Что такое фотография рабочего времени и как с ней работать
Перед специалистами коммерческой фирмы ставятся задачи, на выполнение которых дается определенное время. Однако часто сотрудники не успевают справиться с ними за предоставленное им время. Причины могут быть различными: недостаточная квалификация, излишняя нагрузка, устаревшее оборудование. Работник также может тратить время не на то, что нужно. Для выявления настоящих причин нужно проводить исследования. Одним из инструментов для исследования является фотография выходного дня.
Что собой представляет фотография рабочего времени
Фотография рабочего времени – это инструмент для отслеживания продуктивности сотрудников. Она позволяет отследить, на что именно тратит свое время специалист. Это средство для определения временных затрат на ту или иную задачу.
ВНИМАНИЕ! Это не фотография в буквальном смысле этого слова, а одноименный документ. Называется он фотографией потому, что позволяет запечатлеть выполнение работы во всех деталях. Указывается поставленная задача и начало/конец работы над ней. В документ можно вписать также пояснения. Это универсальный инструмент. Он обеспечивает отслеживание не только производственных мощностей, времени, но и интеллектуальных ресурсов.
Отличия фотографии от хронометража
Хронометраж – это инструмент, который обычно используется самим сотрудником. Работник сам решает, как и куда записывать полученную информацию.
Фотография рабочего времени – это официальное мероприятие, назначаемое руководителем. Вся полученная в результате информация вписывается в бланк установленной формы. Форма эта может утверждаться самой компанией. Формирование фотографии выполняется в соответствии с документами, подписанными руководителями фирмы.
Цели и задачи
Фотография рабочего времени нужна для решения этих задач:
Фотография рабочего времени используется для достижения этих целей:
К СВЕДЕНИЮ! Фотография рабочего времени – это комплексный инструмент, позволяющий решить целый ряд задач. Он позволяет увеличить продуктивность с минимумом вложений.
Кто может использовать сведения из фотографии РВ
ВАЖНО! Образец фотографии рабочего дня от КонсультантПлюс доступен по ссылке
Фотография рабочего времени используется этими сотрудниками:
Полученной в результате исследования информацией могут пользоваться все заинтересованные лица.
Разновидности фотографий
Фотографии рабочего времени подразделяются на разные виды, каждый из которых отличается своими особенностями.
Индивидуальная
Фотография заводится только на одного сотрудника для отслеживания его эффективности. За его трудовым процессом наблюдает комиссия, которая вносит все полученные данные в наблюдательный лист.
Групповая
Групповая фотография предполагает наблюдение целой группы специалистов. Сам процесс контроля аналогичен первому варианту. То есть собирается комиссия, которая наблюдает за трудовой деятельностью. Метод позволяет одновременно получить данные об эффективности каждого специалиста, входящего в группу.
Если группа включает в себя более трех сотрудников, анализ выполняется путем мгновенных наблюдений. В их ходе фиксируются действия сотрудников. Рассмотрим основные характеристики процедуры:
Групповая фотография – это довольно сложная процедура. А потому очень важно правильно ее организовать.
Бригадная
Бригадный метод применяется на производствах. Он практически не отличается от группового способа.
Методы проведения фотографии рабочего времени
Кто именно должен наблюдать над работой сотрудника? Это определяет руководитель компании. В состав комиссии могут включаться эти сотрудники:
Если используется метод индивидуальной фотографии, комиссия может состоять всего из одного человека.
Как осуществляется фотография рабочего времени
Если в компании есть несколько рабочих мест, комиссия может объединить информацию в одной карте. К примеру, два представителя фирмы выполняют практически идентичную работу. В этом случае первую половину дня наблюдают за одним сотрудником, а вторую – за другим. В итоге формируется одна фотография на двоих.
Для уточнения фотографии рабочего времени следует провести аттестацию несколько раз. В бланк вносятся усредненные значения.
Этапы проведения
Для получения точных результатов важно правильно организовать наблюдение. Процедура подразделяется на три этапа.
Подготовка
Наблюдающие должны понять специфику работы сотрудника. Без этого будет невозможно правильно зафиксировать рабочую деятельность. Наблюдающие знакомятся с техническими особенностями, готовят наблюдательные листы. В последние заносятся базовые параметры, которые будут изучаться.
Наблюдение
Происходит само измерение длительности всех процессов. К примеру, сотруднику нужно выполнить три задачи. В параметры листа включаются эти задачи. Возле них вписывается время начала и время окончания выполнения. При этом нужно учесть все перерывы, даже если они несанкционированные. Наблюдение выполняется на протяжении всего дня.
Обработка результатов
Это один из главных этапов. Включает в себя следующие действия:
В процессе анализа выявляются «проблемные места». К примеру, управленец очень много времени тратит на рутинные задачи, игнорируя главные. Это снижает его КПД. В этом случае имеет смысл делегировать рутинные задачи сотрудникам другого звена, чтобы управленец смог сосредоточиться на основных задачах. В процессе анализа выявляется время, которое тратится бессмысленно. К примеру, это могут быть разговоры с другими сотрудниками. В этом случае имеет смысл подтянуть корпоративную культуру.
Как оформить результаты наблюдения
Вся информация вносится в специальный бланк. В нем указываются эти сведения:
Бланк можно представить в виде этой таблицы:
| Номер | Наименование поставленной задачи | Начало работы над задачей | Завершение работы | Продолжительность | Примечания |
|---|
Что указать в примечаниях? Во втором столбце указывается краткое наименование задачи. К примеру, это может быть работа с поступающей информацией. В пояснениях можно указать, что сотрудник занимался разбором электронных писем и подготовкой ответов на них. Также в этом столбце можно упоминать о другой дополнительной информации. Наименование работы можно дополнить ее кодом, если он имеется.
Под таблицей должна содержаться эта информация:
Как очевидно, в бланке прописываются все действия сотрудника, даже 10-15 минут, затраченные на уборку рабочего пространства.
После того как все сведения внесены в документ, нужно отдать его под роспись руководителя структурного подразделения, в котором выполнялось наблюдение. Затем должна быть поставлена подпись руководителя компании.
Определение тяжести труда на основе фотографии РВ
Как уже упоминалось, фотография рабочего времени – это комплексный инструмент. Он позволяет оценить не только производительность сотрудника, но и условия труда. Для чего это нужно? На степень производительности влияют не только усилия сотрудника, но и само место работы, особенности функционирования оборудования. Выявление дополнительных проблем позволяет своевременно их исправить.
Проводится анализ тяжести деятельности. В этом случае в состав комиссии желательно включить представителей комиссии по охране труда, так как они обладают всеми нужными знаниями. Как выполнять анализ? Нужно проанализировать время, потраченное, к примеру, на запуск оборудования. Устаревшая техника может сильно тормозить работу.
Что делать после проведения всех анализов
На основании полученной информации руководитель, в зависимости от выявленных проблем, может принять эти решения:
Фотография рабочего времени может привести к обновлению оборудования, улучшению рабочего места. Этот простой метод, на реализацию которого нужен один день, дает много важнейшей информации о состоянии производства.
К СВЕДЕНИЮ! Фотография рабочего времени может анализироваться не только комиссией, но и руководителем. Второй на основании полученных данных может принять более масштабные решения.
Фотография рабочего времени — образец
Фотография рабочего времени (ФРВ) — один из наиболее часто используемых методов исследования этого времени. Она может применяться на любых работах: как ручных, так и автоматизированных. При применении ФРВ необходимо придерживаться правил, чтобы получить наиболее точные данные. Что это за правила — расскажем в статье.
Определение и классификация фотографии рабочего времени
При проведении фотографии рабочего времени наблюдатель последовательно регистрирует все временные затраты сотрудника в течение периода исследования. Если изучается одна смена, такое обследование принято называть еще фотографией рабочего дня. Подобным образом выявляется непроизводительное время сотрудника, а также определяются нормативные показатели для подготовки рабочего места, его обслуживания, установления длительности перерывов для отдыха.
Основные цели проведения ФРВ:
Норма обслуживания — это количество объектов, которые работник или группа работников должны обслужить в течение единицы рабочего времени в конкретных организационно-технических условиях.
Примеры
В зависимости от конкретных задач исследования, необходимого объема и точности информации могут применяться различные походы к проведению фотографии рабочего дня.
Виды фотографий рабочего времени:
| По методу наблюдения | По числу объектов исследования | Как ведется наблюдение |
| 1. Сплошная — измерения проводятся непрерывно, при этом фиксируются все совершенные за смену (день) операции | 1. Индивидуальная — наблюдается один сотрудник | 1. Визуально с применением часов |
| 2. Выборочная — измеряются конкретные периоды времени либо определенный перечень работ | 2. Групповая или бригадная — изучается работа нескольких сотрудников | 2. С применением автоматических средств регистрации |
| 3. Периодическая — замеры проводятся отдельными отрезками, например: 2 часа с утра одного дня, 1,5 часа днем следующего и т. д. | 3. Маршрутная — фиксация занятости происходит во время периодического последовательного движения наблюдателя по нескольким рабочим местам | 3. Путем самостоятельной записи сотрудником своих действий — самофотография |
| 4. Методом моментных наблюдений — состояние занятости работника фиксируется через строго определенные временные промежутки в течение всего дня | — | — |
Порядок проведения фотографии рабочего времени
Выполнение фотографии рабочего времени проходит в несколько этапов:
Сбор информации об обследуемом рабочем месте и проводимых на нем операциях. Для этого посещается территория выполнения работ, проводятся беседы с руководителем подразделения и работниками, изучаются должностные инструкции, технологические карты.
Их структура может отличаться в зависимости от выбранного метода проведения. Разрабатываются формы предприятием самостоятельно. В структуру документа обычно включается:
Регистрируются последовательно все действия работника по времени. Особенно подробно фиксируются перерывы и причины, их вызвавшие. При обнаружении внеплановой (нехарактерной)работы сотрудника, фиксируется ее длительность и обстоятельства, из-за которых она появилась.
Если сотрудник может запустить процесс на оборудовании и в это время выполнять другую операцию, такое время помечается как перекрываемое (одновременно выполняются 2 операции). Для повышения точности проводится от 3 фотографий по каждому исследуемому рабочему месту.
Проводится группировка итоговой информации по категориям: основное, вспомогательное, подготовительно- заключительное время. Если выполнялась одинаковая работа — может выводиться среднее время ее выполнения. Рассчитывается удельный вес каждой категории времени в смене.
В результате проведенного мероприятия определяется средний удельный вес оперативного, вспомогательного, подготовительно-заключительного времени.
Также может быть установлен средний процент потерь рабочего времени сотрудника — как по его вине, так и по не зависящим от него причинам. Впоследствии компания может повысить производительность работника путем устранения непроизводительных затрат рабочего времени, совершенствования технологического процесса.
Фотография рабочего времени — образец заполнения и бланки
Одна из задач фотографии рабочего времени — сбор данных по видам времени в смене. В любом бланке фотографии рабочего времени обязательно должна быть предусмотрена возможность проставления условных обозначений для их видов.
Чаще всего для этого используются индексы, например, такие:
Для индивидуальной фотографии чаще всего применяются такие бланки:
Лист фотографии рабочего времени
Образец фотографии рабочего времени
Возможно составление графической фотографии. В этом случае вместо конкретного наименования работ сразу вписываются виды временных затрат, а их длительность отмечается линией. Пример представлен ниже:
Особенности наблюдения за группой работников
При проведении фотографии большого количества сотрудников каждое наименование работ не переписывается, а регистрируется состояние сотрудника на конкретный момент времени. Затем складывается количество наблюдений каждого вида рабочего времени и выводится их удельный вес в общем объеме наблюдений.
В этом виде исследований рабочего времени чаще всего применяются индексы (о них мы говорили выше). Разберем процесс фотографии рабочего времени для группы сотрудников на примере.
Пример
Проводится наблюдение за грузчиками на складе транспортной компании. Вводные данные, известные наблюдателю: рабочий день начинается в 8 утра (наблюдатель тоже должен быть на месте). Грузчики работают командами по 3 человека.
Наблюдатель, заполняя карту, ранжировал грузчиков так, чтобы члены одной команды находились под соседними номерами:
За первые 30 минут рабочего дня наблюдатель увидел:
Вот как все это отразится в групповой фотографии рабочего времени:
Далее можно использовать получившиеся таблицы для различных целей:
Что такое фотохронометраж рабочего времени
Фотохронометраж рабочего времени применяется как универсальный вариант изучения затрат труда. Он позволяет, с одной стороны, выявить общую структуру действий сотрудника в течение смены, с другой — прохронометрировать повторяющиеся однородные операции. Хотя в части точности расчетов он уступает хронометражу, результаты измерений приемлемы для разработки нормативов и принятия управленческих решений.
Когда используется фотохронометраж рабочего времени
Хронометраж рабочего времени применяется для циклически повторяющихся процессов, состоящих из последовательно выполняемых действий. Однако на практике имеют место технологические операции, которые идут непоследовательно, а чередование действий в них зависит от готовности той или иной части производственного цикла.
Пример
При работе кладовщика на складе готовой продукции обычный рабочий цикл включает:
Все эти операции не всегда проводятся последовательно: отдав распоряжение на отгрузку одной партии, кладовщик тут же может пойти оформлять документы на другую партию, или пересчитать загружаемый в машину другой груз.
Можно было бы провести фотографию рабочего времени, но при непоследовательных действиях из нее не всегда понятно, сколько времени занимает отдельная операция и с каким результатом.
По фотографии рабочего времени кладовщика сложно определить, например, сколько всего времени занимает обработка одной заявки на отгрузку.
В подобных случаях целесообразно применять фотохронометраж, который сочетает проведение фотографии рабочего времени за день (смену) в целом с замерами длительности отдельных рабочих операций. Все это делается одним человеком и фиксируется в одном бланке.
В зависимости от технологических условий и стоящих перед исследователями целей он может проводиться с применением разных подходов:
| По методу наблюдения | По количеству обследуемых лиц | По методу регистрации |
| 1. Сплошной — проводится последовательное изучение всего времени смены | 1. Индивидуальный | 1. Визуальный с ручной записью наблюдаемого процесса |
| 2. Выборочный — используется для отдельных частей рабочего дня, одной или нескольких операций | 2. Групповой | 2. Автоматизированный с применением видеосъемки и электронных регистраторов |
Большое внимание при проведении фотохронометража уделяется подготовительно-заключительному времени, а также определению непроизводительных действий и причин их возникновения.
Последовательность проведения фотохронометражных наблюдений
Фотохронометражное исследование рабочего времени проводится пошагово. Процедура изучения временных затрат включает:
Обследование рабочего места, определение уровня его оснащенности, своевременности поступления материалов и сырья к нему, налаженности коммуникаций со смежными подразделениями. Если есть какие-то проблемы со своевременным снабжением необходимыми для работы инструментами или материалами, они должны быть устранены до начала замеров.
Кроме того, определяется перечень выполняемых операций на рабочем месте, составляется их список для лучшего понимания наблюдателем изучаемого процесса. Для этого наблюдатель знакомится с должностными инструкциями, характеристиками рабочего места, технологическими картами, беседует с исполнителями. На этом этапе выбираются сотрудники, за которыми будет проводиться наблюдение.
Для этих целей используют форму, аналогичную фотографии рабочего времени, но с некоторыми изменениями. Обязательно добавляются колонки для фиксации объема выполненной работы. Кроме того, желательно ввести столбец для пометки действий, относящихся к одной операции, чтобы в последующем данные по ним можно было сгруппировать.
Последовательная фиксация всех проводимых работниками действий и их длительности. Также не нужно забывать помечать действия, относящиеся к одной операции, и объем выполненной по итогам окончания каждой операции работы. Обязательно выделение видов рабочего времени: подготовительно-заключительного, оперативного, вспомогательного и т. д.
Заключается в подсчете итогов по каждому виду рабочего времени, определении их удельного веса в общей длительности наблюдения. Проводится группировка проведенных операций, суммируется время их выполнения, а также объем выполненной работы, определяется среднее время выполнения каждой операции. Если выявляются нерациональные потери времени, среднее время может быть пересчитано с учетом их устранения.
По итогам замеров определяется норматив удельного веса каждого вида рабочего времени в смене, проектируется рациональный баланс рабочего времени, выводятся нормативы производительности на каждую зафиксированную операцию.
Фотохронометраж рабочего времени — образец
Бланк фотохронометража в значительной степени напоминает форму для фотографии рабочего времени. В верхней части вносятся сведения о месте проведения исследования, данные о наблюдаемом и наблюдателе.
Далее в табличной части слева записывают наименование наблюдаемых операций, время их начала и окончания, длительность. Помимо этого вносят объем выполненной работы, единицы ее измерения, делают пометки по действиям, относящимся к однородным операциям, в целях последующей их группировки.
Что такое хронометраж рабочего времени
Хронометраж — метод анализа рабочего времени, при котором фиксируется длительность повторяющихся циклических трудовых процессов. Чаще всего он применяется для технологических операций, выполняемых вручную, с применением инструментов, приспособлений или осуществляемых с частичной механизацией. При этом рабочая операция разбивается на элементы или трудовые приемы.
Основные задачи, которые решаются в процессе проведения хронометражных исследований:
Итоговым результатом должно стать утверждение рабочих норм времени на технологическую операцию.
Что включает проведение хронометража рабочего времени
Как и другие методы исследования рабочего времени, хронометраж проводится в несколько последовательных этапов. Для проведения хронометражных исследований необходимо:
Нередко до начала хронометража проводится фотография рабочего дня. Это помогает определить перечень выполняемых сотрудниками участка технологических операций, их последовательность и уровень повторяемости.
О том, как провести фотографирование рабочего дня, рассказали эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе бесплатно и переходите к рекомендациям.
После того как трудовой процесс спроектирован и определены его составные элементы, выбираются сотрудники, за которыми будет вестись наблюдение. При этом, если целью анализа станет выявление резервов рабочего времени, отбирают наиболее опытных сотрудников. Если первоочередная задача — это разработка норм, то в качестве наблюдаемых задействуют работников со средним темпом работы. Новичков или персонал с низкой производительностью для проведения хронометража не берут.
Как осуществляется сбор данных по хронометражу
Хронометражные замеры целесообразно проводить на работах, требующих регулярного выполнения одних и тех же операций, которые можно разбить на отдельные элементы.
Операция по сгибанию одной заготовки на станке условно может быть разделена на следующие элементы:
При этом в ходе хронометража последовательно замеряется длительность каждой операции. Делается несколько измерений, итоги по ним суммируются, и выводится средняя длительность всей операции. Для определения необходимого количества замеров в зависимости от характера работы и общей длительности процесса целесообразно пользоваться таблицей:
Количество замеров в зависимости от длительности операции, мин
Работа на автоматизированных станках и оборудовании
Работа на станках и оборудовании с применением ручного труда
Для операций общей длительностью до 6-8 секунд применяется так называемый цикловой хронометраж. При его проведении замеряются последовательные комбинации элементов трудового процесса. На основании полученных данных арифметически вычисляется длительность каждого трудового движения.
При разработке формы для хронометражного наблюдения формируется таблица, в левой части которой указываются наименования элементов трудового процесса. Далее в ней создаются колонки под замеры каждого движения в соответствии с выбранным количеством наблюдений. В правой части таблицы подводятся итоги замеров и высчитывается коэффициент устойчивости хроноряда. С его помощью проверяется корректность проведенных измерений.
Для расчета коэффициента устойчивости хроноряда применяется формула:
MAXz — максимальное значение замера элемента;
MINz — минимальное значение замера.
Нормативное значение нужно сравнить с данными, приведенными в таблице:
Коэффициент устойчивости хроноряда при продолжительности операции свыше 15с
Если коэффициент превышает указанное значение, значит, замер произведен некорректно. При этом либо проводится повторное наблюдение, либо ряд замеров очищается от значений, которые отклоняются от средней величины более чем на 10-15%.
Бланк хронометражного наблюдения:
Как осуществляется интерпретация хронометража
Анализ данных по хронометражу осуществляется посредством:
Часто все эти способы интерпретации данных хронометража осуществляются сотрудником или его компетентным коллегой одновременно. Конечным итогом должно стать появление норматива рабочего времени на конкретную операцию.
На основе полученных в ходе хронометража данных, а также их анализа на предприятии принимаются кадровые решения, издаются методические рекомендации по оптимизации последовательности трудовых движений, расположению инструментов, оснастки и оборудования, изменению численности работающих на участке, оптимизации производственного процесса в целом.
По итогам хронометража операции по изготовлению гнутого профиля установлено, что производство одной единицы изделия длиной 1 метр занимает 39 секунд. Таким образом, можно посчитать, сколько времени уйдет у одного работника на изготовление партии из 1000 единиц: 1000 × 39 = 39 000 с, что составит 10,83 часа рабочего времени.
Имея планы по выпуску продукции на период, далее можно вычислить не только требуемое количество работников определенной квалификации, но и эффективно планировать другие аспекты деятельности. Например, зная время, за которое отпущенные в производство материалы превратятся в готовую продукцию, можно планировать логистику закупок материалов и их оптимальный запас.
Наши эксперты подготовили образец хронометража рабочего времени, включающего измерения длительности трудовых движений сотрудника:
Итоги
Хронометраж рабочего времени — инструмент, с помощью которого можно оптимизировать бизнес-процессы компании. Правильно проведенный хронометраж дает информацию, помогающую эффективно управлять не только рабочим временем, но и другими процессами, например, логистикой. На практике хронометраж сочетается с другими методами исследования рабочего времени, в частности фотографией рабочего времени.