формы учетных и иных документов к правилам организации хранения комплектования

Формы учетных и иных документов к правилам организации хранения комплектования

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Программа разработана совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 10 сентября 2007 г. № 1273 “Об утверждении форм учетных и иных документов по организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук”

В соответствии с пунктом 1.6. Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденных приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19* (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, 2007, N 20), приказываю:

2. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя Министра А.Е. Бусыгина.

Министр

А.С. Соколов

Зарегистрировано в Минюсте РФ 9 октября 2007 г.

Регистрационный N 10291

* Зарегистрирован в Минюсте России 06.03.2007, регистрационный номер 9059

Приложения
(образцы форм)

Приложение N 1
к приказу Министерства
культуры и массовых
коммуникаций РФ
от 10 сентября 2007 г. N 1273

Приложение N 2
к приказу Министерства
культуры и массовых
коммуникаций РФ
от 10 сентября 2007 г. N 1273

Опись N __	Ед. хр. N __	Заголовок ед. хр.	Кол-во листов (время звучания, метраж)	Примечание
1	2	3	4	5

Приложение N 3
к приказу Министерства
культуры и массовых
коммуникаций РФ
от 10 сентября 2007 г. N 1273

N пп	Номер описи	Номер дела	Заголовок дела	Количество листов	Новые шифры дела	Новое количество листов	Примечания
1	2	3	4	5	6	7	8

Приложение N 4
к приказу Министерства
культуры и массовых
коммуникаций РФ
от 10 сентября 2007 г. N 1273

Название документа	Существующая запись	Следует записать
1	2	3

Приложение N 5
к приказу Министерства
культуры и массовых
коммуникаций РФ
от 10 сентября 2007 г. N 1273

Номер описи	Номер ед. хр.	Заголовок ед.хр.	Номера изъятых лл.	Название изъятого документа
1	2	3	4	5

Приложение N 6
к приказу Министерства
культуры и массовых
коммуникаций РФ
от 10 сентября 2007 г. N 1273

N пп	Заголовок ед. хр.	Шифр (если есть)	Крайние даты	Количество листов (время звучания, метраж)	К какому фонду относится (новый шифр)	Примечания
1	2	3	4	5	6	7

Приложение N 7
к приказу Министерства
культуры и массовых
коммуникаций РФ
от 10 сентября 2007 г. N 1273

Приложение N 8
к приказу Министерства
культуры и массовых
коммуникаций РФ
от 10 сентября 2007 г. N 1273

N пп	Номера описей страхового фонда	Количество экземпляров описей	Количество передаваемых единиц учета (единиц хранения) страхового фонда*	Количество кадров, метров, времени звучания	Количество описей особо ценных документов	Количество актов технического состояния	Примечания
1	2	3	4	5	6	7	8

* Понятия единица учета и единица хранения для копий страхового фонда на рулонной пленке идентичны.

Для копий страхового фонда на микрофишах указываются количество единиц учета (соответствует количеству отснятых дел) и количество ед. хр. (микрофиш).

Приложение N 9
к приказу Министерства
культуры и массовых
коммуникаций РФ
от 10 сентября 2007 г. N 1273

Приложение N 10
к приказу Министерства
культуры и массовых
коммуникаций РФ
от 10 сентября 2007 г. N 1273

N пп	Описание документа	Поисковые данные	Категория ценности	Страховая оценка	Состояние сохранности
1	2	3	4	5	6

Приложение N 11
к приказу Министерства
культуры и массовых
коммуникаций РФ
от 10 сентября 2007 г. N 1273

N пп	Делопроизводственный индекс	Дата	Заголовок документа	Количество листов	Примечания
1	2	3	4	5	6

Приложение N 12
к приказу Министерства
культуры и массовых
коммуникаций РФ
от 10 сентября 2007 г. N 1273

Фонд N ___	Опись N ___	Ед. хр. N ___	Заголовок ед. хр.	Кол-во листов (время звучания, метраж)	Расписка пользователя в получении дата	Расписка работника читального зала в возвращении документов пользователем, дата
1	2	3	4	5	6	7

1	2	3	4	5	6	7

Приложение N 13
к приказу Министерства
культуры и массовых
коммуникаций РФ
от 10 сентября 2007 г. N 1273

Инвентарная книга учета дел, имеющих в оформлении
или в приложении к ним драгоценные металлы и камни

N пп	Дата записи	Фонд N _	Опись N _	Дело N _	Заголовок дела	Описание оформления дела, предмета	Материал	Размер (вес)	Физическая сохранность	Подпись	Примечания
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12

Приложение N 14
к приказу Министерства
культуры и массовых
коммуникаций РФ
от 10 сентября 2007 г. N 1273

КАРТА-ЗАМЕСТИТЕЛЬ ЕД. ХР.
ВЫДАНО
Номер фонда	Номер описи	Номер ед. хр.	Кому	Дата выдачи	Подпись	Дата возврата	Подпись

Приложение N 15
к приказу Министерства
культуры и массовых
коммуникаций РФ
от 10 сентября 2007 г. N 1273

Шкаф N ___	Полка N ___	Фонд N ___	Опись N ___	Ед. хр. с N __ по N __	Примечание
1	2	3	4	5	6

1	2	3	4	5	6

Приложение N 16
к приказу Министерства
культуры и массовых
коммуникаций РФ
от 10 сентября 2007 г. N 1273

Опись N ___	Ед. хр. с N __ по N __	Стеллаж N ___	Шкаф N ___	Полка N ___	Примечания
1	2	3	4	5	6

1	2	3	4	5	6

Приложение N 17
к приказу Министерства
культуры и массовых
коммуникаций РФ
от 10 сентября 2007 г. N 1273

Индекс группы (подгруппы) дефектов	Признаки повреждения носителя	Номера поврежденных листов дела	Общее кол-во листов	Примечания
1	2	3	4	5

Приложение N 18
к приказу Министерства
культуры и массовых
коммуникаций РФ
от 10 сентября 2007 г. N 1273

Индекс группы (подгруппы) дефектов	Признаки повреждения текста	Номера поврежденных листов дела	Общее кол-во листов	Примечания
1	2	3	4	5

Приложение N 19
к приказу Министерства
культуры и массовых
коммуникаций РФ
от 10 сентября 2007 г. N 1273

Номер описи	Номер ед. хр.	Заголовок ед. хр.	Крайние даты	Кол-во листов (время звучания, метраж)

Отметка о ходе розыска	Результат розыска

Приложение N 20
к приказу Министерства
культуры и массовых
коммуникаций РФ
от 10 сентября 2007 г. N 1273

Результаты проверок
1.	Состояние магнитного носителя
2.	Уровень видеосигнала
3.	Уровень звукового сигнала
4.	Наличие выпадения строк
5.	Состояние механизма видеокассеты
6.	Общая оценка технического состояния видеодокумента
Наименование должности работника	Подпись	Расшифровка подписи
Дата проверки

Приложение N 21
к приказу Министерства
культуры и массовых
коммуникаций РФ
от 10 сентября 2007 г. N 1273

* Дополнительно к карточке учета составляется дефектная ведомость с указанием номера плана и характера дефектов.

Приложение N 22
к приказу Министерства
культуры и массовых
коммуникаций РФ
от 10 сентября 2007 г. N 1273

Дата проверки	Характеристика качества звучания	Характеристика физико-механического состояния носителя записи	Заключение о необходимости реставрационно-профилактической обработки	Вид реставрационно-профилактической обработки	Подпись
1	2	3	4	5	6

Приложение N 23
к приказу Министерства
культуры и массовых
коммуникаций РФ
от 10 сентября 2007 г. N 1273

Приложение N 24
к приказу Министерства
культуры и массовых
коммуникаций РФ
от 10 сентября 2007 г. N 1273

N пп	Дата выдачи	Фонд N ___	Опись N ___	Ед. хр. N ___	Кому выдано	Расписка в получении	Расписка в возвращении, дата	Примечания
1	2	3	4	5	6	7	8	9

Приложение N 25
к приказу Министерства
культуры и массовых
коммуникаций РФ
от 10 сентября 2007 г. N 1273

Номер поступления	Дата поступления	Наименование, номер, дата документа, по которому приняты копии	Дата копирования	Номера фондов	Номера описей	Количество дел, включенных в заказ	Количество ед. хр. (микрофиш) страхового фонда	Фонд пользования		Примечания
								количество позитивов	количество диазо-копий
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11

* Количество единиц учета страхового фонда, изготовленного на микрофишах, соответствует количеству отснятых дел.

Приложение N 26
к приказу Министерства
культуры и массовых
коммуникаций РФ
от 10 сентября 2007 г. N 1273

КНИГА УЧЕТА
ПОСТУПЛЕНИЙ СТРАХОВОГО ФОНДА И ФОНДА ПОЛЬЗОВАНИЯ
НА РУЛОННОЙ ПЛЕНКЕ

Номера ед. хр.* страхового фонда	Дата поступления	Наименование, номер, дата документа, по которому приняты копии	Дата копирования	Номера фондов	Номера описей	Количество дел, включенных в ед. хр. страхового фонда	Страховой фонд (количество рулонов)	Фонд пользования			Примечания
								Количество
								рулонов мкф 3-го поколения	рулонов мкф 2-го поколения	экземпляров
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12

* Содержание понятий единица учета и единица хранения идентично.

Приложение N 27
к приказу Министерства
культуры и массовых
коммуникаций РФ
от 10 сентября 2007 г. N 1273

Наличие документов															Состояние документов
Номера описей	Кол-во ед. хр., числящихся по описи	Выявлены технические ошибки						Числится по описи в результате устранения технических ошибок	Номера ед. хр., выданных во временное пользование	Не оказалось в наличии	Имеется в наличии (описанных)	Имеются не включенные в описи (временные шифры необработанных ед. хр.)	Номера ед. хр., требующих:					Номера ед. хр., неисправимо поврежденных	Примечание
		Литерные номера, не отраженные в итоговой записи		Пропущенные номера, не отраженные в итоговой записи		Другие, в результате чего объем
		не учтенные	не перечислены, но учтены в объеме	не учтенные	не перечислены, но учтены в объеме	увеличился на	уменьшился на						дезинфекции	дезинсекции	реставрации	переплета или подшивки	восстановления затухающих текстов
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14	15	16	17	18	19	20	21	22	23	24

* При проверке наличия и состояния аудиовизуальных и машиночитаемых (электронных) документов вносятся соответствующие уточнения.

Приложение N 28
к приказу Министерства
культуры и массовых
коммуникаций РФ
от 10 сентября 2007 г. N 1273

ЛИСТ ФОНДА

Крайние даты каждого названия фонда	НАЗВАНИЕ ФОНДА
1	2

Дата первого поступления фонда	МЕСТОНАХОЖДЕНИЕ ФОНДА (название архива)	N фонда
		Прежний N фонда
1	2	3

Учет неописанных документов

Дата записи	ПОСТУПЛЕНИЕ		ВЫБЫТИЕ		Наличие (остаток) ед. хр. (документов, листов)
	Наименование, N, дата документа	Кол-во ед. хр. (документов, листов)	Наименование, N, дата документа	Кол-во ед. хр. (документов, листов)
1	2	3	4	5	6

Учет описанных документов

Дата записи	ПОСТУПЛЕНИЕ				ВЫБЫТИЕ			Наличие (остаток) ед. хр.
	N описи	год	название описи или аннотация (краткая характеристика документов)	кол-во ед. хр.	N описи	Наименование, N, дата документа	кол-во ед. хр.
								по данной описи	по фонду в целом
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10

Приложение N 29
к приказу Министерства
культуры и массовых
коммуникаций РФ
от 10 сентября 2007 г. N 1273

Дата записи	Поступление				Выбытие				Наличие (остаток)
	Номер описи	Наименование, номер, дата документа	Количество		Номер описи	Наименование, номер, дата документа	Количество		Количество
			единиц учета	единиц хранения			единиц учета	единиц хранения	По данной описи		По виду в целом
									единиц учета	единиц хранения	описей	единиц учета	единиц хранения
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14

Приложение N 30
к приказу Министерства
культуры и массовых
коммуникаций РФ
от 10 сентября 2007 г. N 1273

Дата записи	Поступление					Выбытие					Наличие (остаток)
	Номер описи	Наименование, номер, дата документа	Количество			Номер описи	Наименование, номер, дата документа	Количество			Количество
			единиц учета	единиц хранения				единиц учета	единиц хранения		По данной описи			По виду		в целом
				оригиналов	копий				оригиналов	копий	единиц учета	единиц хранения		описей	единиц учета	единиц хранения
												оригиналов	копий			оригиналов	копий
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14	15	16	17	18

Приложение N 31
к приказу Министерства
культуры и массовых
коммуникаций РФ
от 10 сентября 2007 г. N 1273

* В зависимости от объема аннотации, исторической справки и др. лист учета и описания уникального документа может заполняться на двух и более листах.

Приложение N 32
к приказу Министерства
культуры и массовых
коммуникаций РФ
от 10 сентября 2007 г. N 1273

Номер единицы учета	Номер единицы хранения	Индекс, производственный номер	Заголовок документа	Автор	Исполнитель произведения	Язык	Дата записи, перезаписи	Хронометраж видеозаписи	Тип и формат записи	Количество единиц хранения		Состав текстовой сопроводительной документации	Примечания
										Оригинал	Копия
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14

Приложение N 33
к приказу Министерства
культуры и массовых
коммуникаций РФ
от 10 сентября 2007 г. N 1273

Номер единицы учета	Номер единицы хранения	Индекс, производственный номер (учетный номер в организации)	Заголовок документа	Автор	Дата и место съемки, изготовления	Вариант (немой, звуковой, ч/б, цв., формат, язык)	Количество единиц хранения/метраж							Состав текстовой сопроводительной документации	Примечания
							Негатив	Дубль-негатив	Фонограмма (негатив)	Фонограмма магнитная (основная, совмещенная)	Промежуточный позитив	Позитив	Установочные ролики и цветовые паспорта
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14	15	16

Приложение N 34
к приказу Министерства
культуры и массовых
коммуникаций РФ
от 10 сентября 2007 г. N 1273

Номер единицы учета пп	Номер стороны (единицы хранения)*	Индекс, производственный номер	Заголовок документа	Автор	Исполнитель произведения	Язык	Дата изготовления	Место изготовления	Порядковый номер, диаметр, материал граморигинала	Время звучания	Количество единиц хранения		Состав текстовой сопроводительной документации	Примечания
											Граморигинал	Грампластинка
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14	15

Приложение N 35
к приказу Министерства
культуры и массовых
коммуникаций РФ
от 10 сентября 2007 г. N 1273

Номер единицы учета пп	Номер единицы хранения	Индекс, производственный номер	Заголовок документа	Автор	Исполнитель произведения	Язык	Дата записи, перезаписи	Место записи, перезаписи	Скорость звучания	Время звучания	Тип и формат магнитной ленты	Количество единиц хранения/метраж		Состав текстовой сопроводительной документации	Примечания
												Оригинал	Копия
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14	15	16

Приложение N 36
к приказу Министерства
культуры и массовых
коммуникаций РФ
от 10 сентября 2007 г. N 1273

Номер ед. хр.	Заголовок (название) альбома	Автор съемки	Крайние даты фотоотпечатков	Место съемки	Количество фотоотпечатков	Состав текстовой сопроводительной документации	Внешние особенности	Примечания
1	2	3	4	5	6	7	8	9

Приложение N 37
к приказу Министерства
культуры и массовых
коммуникаций РФ
от 10 сентября 2007 г. N 1273

Номер ед. уч.* ед. хр. пп	Производственный номер	Заголовок (аннотация) документа (название диафильма)	Автор съемки	Дата съемки	Место съемки	Количество единиц хранения/кадров панорамной съемки						Состав текстовой сопроводительной документации	Примечания
						Негатив	Дубль-негатив	Позитив	Фотоотпечаток	Слайд (диапозитив)	Диафильм
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14

* В итоговой записи описи диафильмов указывается соответственно количество ед. хр. и ед. уч.

Приложение N 38
к приказу Министерства
культуры и массовых
коммуникаций РФ
от 10 сентября 2007 г. N 1273

N пп	Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Дата дела (тома, части)	Срок хранения дела (тома, части)	Количество листов в деле (томе, части)	Примечание
1	2	3	4	5	6	7

Приложение N 39
к приказу Министерства
культуры и массовых
коммуникаций РФ
от 10 сентября 2007 г. N 1273

N пп	Номер описи	Номер дела	Заголовок дела	Крайние даты	Количество листов	Номер ед. уч.** (ед. хр.) страхового фонда	Примечания
1	2	3	4	5	6	7	8

* К описи составляется титульный лист в установленном порядке.

** Номер единицы учета страхового фонда указывается только для микрофиш.

Приложение N 40
к приказу Министерства
культуры и массовых
коммуникаций РФ
от 10 сентября 2007 г. N 1273

ОПИСЬ СТРАХОВОГО ФОНДА НА МИКРОФИШАХ

N пп (номер ед. хр.)	Номер поступления в книге учета поступлений	Номер описи	Номер дела	Количество ед. хр. (микрофиш) страхового фонда	Количество кадров в ед. уч. страхового фонда	Дата копирования	Примечания
1	2	3	4	5	6	7	8

* Описи страхового фонда на микрофишах составляются раздельно по каждому архивному фонду, на одну или несколько описей документов фонда. Номер фонда проставляется в титульном листе описи. Количество единиц учета страхового фонда соответствует количеству отснятых дел.

Приложение N 41
к приказу Министерства
культуры и массовых
коммуникаций РФ
от 10 сентября 2007 г. N 1273

ОПИСЬ СТРАХОВОГО ФОНДА
НА РУЛОННОЙ ПЛЕНКЕ

N пп (номер ед. хр.*)	Дата копирования	Количество кадров в ед. хр. страхового фонда	Количество дел, включенных в ед. хр. страхового фонда	Сведения о делах, входящих в ед. хр. страхового фонда				Примечания
				Номера фондов	Номера спи-сей	Номера дел	Кол-во кадров (по каждому делу отдельно)
1	2	3	4	5	6	7	8	9

* Содержание понятий единица учета и единица хранения идентично.

Приложение N 42
к приказу Министерства
культуры и массовых
коммуникаций РФ
от 10 сентября 2007 г. N 1273

N ед. учета	N ед. хр.	Заголовок ед. учета	Крайние даты ед. учета	Формат электронных документов	Состав текстовой сопроводительной документации	Примечание
1	2	3	4	5	6	7

Приложение N 43
к приказу Министерства
культуры и массовых
коммуникаций РФ
от 10 сентября 2007 г. N 1273

N пп	Номер описи	Номера дел	Номера ед. уч.* (ед. хр.) страхового фонда	Примечания
1	2	3	4	5

* Номер единицы учета страхового фонда указывается только для микрофиш.

Приложение N 44
к приказу Министерства
культуры и массовых
коммуникаций РФ
от 10 сентября 2007 г. N 1273

РЕЕСТР ОПИСЕЙ ДЕЛ, ДОКУМЕНТОВ

N пп	Номер фонда	Номер и название описи	Количество ед. хр.		Крайние даты	Кол-во экз.	Примечания
			всего	в т.ч. по л.с.
1	2	3	4	5	6	7	8

Приложение N 45
к приказу Министерства
культуры и массовых
коммуникаций РФ
от 10 сентября 2007 г. N 1273

РЕЕСТР ОПИСЕЙ ОСОБО ЦЕННЫХ ДЕЛ, ДОКУМЕНТОВ

N пп	Номер фонда	Номер описи (номерника)	Количество ед. хр.	Количество экземпляров	Примечания
1	2	3	4	5	6

Приложение N 46
к приказу Министерства
культуры и массовых
коммуникаций РФ
от 10 сентября 2007 г. N 1273

Список фондов, содержащих особо ценные документы

N пп	Номер фонда	Название фонда	Номера описей, в которых содержатся особо ценные документы	Примечания
1	2	3	4	5

Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 10 сентября 2007 г. N 1273 “Об утверждении форм учетных и иных документов по организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук”

Зарегистрировано в Минюсте РФ 9 октября 2007 г.

Регистрационный N 10291

Текст приказа официально опубликован не был

Источник