионный фонд РФ. В эту информацию входят данные о работнике, месте работы, рабочих задачах, переводах на другие должности, к другим работодателям, увольнениях. Основание для этого — ст. 66.1 ТК РФ.
У Вас есть право выбрать способ ведения трудовой книжки:
Известить руководство ООО «Дионис» о своем выборе нужно до 31 декабря 2020 года включительно посредством написания заявления. Образцы прилагаются.
Если в указанный срок Вы не сообщите о своем решении или выберете способ ведения трудовой книжки на бумаге, то ООО «Дионис» продолжит ведение трудовой книжки на бумажном носителе согласно ст. 66 ТК РФ. Такое право останется при дальнейшем трудоустройстве в другие организации. В будущем у Вас будет право в любое время подать руководству заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности по ст. 66.1 ТК РФ.
Если вы решите вести трудовую книжку в электронном виде, то бумажная будет выдана Вам на руки. И с этого момента ООО «Дионис» не будет нести ответственность за ее ведение и хранение.
Генеральный директор Веретенников / К.П. Веретенников
С уведомлением ознакомлен 01.07.2020 г. Николаев / С.И. Николаев
Образец уведомления о переходе на электронные трудовые книжки
С 2020 года стартует проект перехода на ведение трудовых книжек в электронном формате. Сотрудники организаций вправе самостоятельно решать, хранить сведения об их стаже только в оцифрованном виде или дублировать на бумаге.
Работодатель обязан направить каждому своему работнику уведомление о переходе на электронные трудовые книжки и попросить определиться, в каком формате будет в дальнейшем вестись учет стажа.
Законодательные требования к уведомлению о переходе на электронные трудовые книжки
Работодатели обязаны в срок до 30 июня 2020 года направить в адрес каждого работника уведомление в письменном виде лично или почтовым направлением в случаях, когда он длительно отсутствует на рабочем месте. Таким способом можно воспользоваться для уведомления лиц, находящихся в декретном отпуске, отпуске по уходу за ребенком или в длительной командировке.
Все эти мероприятия следуют из норм статьи 2 Закона. Работник же до конца 2020 года должен принять решение по выбору способа ведения трудовой книжки и обратиться с заявлением к работодателю.
Что должно быть отражено в уведомлении о переходе на ЭТЦ?
Законодатель не приводит строгой формы уведомления. Указано лишь, что формат носит только письменный характер. Потому работодатель должен разработать текст уведомления самостоятельно, учитывая, что документ должен содержать следующие сведения:
Следует заметить, что уведомление носит разовый характер и касается только тех, кто уже состоит в трудовых отношениях с организацией и имеет бумажную трудовую книжку.
При приеме на работу с 1 января 2021 года будет действовать следующий порядок:
Образец уведомления о переходе на электронные трудовые книжки
Примерная форма уведомления и образец 2020 года:
Образец уведомления о переходе на электронные трудовые книжки в 2021 году от Роструд
Официальную форму уведомления сотрудника о переходе на ЭТК представил Роструд:
Соблюдение порядка перехода на ЭТК является обязанностью работодателя. В него включено уведомление каждого сотрудника об изменениях в законодательстве.
Текст документа остается на усмотрение работодателя. Однако, закон требует разъяснить все нововведения, призвать сделать выбор и объяснить его правовые последствия. Срок направления уведомления установлен до 30 июня текущего года.
Оформляем уведомление о переходе на электронные трудовые книжки
Законодательные требования по выдаче уведомления
В течение 2020 года работодателю необходимо провести ряд мероприятий в связи с изменениями трудового законодательства (ст. 2 закона «О внесении изменений в Трудовой кодекс…» от 16.12.2019 № 439-ФЗ).
Одно из таких мероприятий — уведомление работников:
Указанным законом определены два основных ограничения по оформлению таких уведомлений:
Как оформить такое уведомление? Составить персональную бумагу в адрес каждого сотрудника или создать единый документ и ознакомить с ним всех работников под подпись? В законе такие нюансы не регламентированы. Работодателю придется решать этот вопрос самостоятельно.
Далее покажем, как может выглядеть уведомление о переходе на электронные трудовые книжки.
Обращаем ваше внимание, что уведомление — это только первый из обязательных этапов введения электронных трудовых книжек. Чтобы узнать, что еще вы должны сделать, чтобы выполнить все требования закона, получите бесплатный доступ к КонсультантПлюс и смотрите типовую ситуацию «Электронные трудовые книжки: что делать работодателю в 2020 г.».
Образец уведомления о переходе на электронные трудовые книжки
Содержание уведомления о переходе на электронные трудовые книжки не регламентировано. Работодатель самостоятельно определяет степень детализации приводимой информации.
Главное при разработке текста не забывать об основных целях уведомления:
Образец уведомления работников об электронных трудовых книжках представлен ниже:
Образцы разнообразных уведомлений вы можете найти на нашем сайте:
Итоги
Уведомление сотрудников о переходе на электронные трудовые книжки — обязательный для всех работодателей документ, с помощью которого необходимо не позднее 31.10.2020 проинформировать работников об изменениях в трудовом законодательстве в части ведения трудовых книжек. Содержание такого уведомления определяется каждым работодателем самостоятельно с учетом требований закона № 439-ФЗ.
Форма уведомления о переходе на электронные трудовые книжки образец 2020
С 2020 года все работодатели должны будут перейти с бумажных трудовых книжек на электронные трудовые книжки. Причем это касается всех работодателей – компаний и ИП. Также для них появился новый отчет в ПФР. Бланк называется СЗВ-ТД.
Но как выглядит образец электронной трудовой книжки? На этот вопрос отвечают представили ПФР на своем сайте:
Также см:
Этапы перехода на электронные трудовые книжки
Сразу скажем, что в 2020 году трудовые книжки в бумажном виде останутся, но вместе с бумажным вариантом надо будет вести электронный. Данные, которые все будут вести в электронном виде – сведения о трудовой деятельности работника.
Переход с бумажных на электронные книжки будет постепенным и предусматривает несколько этапов.
Переход на электронные трудовые книжки: пошаговая инструкция
До 1 июля 2020 года все работодатели обязаны уведомить каждого работника о том, что:
Важно не забыть и о тех, кто “де-факто” не находится в офисе – находящиеся в декрете, сотрудники в отпусках за свой счет. Извещать подрядчиков-физлиц о новых правилах не нужно. Они работают по гражданско-правовому договору и трудовые книжки на них не ведутся.
Унифицированной формы уведомления нет. Поэтому можно самим “придумать” форму. Или можно использовать наш шаблон:
В уведомлении попросите работников принять решение и подать заявление в конкретный месяц. Например, в январе 2020 года. Но вы не вправе требовать быстрее принять решение. Работник вправе определится до конца 2020 года.
Образец уведомления о переходе на электронные трудовые книжки с 2020 года
До конца 2020 года сотрудник должен сообщить вам о решении сохранить бумажную трудовую книжку или отказаться от нее. Хороший вариант – подготовить шаблоны уведомлений и разослать их работникам вместе с уведомлением из Шага 1. Всего возможно два варианта заявления:
Вот как выглядят шаблоны:
Образец заявления работника о сохранении бумажной трудовой книжки (скачать образец)
Образец заявления работника об отказе от бумажной трудовой книжки (скачать образец)
Если человек не напишет никакого заявления, нужно продолжать вести бумажную трудовую книжку. Каждый человек вправе передумать в любой момент и подать работодателю письменное заявление о том, что он хочет перейти на электронку. При отказе от бумажной книжки документ надо будет отдать сотруднику на хранение.
Перед переходом на ведение трудовых книжек в электронном виде обратите внимание на бумажные трудовые – лучше проверить правильность их заполнения. Зачем? Дело в том, что с 2020 года любые кадровые изменения придется отражать в новом отчете СЗВ-ТД.
Что именно проверить в действующих бумажных трудовых книжках? Вот опорные точки для проверки:
С 1 января 2020 года у работодателей появится новая обязанность — представлять в ПФР сведения о трудовой деятельности по форме СЗВ-ТД.
Уже в 2020 году отчет нужно сдать, если были кадровые изменения или работник подал заявление о том, как в 2021 году вести трудовую книжку. Впервые подайте форму до 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором произошел одно из следующих событий:
Пример:
Стоит отметить, что работодатели с численностью больше 24 человек обязаны отправлять отчет в ПФР через интернет. Если в штате меньше человек, можно сдать СЗВ-ТД на бумаге. Но с 2020 году нужно сдавать электронные 6-НДФЛ и 2-НДФЛ, если численность 10 человек и более. Поэтому если у вас от 10 до 24 человек, проще сразу оформить электронную подпись и отчитываться в ПФР электронно.
Заведите корпоративный адрес электронной почты (например, для отдела кадров). Дело в том, что сведения о трудовой деятельности работников по их заявлениям с 2020 года работодатели обязаны выдавать не только в бумажном, но и электронном виде. При этом у сотрудника должна быть возможность направить работодателю заявление о выдаче на электронную почту. Такие правила закреплены в новой статье 66.1 ТК. Для этого и нужен адрес корпоративной электронной почты, на который работники смогут присылать заявления.
Проверьте внутренние документы компании, где прописан порядок работы с трудовыми книжками. В правилах внутреннего трудового распорядка обновите разделы “Прием на работу” и “Выдача сведений о трудовой деятельности”. В них нужно прописать новшества из новой редакции Трудового кодекса РФ.
Правила внутреннего трудового распорядка. Прием на работу
1. Прием на работу и увольнение
1.1. Прием на работу в организацию производится на основании заключенного трудового договора.
1.2. При заключении трудового договора работодатель обязан потребовать от поступающего:
Правила внутреннего трудового распорядка. Выдача сведений о трудовой деятельности
4. ОБЯЗАННОСТИ РАБОТОДАТЕЛЯ.
4.1. Работодатель обязан предоставить работнику сведения о трудовой деятельности за период работы в организации способом, указанном в заявлении работника:
Сведения о трудовой деятельности предоставляются:
4.4. Заявление работника о выдаче сведений о трудовой деятельности у работодателя может быть подано в письменном виде или направлено на электронную почту работодателя [email protected] При использовании электронной почты работодателя работник направляет отсканированное заявление, в котором содержится:
Сведения о трудовой деятельности не предоставляются работнику, если в отношении него ведется трудовая книжка в соответствии со статьей 66 Трудового кодекса.
4.5. В случае, когда в день прекращения трудового договора выдать работнику сведения о трудовой деятельности невозможно в связи с его отсутствием либо отказом от их получения, работодатель направляет работнику их по почте заказным письмом на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом.
Ответы на вопросы про переход на электронные трудовые книжки
Да, можно. Для этого будет необходимо подать работодателю соответствующее письменное заявление в произвольной форме до конца 2020 года. В этом случае с 2021 года бумажную трудовую книжку продолжат вести одновременно с электронной. Если же работник не подаст (не успеет подать) такое заявление до 31 декабря 2020 года, работодатель также продолжит вести трудовую книжку на бумаге.
Если сотрудник впервые устроится на работу с 1 января 2021 года. У таких работников данные о трудовой деятельности будут вестись только в электронном виде.
С 1 января 2020 года сведения о трудовой деятельности застрахованных лиц будет необходимо предоставлять в ПФР ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным.
С 1 января 2021 года сведения в случаях приема на работу или увольнения должны будут представляться не позднее рабочего дня, следующего за днем приема на работу или увольнения.
Информационная система ПФР аттестована в соответствии с действующим законодательством в области защиты персональных данных.
Аналогично другой отчетности в ПФР.
Сведения из электронной трудовой книжки можно будет получить через личный кабинет на сайте Пенсионного фонда России и на сайте Портала государственных услуг.
Чтобы войти в личный кабинет, необходимо зарегистрироваться и получить подтвержденную учетную запись в Единой системе идентификации и аутентификации (ЕСИА) на портале Госуслуг. Если вы уже зарегистрированы на портале, для входа в личный кабинет на сайте ПФР используйте ваши логин и пароль. Информацию из электронной трудовой книжки можно будет получить также в бумажном виде, подав заявку:
По составу данных обе книжки почти идентичны.
Информация представляется работодателю либо в распечатанном виде, либо в электронной форме с цифровой подписью. И в том и в другом случае работодатель переносит данные в свою систему кадрового учета.
Нет, при увольнении работодатель будет обязан выдать сведения о трудовой деятельности либо на бумаге, либо в электронном виде (если у работодателя есть такая возможность). В случае сохранения бумажной трудовой книжки, данные будут фиксироваться в ней.
Многолетний опыт показывает высокий уровень защищенности информационных систем Пенсионного фонда России. Сбой или взлом с последующим изменением или уничтожениям данных практически невозможны. Информация лицевых счетов фиксируется в распределенных системах хранения, что исключает риск потери данных.
Форма уведомления о переходе на электронные трудовые книжки образец 2020
Также смотрите:
Закон о переходе на цифровой формат сведений о стаже
Закон о введении в России электронных трудовых книжек уже принят (Закон от 16.12.2019 № 439-ФЗ). Он вступил в силу с 1 января 2020 г.
В течение 2020 года будет происходить постепенный переход на электронные трудовые книжки.
Но обязательно ли переходить на электронные трудовые книжки? Да, теперь работодатели обязаны сдавать в ПФР сведения обо всех своих работниках для формирования сведений об их трудовой деятельности в электронном виде (ст. 66.1 ТК РФ). А вот работники не обязаны переходить именно на электронные трудовые книжки. Они вправе сообщить работодателю, что хотят, чтобы трудовая книжка, как и прежде, велась на бумаге.
Уведомление о переходе на электронные трудовые книжки в 2020 году
В обязанности всех работодателей входит уведомление работников о введении электронных трудовых книжек. Также нужно уведомить о необходимости сделать выбор, по какой форме будет вестись трудовая книжка работника.
Если работник находится в длительном отпуске, командировке, в декрете или в отпуске по уходу за ребенком, можно направить ему такое уведомление по почте.
В ответ работник должен передать работодателю одно из двух:
При отказе от ведения трудовой книжки на бумаге, работодатель должен выдать ее на руки сотруднику. Возможность в последующем вернуться к ведению трудовой книжки на бумаге в ТК РФ не предусмотрена.
Бланки и образцы уведомлений и заявлений
Формы уведомления и заявлений законом не установлены. Каждый работодатель должен утвердить их самостоятельно.
Предлагаем возможные бланки заявлений от работников и уведомлений о переходе на электронные (цифровые) трудовые книжки в 2020 году:
Чтобы письменно уведомить каждого сотрудника о переходе на электронные трудовые книжки в срок не позднее 31 октября 2020 года, можно использовать такое уведомление:
Если работник хочет, чтобы ему продолжили вести бумажную трудовую книжку, он подает такое заявление:
Чтобы начать формировать сведения о трудовой деятельности в электронном виде и отказаться от бумажной трудовой книжки, от работника нужно получить специальной заявление о переходе на цифру. Вот возможный образец:
В КонсультантПлюс есть детальная пошаговая инструкция, как работодателю подготовиться в 2020 году к переходу на электронные трудовые книжки. Бесплатно 2 дня при оформлении доступа к системе К+.
Сотрудники подают заявления до 31 декабря 2020 года. Однако по закону подать заявление можно и после 2020 года (ст. 2 Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).