Фотография рабочего времени — образец
Фотография рабочего времени (ФРВ) — один из наиболее часто используемых методов исследования этого времени. Она может применяться на любых работах: как ручных, так и автоматизированных. При применении ФРВ необходимо придерживаться правил, чтобы получить наиболее точные данные. Что это за правила — расскажем в статье.
Определение и классификация фотографии рабочего времени
При проведении фотографии рабочего времени наблюдатель последовательно регистрирует все временные затраты сотрудника в течение периода исследования. Если изучается одна смена, такое обследование принято называть еще фотографией рабочего дня. Подобным образом выявляется непроизводительное время сотрудника, а также определяются нормативные показатели для подготовки рабочего места, его обслуживания, установления длительности перерывов для отдыха.
Основные цели проведения ФРВ:
Норма обслуживания — это количество объектов, которые работник или группа работников должны обслужить в течение единицы рабочего времени в конкретных организационно-технических условиях.
Примеры
В зависимости от конкретных задач исследования, необходимого объема и точности информации могут применяться различные походы к проведению фотографии рабочего дня.
Виды фотографий рабочего времени:
| По методу наблюдения | По числу объектов исследования | Как ведется наблюдение |
| 1. Сплошная — измерения проводятся непрерывно, при этом фиксируются все совершенные за смену (день) операции | 1. Индивидуальная — наблюдается один сотрудник | 1. Визуально с применением часов |
| 2. Выборочная — измеряются конкретные периоды времени либо определенный перечень работ | 2. Групповая или бригадная — изучается работа нескольких сотрудников | 2. С применением автоматических средств регистрации |
| 3. Периодическая — замеры проводятся отдельными отрезками, например: 2 часа с утра одного дня, 1,5 часа днем следующего и т. д. | 3. Маршрутная — фиксация занятости происходит во время периодического последовательного движения наблюдателя по нескольким рабочим местам | 3. Путем самостоятельной записи сотрудником своих действий — самофотография |
| 4. Методом моментных наблюдений — состояние занятости работника фиксируется через строго определенные временные промежутки в течение всего дня | — | — |
Порядок проведения фотографии рабочего времени
Выполнение фотографии рабочего времени проходит в несколько этапов:
Сбор информации об обследуемом рабочем месте и проводимых на нем операциях. Для этого посещается территория выполнения работ, проводятся беседы с руководителем подразделения и работниками, изучаются должностные инструкции, технологические карты.
Их структура может отличаться в зависимости от выбранного метода проведения. Разрабатываются формы предприятием самостоятельно. В структуру документа обычно включается:
Регистрируются последовательно все действия работника по времени. Особенно подробно фиксируются перерывы и причины, их вызвавшие. При обнаружении внеплановой (нехарактерной)работы сотрудника, фиксируется ее длительность и обстоятельства, из-за которых она появилась.
Если сотрудник может запустить процесс на оборудовании и в это время выполнять другую операцию, такое время помечается как перекрываемое (одновременно выполняются 2 операции). Для повышения точности проводится от 3 фотографий по каждому исследуемому рабочему месту.
Проводится группировка итоговой информации по категориям: основное, вспомогательное, подготовительно- заключительное время. Если выполнялась одинаковая работа — может выводиться среднее время ее выполнения. Рассчитывается удельный вес каждой категории времени в смене.
В результате проведенного мероприятия определяется средний удельный вес оперативного, вспомогательного, подготовительно-заключительного времени.
Также может быть установлен средний процент потерь рабочего времени сотрудника — как по его вине, так и по не зависящим от него причинам. Впоследствии компания может повысить производительность работника путем устранения непроизводительных затрат рабочего времени, совершенствования технологического процесса.
Фотография рабочего времени — образец заполнения и бланки
Одна из задач фотографии рабочего времени — сбор данных по видам времени в смене. В любом бланке фотографии рабочего времени обязательно должна быть предусмотрена возможность проставления условных обозначений для их видов.
Чаще всего для этого используются индексы, например, такие:
Для индивидуальной фотографии чаще всего применяются такие бланки:
Лист фотографии рабочего времени
Образец фотографии рабочего времени
Возможно составление графической фотографии. В этом случае вместо конкретного наименования работ сразу вписываются виды временных затрат, а их длительность отмечается линией. Пример представлен ниже:
Особенности наблюдения за группой работников
При проведении фотографии большого количества сотрудников каждое наименование работ не переписывается, а регистрируется состояние сотрудника на конкретный момент времени. Затем складывается количество наблюдений каждого вида рабочего времени и выводится их удельный вес в общем объеме наблюдений.
В этом виде исследований рабочего времени чаще всего применяются индексы (о них мы говорили выше). Разберем процесс фотографии рабочего времени для группы сотрудников на примере.
Пример
Проводится наблюдение за грузчиками на складе транспортной компании. Вводные данные, известные наблюдателю: рабочий день начинается в 8 утра (наблюдатель тоже должен быть на месте). Грузчики работают командами по 3 человека.
Наблюдатель, заполняя карту, ранжировал грузчиков так, чтобы члены одной команды находились под соседними номерами:
За первые 30 минут рабочего дня наблюдатель увидел:
Вот как все это отразится в групповой фотографии рабочего времени:
Далее можно использовать получившиеся таблицы для различных целей:
Как стать мастером в заполнении фотографии рабочего дня
Многие руководители замечают, что со временем продуктивность работы его персонала падает. Если работники или отдельные подразделения не успевают справиться с поставленными перед ними задачами, это не может не отразиться на конечном результате деятельности компании. Причиной может стать как высокая загруженность работников, так и недостаточная квалификация сотрудника. Для того, чтобы найти объективную причину применяется аналитический метод: фотография рабочего дня.
Что это такое?
Фотография рабочего дня – это вид наблюдения за деятельностью отдельного сотрудника: бухгалтера, повара, менеджера, секретаря, кладовщика или группы работников: инженеров, экономистов, электросварщиков с целью определения расходования ими рабочего времени.
Подобное наблюдение призвано перенести на бумагу и увидеть воочию реальные затраты времени на рабочий процесс. При составлении карты в нее вносятся даже телефонные разговоры, занявшие несколько минут. Как результат руководитель видит, чем реально занимается его персонал на протяжении всего рабочего дня, недели.
Важно! Сроки наблюдения могут быть разные. Определяются они исходя из сложности ситуации и поставленных перед наблюдателем задач.
Основные цели составления отчета по результатам фотографии рабочего дня:
Важно! Ограничений по применяемости этого метода нет, он поможет рассмотреть предельно внимательно как рабочий день уборщицы, так и главного бухгалтера, и даже руководителя.
Хронометраж или фотография рабочего дня?
Часто эти методы сравнивают, но они отличаются друг от друга. Так, хронометраж имеет продолжительность от недели до одного месяца, период определяет сам работник. То есть он знает о наблюдении и может делать все, как говорится, правильно.
Касательно рассматриваемого метода, а именно фотографии рабочего дня, он считается более официальным и эффективным. Инициирует его исключительно руководитель. К тому же наблюдатель зачастую внедряется в рабочий коллектив как агент, то есть о том, чем на самом деле он будет заниматься, никто из сотрудников не знает.
При проведении фотографии рабочего дня все данные вносятся в специальный бланк, с последующей их обработкой и анализом. На основании этих данных руководитель получает отчет согласно установленного образцу. Метод довольно старый, но по-прежнему не теряет своей актуальности, особенно при появлении новых профессий.
Необходимость применения методики полезна для всех:
Существует несколько видов ФРД, разделение происходит с учетом количества объектов наблюдения.
Индивидуальная
Индивидуальную фотографию рабочего дня применяют при аттестации работников. В этом случае рассматривается рабочий день только одного работника, на производстве или в офисе, с учетом оценки эффективности использования рабочего времени. Наблюдение ведется на протяжении одного рабочего дня, реже недели.
Групповая
Данный вид чаще называют массовым. Под прицелом наблюдателей находится группа сотрудников или целое структурное подразделение, иногда смена. Порядок проведения и фиксации такой же, как и в предыдущем способе, в результате чего удается получить картину затрат рабочего времени каждого сотрудника в звене.
Если фиксация проводится для группы более чем из 3 сотрудников, то применяется метод мгновенной фиксации. Данная методика имеет свои особенности, а именно:
Бригадная
Данным методом исследованию подвергается большая группа работников. Зачастую эту методику используют на крупных предприятиях, где сотрудники поделены на бригады.
Недостатки методики ФРД
Хотя фотография рабочего дня дает исчерпывающие данные по затратам времени в процессе работы, однако, определенные недостатки все же существуют. Во-первых, это необходимость проведения наблюдения на протяжении нескольких дней. Фиксированные результаты одного дня, мягко говоря, некорректны.
Во-вторых, привлечение к наблюдению отдельного человека тоже относится к недостатку метода. Конечно, можно нанять специалиста по этому направлению, но это далеко не дешево. Если использовать имеющиеся ресурсы и приставить в качестве наблюдателя своего же сотрудника, то и его придется также оторвать от основной работы. А в случае применения самофотографирования, результаты могут оказаться не самыми правдоподобными. Вряд ли сотрудник оформит отчет, в котором добровольно укажет, сколько раз он курил за день или сколько часов провел за интернетом, посещая соц. сети.
Алгоритм проведения фотографии рабочего дня
Однако, при правильной организации процесса, рассматриваемая методика дает положительный результат.
Определение целей
Проведение любого исследования, в том числе такого требует конкретной постановки цели. В противном случае оно бесполезно. Цели могут быть разные, поэтому первым делом следует составить их список, указав какие результаты должны быть отображены в отчете. Это может быть:
Определение целевой группы исследуемых, временных рамок
Оптимально, если длительность исследования такова, что охватывает весь рабочий цикл, однако, на практике это реализовать не всегда возможно. Когда цель – определение структуры затрат рабочего времени, процедура фотографирования должна проводиться на протяжении как минимум 1-2 недель, возможны короткие перерывы.
Для определения норм выработки касательно отдельных видов работ требуется фиксировать каждый вид работ не меньше 10-15 раз, в таком случае, продолжительность исследования возрастет до 3-4 недель.
При определении исследуемой группы могут быть такие варианты:
Подготовка и заполнение бланка
Еще один важный этап, от которого зависит удобство фиксации данных, а в последующем и их анализа, это подготовка и правильное занесение информации в бланк. Скачать готовый наблюдательный бланк можно ниже:
Сделать такой бланк также можно вручную в ворде или excel.
В зависимости от выбранного варианта проведения фотографирования бланк заполняет специально назначенный сотрудник или сам исследуемый. Это можно проводить на распечатанном листе или заносить данные в цифровом виде, а распечатать потом.
Важно! При фотографировании фиксируется время начала действия и его завершение. Не должно быть «белых пятен», то есть если в 8:45 одно действие завершено, то в 8:45 должна быть начата следующая операция. Даже если сотрудник просто сидит за рабочим столом, ничего не делая – это тоже указывается.
Того, кто будет вести фотографирование, обязательно нужно проинструктировать в отношении правильного заполнения бланков. В отдельных случаях требуется провести обучение. Для этого выдается соответствующий приказ руководством.
Если у вас цель получить самые достоверные сведения, желательно сотрудника, который будет проводить фотографирование, ввести в коллектив под какой-либо легендой. В таком случае исследуемые ведут себя как обычно, что особенно актуально для выявления причин по снижению эффективности труда.
Работа с результатами
После того, как все этапы фотографирования пройдены проводится анализ полученных результатов. Если исследовалась группа, то данные по каждому сотруднику могут быть представлены индивидуально. Анализ представляется в виде таблицы с отображением затрат рабочего времени по должностям, видам работ, отделам и другим необходимым критериям.
Порядок оформления отчета
Все результаты анализа заносятся в специальный бланк, который должен быть оформлен согласно правилам. В нем указывается:
Отчет обязательно передается на подпись непосредственного руководителя, а далее на рассмотрение высшему руководству.
Вывод
Фотография рабочего времени – эффективный метод отслеживания реально потраченного времени на работу, а также идеальный инструмент налаживания всего рабочего процесса. Подобное пристальное исследование поможет обнаружить проблемы по снижению производительности и оказать помощь в оптимизации рабочего процесса.
Что такое фотография рабочего времени и как с ней работать
Перед специалистами коммерческой фирмы ставятся задачи, на выполнение которых дается определенное время. Однако часто сотрудники не успевают справиться с ними за предоставленное им время. Причины могут быть различными: недостаточная квалификация, излишняя нагрузка, устаревшее оборудование. Работник также может тратить время не на то, что нужно. Для выявления настоящих причин нужно проводить исследования. Одним из инструментов для исследования является фотография выходного дня.
Что собой представляет фотография рабочего времени
Фотография рабочего времени – это инструмент для отслеживания продуктивности сотрудников. Она позволяет отследить, на что именно тратит свое время специалист. Это средство для определения временных затрат на ту или иную задачу.
ВНИМАНИЕ! Это не фотография в буквальном смысле этого слова, а одноименный документ. Называется он фотографией потому, что позволяет запечатлеть выполнение работы во всех деталях. Указывается поставленная задача и начало/конец работы над ней. В документ можно вписать также пояснения. Это универсальный инструмент. Он обеспечивает отслеживание не только производственных мощностей, времени, но и интеллектуальных ресурсов.
Отличия фотографии от хронометража
Хронометраж – это инструмент, который обычно используется самим сотрудником. Работник сам решает, как и куда записывать полученную информацию.
Фотография рабочего времени – это официальное мероприятие, назначаемое руководителем. Вся полученная в результате информация вписывается в бланк установленной формы. Форма эта может утверждаться самой компанией. Формирование фотографии выполняется в соответствии с документами, подписанными руководителями фирмы.
Цели и задачи
Фотография рабочего времени нужна для решения этих задач:
Фотография рабочего времени используется для достижения этих целей:
К СВЕДЕНИЮ! Фотография рабочего времени – это комплексный инструмент, позволяющий решить целый ряд задач. Он позволяет увеличить продуктивность с минимумом вложений.
Кто может использовать сведения из фотографии РВ
ВАЖНО! Образец фотографии рабочего дня от КонсультантПлюс доступен по ссылке
Фотография рабочего времени используется этими сотрудниками:
Полученной в результате исследования информацией могут пользоваться все заинтересованные лица.
Разновидности фотографий
Фотографии рабочего времени подразделяются на разные виды, каждый из которых отличается своими особенностями.
Индивидуальная
Фотография заводится только на одного сотрудника для отслеживания его эффективности. За его трудовым процессом наблюдает комиссия, которая вносит все полученные данные в наблюдательный лист.
Групповая
Групповая фотография предполагает наблюдение целой группы специалистов. Сам процесс контроля аналогичен первому варианту. То есть собирается комиссия, которая наблюдает за трудовой деятельностью. Метод позволяет одновременно получить данные об эффективности каждого специалиста, входящего в группу.
Если группа включает в себя более трех сотрудников, анализ выполняется путем мгновенных наблюдений. В их ходе фиксируются действия сотрудников. Рассмотрим основные характеристики процедуры:
Групповая фотография – это довольно сложная процедура. А потому очень важно правильно ее организовать.
Бригадная
Бригадный метод применяется на производствах. Он практически не отличается от группового способа.
Методы проведения фотографии рабочего времени
Кто именно должен наблюдать над работой сотрудника? Это определяет руководитель компании. В состав комиссии могут включаться эти сотрудники:
Если используется метод индивидуальной фотографии, комиссия может состоять всего из одного человека.
Как осуществляется фотография рабочего времени
Если в компании есть несколько рабочих мест, комиссия может объединить информацию в одной карте. К примеру, два представителя фирмы выполняют практически идентичную работу. В этом случае первую половину дня наблюдают за одним сотрудником, а вторую – за другим. В итоге формируется одна фотография на двоих.
Для уточнения фотографии рабочего времени следует провести аттестацию несколько раз. В бланк вносятся усредненные значения.
Этапы проведения
Для получения точных результатов важно правильно организовать наблюдение. Процедура подразделяется на три этапа.
Подготовка
Наблюдающие должны понять специфику работы сотрудника. Без этого будет невозможно правильно зафиксировать рабочую деятельность. Наблюдающие знакомятся с техническими особенностями, готовят наблюдательные листы. В последние заносятся базовые параметры, которые будут изучаться.
Наблюдение
Происходит само измерение длительности всех процессов. К примеру, сотруднику нужно выполнить три задачи. В параметры листа включаются эти задачи. Возле них вписывается время начала и время окончания выполнения. При этом нужно учесть все перерывы, даже если они несанкционированные. Наблюдение выполняется на протяжении всего дня.
Обработка результатов
Это один из главных этапов. Включает в себя следующие действия:
В процессе анализа выявляются «проблемные места». К примеру, управленец очень много времени тратит на рутинные задачи, игнорируя главные. Это снижает его КПД. В этом случае имеет смысл делегировать рутинные задачи сотрудникам другого звена, чтобы управленец смог сосредоточиться на основных задачах. В процессе анализа выявляется время, которое тратится бессмысленно. К примеру, это могут быть разговоры с другими сотрудниками. В этом случае имеет смысл подтянуть корпоративную культуру.
Как оформить результаты наблюдения
Вся информация вносится в специальный бланк. В нем указываются эти сведения:
Бланк можно представить в виде этой таблицы:
| Номер | Наименование поставленной задачи | Начало работы над задачей | Завершение работы | Продолжительность | Примечания |
|---|
Что указать в примечаниях? Во втором столбце указывается краткое наименование задачи. К примеру, это может быть работа с поступающей информацией. В пояснениях можно указать, что сотрудник занимался разбором электронных писем и подготовкой ответов на них. Также в этом столбце можно упоминать о другой дополнительной информации. Наименование работы можно дополнить ее кодом, если он имеется.
Под таблицей должна содержаться эта информация:
Как очевидно, в бланке прописываются все действия сотрудника, даже 10-15 минут, затраченные на уборку рабочего пространства.
После того как все сведения внесены в документ, нужно отдать его под роспись руководителя структурного подразделения, в котором выполнялось наблюдение. Затем должна быть поставлена подпись руководителя компании.
Определение тяжести труда на основе фотографии РВ
Как уже упоминалось, фотография рабочего времени – это комплексный инструмент. Он позволяет оценить не только производительность сотрудника, но и условия труда. Для чего это нужно? На степень производительности влияют не только усилия сотрудника, но и само место работы, особенности функционирования оборудования. Выявление дополнительных проблем позволяет своевременно их исправить.
Проводится анализ тяжести деятельности. В этом случае в состав комиссии желательно включить представителей комиссии по охране труда, так как они обладают всеми нужными знаниями. Как выполнять анализ? Нужно проанализировать время, потраченное, к примеру, на запуск оборудования. Устаревшая техника может сильно тормозить работу.
Что делать после проведения всех анализов
На основании полученной информации руководитель, в зависимости от выявленных проблем, может принять эти решения:
Фотография рабочего времени может привести к обновлению оборудования, улучшению рабочего места. Этот простой метод, на реализацию которого нужен один день, дает много важнейшей информации о состоянии производства.
К СВЕДЕНИЮ! Фотография рабочего времени может анализироваться не только комиссией, но и руководителем. Второй на основании полученных данных может принять более масштабные решения.
Проведение фотографии рабочего дня, анализ данных и разработка рекомендаций
Пример проведения наблюдения и обработки данных
Цель исследования – определение структуры рабочего времени специалиста по кадрам, выявление потерь такого времени, оценка эффективности труда сотрудника.
Важно!
Законодательство не регламентирует процедуру проведения ФРВ, как и ее форму. Все ее особенности наниматель устанавливает самостоятельно.
Ход исследования рабочего времени фиксируется в наблюдательном листе индивидуальной ФРВ.
На первой странице указываются общие данные: наименование предприятия и изучаемого подразделения, дата наблюдения, время начала и окончания работы, общая продолжительность, должность служащего/профессия рабочего, фамилия, имя, отчество, стаж работы и т.д.
На второй странице производится запись данных наблюдения, на третьей анализируются результаты.
Наблюдательный лист индивидуальной фотографии рабочего времени
Продолжительность каждой работы устанавливается вычитанием текущего времени рассматриваемого действия из текущего времени последующего. Суммарная продолжительность всех видов затрат рабочего времени должна быть равна продолжительности смены.
Обработка записей наблюдений сводится к определению продолжительности выполнения каждого вида работы и простоя; проставлению буквенных индексов затрат; составлению фактического баланса времени.
Анализ результатов и выработка рекомендаций