Цепочка электронных документов. Входящие — бесплатно, каждый — полезен.
В этой статье мы собрали для вас плюсы самых популярных EDI-сообщений и, конечно же, не забыли про юридически значимые электронные документы.
Фактическим стандартом электронного взаимодействия между поставщиками и торговыми сетями стала цепочка из 4 EDI-сообщений и 2 электронных юридически значимых документов:
Заказ – ORDERS;
подтверждение заказа — ORDRSP;
уведомление об отгрузке — DESADV;
уведомление о приемке — RECADV;
электронные счета-фактуры;
электронные накладные ТОРГ-12.
Разберем, зачем нужно каждое из них и в чем их преимущество перед традиционными аналогами.
Электронный заказ — ORDERS
1.Повышение эффективности операторов
Заказ сформирован в учетной системе торговой сети и передается в напрямую в учетную систему поставщика. Оператор не набивает его вручную, а только подтверждает, корректирует или отклоняет заявку. Следовательно, главный плюс электронного заказа — повышение эффективности операторов и сокращение ошибок, связанных с ручным/полуавтоматическим вводом.
Расчеты, опубликованные на сайте ТС Магнит:
Сотруднику для обработки заказа в среднем требуется 20 минут, используя электронный аналог заказа (ORDERS), сотрудник может сформировать его за 5 минут, экономя 15 минут рабочего времени с каждого заказа.
Поставщик, обрабатывающий 10 000 заказов в месяц, используя EDI, будет экономить 2500 (10 000*15/60) часов рабочего времени. Подсчитаем стоимость часа работы сотрудника, формирующего заказы: Средняя ставка менеджера — 25 000 руб./месяц. Налог на з/п — 30% от ставки. Затраты на расходные материалы (оргтехника, факсимильная связь) – 3 000 руб./месяц (на каждого сотрудника). Организация рабочего места, аренда помещения — 2 000 руб./месяц (на каждого сотрудника). Итого час сотрудника при 8-ми часовом рабочем дне обходится компании в 223 рубля.
Таким образом, поставщик экономит 557 500 рублей в месяц (2500 раб.час. * 223 руб.) от внедрения одного документа ORDERS (Заказ).
Необходимо отметить, что время обработки заказа в традиционном процессе, естественно, варьируется от оператора к оператору, от поставщика к поставщику. Понимая механизм экономии на процессе с электронным заказом, каждый поставщик может сам рассчитать эффективность его внедрения.
2. Гарантия доставки заказа
EDI — самый надежный способ передать заказ и гарантировано его получить, на порядок превосходящий традиционные каналы: телефон, факс, эл. почту.
Нередко поставщики говорят о том, что заказы торговой сети теряются и у EDI-оператора. И действительно, недоставка EDI-заказа — это то, что может случиться на практике. Во-первых, системы операторов отличаются по надежности. Как и в любом бизнесе, некоторые компании обеспечивают лучший уровень сервиса, а некоторые работают хуже. Во-вторых, технические сбои случаются даже в очень эффективных системах.
Но в отличии от традиционных каналов связи, EDI-оператор остается третьей стороной, которая объективно зафиксирует факт получения или неполучения (с указание причины) поставщиком заказа в установленное время, позволив избежать трений с торговой сетью.
3. Фиксация времени получения заказа
Как уже было сказано выше, на платформе у провайдера фиксируется дата и время отправки и получения любого документа, в т.ч. заказа.
4. Отсутствие ошибок
Несовершенство традиционных каналов связи и невнимательность оператора при вводе заказов в учетную систему ведут к ошибкам, которые, в свою очередь, влекут штрафы от торговой сети или и вечерки по лишним позициям. EDI-заказы поставщик получает прямо в учетную систему, что исключает ручной ввод и ошибки вызванные человеческим фактором.
Подтверждение заказа — ORDRSP
Получив заказ, поставщик подтверждает или не подтверждает поставку той или иной продукции или позиций товара.
В документе ORDRSP поставщик может уведомить заказчика об отсутствии определённого товара, избегая срыва поставок в розничную сеть и сохраняя лояльные партнёрские отношения. Сеть, имея эту информацию, может заказать товар-аналог либо разместить заказу другого поставщика.
Подтверждение заказа фиксируется EDI-оператором и может помочь поставщику при решении спорных вопросов по штрафам.
Уведомление об отгрузке — DESADV
Уведомление об отгрузке содержит перечень продукции, которая фактически отгружена со склада в торговую сеть. Основанием для формирования данного сообщения является документ реализации. Когда машина проходит в магазин, приёмщик не тратит время на занесение позиций прибывшего товара в накладную. Ещё до прибытия машины приёмщик получает список отправленных товаров в документе DESADV, и ему достаточно только сверить фактически прибывший товар с имеющимся у него списком. Это особенно эффективно работает при терминальной приемке.
Опять приведем расчеты с сайта ТС Магнит:
Если в среднем товар принимается за 40 минут, то с документом DESADV это время сокращается до 15 минут. Сокращается очередь на рампе, товар принимается в 2,5 раза быстрее. Это позволяет существенно экономить на логистике и ускорить обработку грузов в торговых комплексах и распределительных центрах (РЦ).
Еще раз выделим преимущества использования DESADV
Уведомление о приемке — RECADV
В документе RECADV розничная сеть отправляет поставщику информацию о фактически принятом товаре, на основании которой поставщик выставляет счёт. Бухгалтерам достаточно будет проверить, совпадают ли позиции счёта с позициями в документе RECADV, что в 3-4 раза сокращает время на обработку счетов.
Получив RECADV, поставщик ещё до возврата машины отправить в адрес сети корректные электронные счета-фактуры и ТОРГ-12 в соответствии с фактически принятым розничной сетью товаром. Главный плюс работы с сообщением RECADV — закрытие поставки в день поставки. Заметим, что согласно правилам торговых сетей, отсрочка платежа по поставке начинается в момент, когда в бухгалтерия сети обрабатывает корректные закрывающие документы. Таким образом, использование сообщения RECADV приносит поставщику реальную экономическую выгоду в виде сокращения срока дебиторской задолженности.
По статистике ТС Панорама, около 50% поставок сопровождается вычерками и корректировкой документов. Срок исправления и предоставления корректных документов — 7 дней. При процентной ставке за кредит 20% и годовом обороте с сетью 100 млн. потери поставщика составят около 200 тыс. в год.
Электронный счет-фактура и ТОРГ-12
23 мая 2012 года вступил в силу Приказ ФНС, утвердивший форматы электронных счетов-фактур. С этого момента весь пакет документов по отгрузке можно создать в электронном виде, подписать цифровой подписью и отправить через оператора электронного документооборота без печати бумажных копий.
Согласно п. 5 ст. 24 Закона N 134−ФЗ с 1 января 2015 года в силу вступят положения которые обязывают включить в декларацию по НДС сведения, указанные в книге покупок — продаж. ФНС планирует данные из этих книг в автоматическом режиме сверять с аналогичными данными, поступившими с отчетами по НДС от всех его покупателей и поставщиков, выявляя расхождения «в онлайн режиме».
Это приведет к тому, что теперь по встречной и камеральной проверках налоговая будет запрашивать не весь комплекс документов за период, а конкретный список документов по которым выявлены расхождения.
Работа с электронными документами позволит оперативно реагировать на требования налоговой и избежать штрафов за отсутствие подтверждающих документов.
Работа с торговыми сетями в Контур.EDI
Что делать, если не приходят сообщения от торговой сети? Как выполнить сопоставление номенклатуры? Как происходит расширение цепочки сообщений с сетью? В этой статье собраны вопросы по работе с торговыми сетями.
Если вам не пришли заказы / уведомления о приемке товара от торговой сети — необходимо уточнить, отправлялись ли заказы через сервис EDI, связавшись с вашим категорийным менеджером в ТС.
Если заказы отправлялись — необходимо уточнить количество заказов и их номера, сверить их с системой мониторинга поступивших заказов, после этого сообщить номера недостающих заказов любым удобным для вас способом в службу технической поддержки
Проверьте, есть ли сообщение по данному заказу в мониторинге. Для этого зайдите на сайт edi.kontur.ru. В шапке сервиса выберите вкладку «Мониторинг», в разделе «Исходящие» откройте «Фильтрация» и по номеру заказа найдите нужное сообщение.
Если сообщение есть и его состояние:
Если сообщения в мониторинге нет, попробуйте отправить сообщение из вашей учетной системы или через сайт edi.kontur.ru. Если сообщение не уйдет, то вы увидите ошибку. Отправьте нам текст ошибки.
Во входящем заказе от торговой сети в поле «Точка доставки» указан только GLN. Данная ситуация возникает, если у торговой сети открылся новый магазин и информация не добавлена на сервер.
Если вы обрабатываете заказы через сайт edi.kontur.ru, обратитесь в техническую поддержку и сообщите номер заказа.
Если обработка заказов осуществляется с помощью модуля в 1С, необходимо обновить список точек доставки торговой сети, от которой поступил заказ:
В случае если после обновления списка точек доставки нужный магазин не появился в списке, сообщите номер заказа, чтобы наши специалисты добавили точку доставки на сервере.
Если вы видите ошибку «В одном из товаров не определен ни один идентификатор» / «Значение «Код номенклатуры сети» обязательно»:
Выполните сопоставление номенклатуры в модуле Контур.EDI
У вас не отображается какое-либо сообщение от торговой сети в модуле Контур.EDI.
1. Проверьте включенные отборы в списке сообщений в модуле EDI. Возможно, включен отбор, который не позволяет увидеть нужное сообщение.
2. Проверьте, включена ли настройка «Загружать сообщения только по выбранным точкам доставки»:
3. Если настройка включена:
Если вам необходимо получить закрывающие документы по оплаченному счету продукта Контур.EDI, напишите на почту edi@skbkontur.ru запрос, в котором укажите данные:
Если требуется расширить цепочку сообщений с торговой сетью или подключить новый вид сообщений, свяжитесь с персональным менеджером, который курирует подключение вашей организации к торговой сети.
Или напишите на почту edi@skbkontur.ru и укажите данные:
Интегрируйте EDI в 1С
Для пользователей 1С мы разработали коробочное решение — модуль. С ним вы обмениваетесь EDI-сообщениями в своей учетной системе, не переключаясь между вкладками.
Получайте и оформляйте поставки в едином окне. Вносите данные однократно, не дублируя их из одной системы в другую. Формируйте на основе EDI-сообщений юридически значимые документы, — электронные товарные накладные и счета-фактуры, — и отправляйте контрагентам.
Интеграция с другими УС
Как работает модуль
Возможности
Работа в привычной системе
Работайте в привычной системе: модуль подойдет для типовых, самописных и доработанных конфигураций 1С.
Настройте решение под себя: используйте фильтры и разграничение прав пользователей, чтобы экономить время на рутинных операциях.
Соблюдайте последовательность действий при обработке заказов благодаря гиперссылкам. Не отвлекайтесь на завершенные задачи: модуль покажет, что нужно сделать прямо сейчас.
Автоматически сопоставляйте свой ассортимент с ассортиментом сети — особенности ведения учета товаров модуль возьмет на себя.
EDI и ЮЗЭДО в одном модуле
Не переключайтесь между разными сервисами: работайте с EDI-сообщениями и юридически значимыми документами
в одном окне.
Следите за статусами сообщений и документов, чтобы знать, когда контрагент их получил, подписал, запросил уточнение или аннулировал.
Стоимость модуля на один год — 15 700
Выберите вариант интеграции
Инструкции по работе и совместимость
1С: Предприятие 8.x, обычные и управляемые формы
Инструкция по работе с модулем в 1С 7.7
Сопоставление номенклатуры
Интеграционный модуль Контур.EDI для «1С:Предприятие 7.7» поддерживает любые конфигурации
Заявка
Интеграция с другими учетными системами
Есть решения интеграции EDI для всех популярных учетных систем.
Для владельцев любых учетных систем есть интеграция через API.
Еще мы разрабатываем индивидуальные решения.
Другие системы учета ERP
Процесс интеграции
Платформа «1С: Предприятие 8.x» (обычные и управляемые формы)
Платформа «1С: Предприятие 7.7»
Для работы с магазинами
Работа с поставщиками: заказы и ЭДО для торговых сетей. Отправляйте, отслеживайте и принимайте заказы, работайте с электронными документами без установки сложных систем в торговых точках.
Мгновенная связь между офисом, магазинами и поставщиками
Через веб-сервис товаровед сможет отправлять, отслеживать и принимать заказы, контролировать цены поставщиков и подписывать накладные в электронном виде. В офисе торговой сети можно установить 1С-модуль, чтобы управлять заказами, принимать и подписывать электронные документы от поставщиков.
Работа на любом устройстве и можно без 1С
В торговых точках удобно работать через Контур.EDI — не требуется установка компьютера с 1С в магазинах, нужен только телефон или планшет.
Вот как это работает
Заказ отправляется через веб-интерфейс по согласованным и загруженным в систему прайсам поставщиков. Данные попадают напрямую в 1С поставщика, откуда он отправляет подтверждение заказа и уведомление об отгрузке. После приемки поставщик получает информацию для формирования закрывающих документов.
Данные о приемке отправляются напрямую в 1С торговой сети и поставщика. Поэтому в товароучетную систему (ТУС) сети информация попадает без задержек и ошибок. На основании данных формируются закрывающие документы, что исключает возможность расхождений в ТУС и УПД.
Стороны обмениваются электронными документами, подтвержденными электронной подписью. Все данные бесплатно и бессрочно хранятся на серверах СКБ Контура.
Заказ отправляется через веб-интерфейс по согласованным и загруженным в систему прайсам поставщиков. Данные попадают напрямую в 1С поставщика, откуда он отправляет подтверждение заказа и уведомление об отгрузке. После приемки поставщик получает информацию для формирования закрывающих документов.
Данные о приемке отправляются напрямую в 1С торговой сети и поставщика. Поэтому в товароучетную систему (ТУС) сети информация попадает без задержек и ошибок. На основании данных формируются закрывающие документы, что исключает возможность расхождений в ТУС и УПД.
Стороны обмениваются электронными документами, подтвержденными электронной подписью. Все данные бесплатно и бессрочно хранятся на серверах СКБ Контура.
Автоматизация заказа и контроль цен поставщика
В пару кликов товаровед отправляет заказы — не тратит время на дозвоны и больше работает в зале, что повышает продажи.
Загрузка первички в 1С и ЭДО
Данные о приемке и электронные документы автоматически загружаются в 1С — бухгалтер не тратит время на ручную работу.
Гашение всех ВСД по накладной в один клик
Товаровед одной кнопкой гасит все ВСД по накладной — если что, система предупредит об ошибке и поможет избежать штрафа.
Вопросы и ответы про ЭДО для ритейла
Каким образом актуальный прайс поставщика окажется в модуле?
Самый распространенный вариант — самостоятельная загрузка прайса поставщиком. Вам достаточно просто найти поставщика в модуле и отправить ему запрос на активацию. Когда поставщик одобрит ваш запрос, он автоматически предоставит вам доступ к действующим прайсам и акциям. Если вы не обнаружили в модуле поставщика, который вам нужен, вы можете самостоятельно загрузить его прайс в модуль.
Я отправил поставщику заказ, как я пойму, принял ли его поставщик?
Если вы делаете заказ через модуль, он сразу попадает в учетную систему поставщика. Когда поставщик подтверждает заказ, вам в личный кабинет поступает уведомление. После того как поставка будет создана, вы получите уведомление об отгрузке, где увидите, какой именно товар поставщик вам отправил и в каком объеме, а еще узнаете, когда ожидать поставку.
Как работать с электронными документами?
С модулем вы можете выбрать: переходить на электронный документооборот (ЭДО) полностью или частично. Например, через модуль вы можете только делать заказы, а документооборот вести на бумаге. Если вы решите использовать ЭДО полноценно, то вам понадобится электронная подпись (КЭП), которую мы вам предоставим. Документы, которые подписаны КЭП — юридически значимы, то есть, налоговые и суды принимают их в качестве оригиналов. Электронные документы хранятся на сервере СКБ Контур бесплатно, они доступы круглосуточно.
Как выбрать поставщика в модуле?
В модуле вы сможете подобрать поставщика с самым выгодным для вас предложением. Чтобы получить доступ к условиям работы и прайсу, вам необходимо отправить поставщику запрос на активацию в модуле. После этого вы можете подписаться на рассылки поставщика и получать информацию об акциях и дополнительных предложениях.
Как перейти на заказы через модуль?
Перейти на работу с поставщиками через модуль просто:
Ритейл
Ежедневно между поставщиками и торговыми сетями курсирует огромное количество заказов и поставок, каждая из которых оформляется бухгалтерскими документами. Фактически принятая поставка часто отличается от сделанного заказа, поэтому закрывающие документы: счета-фактуры, ТОРГ-12, акты — приходится корректировать или перевыставлять.
С Контур.EDI можно перевести в электронный вид каждый этап взаимодействия между торговыми партнерами: от заказа до подписи документов для бухгалтерии. Для этого используются стандартные EDI-сообщения: ORDERS (заказ), ORDRSP (ответ на заказ), DESADV (уведомление об отгрузке), RECADV (уведомление о приемке) и др. Контур.EDI поддерживает большинство существующих EDI-сообщений. Сервис обладает гибкой структурой, поэтому его можно адаптировать под индивидуальные требования торговых сетей.
Зачем Контур.EDI торговым сетям и поставщикам?
Автоматизировать формирование заказов и поставок
Обеспечить точные поставки, соответствующие заказу
Снизить затраты на печать и хранение бумажных документов
Контролировать каждый этап поставки
Выставлять и получать корректные закрывающие документы
Исключить разногласия между торговыми партнерами
Самый простой способ работать в Контур.EDI — веб-версия. Зарегистрироваться в ней и начать использовать можно прямо сейчас.
Контур.EDI можно интегрировать с учетной системой компании средствами API. Вы сможете:
Для 1С в Контур.EDI разработано типовое коробочное решение, которое при необходимости можно доработать под индивидуальные нужды компании.
Работа с электронными документами из вашей системы
Переход на систему Контур.EDI позволяет перевести в электронный вид весь цикл взаимодействия между торговой сетью и поставщиком, включая:
EDI позволит исключить полностью бумажный документооборот при осуществлении поставок и перейти к созданию и подписанию электронных первичных документов, которые имеют юридическую значимость и не нуждаются в дублировании на бумаге.
Контур.EDI интегрируется с бухгалтерскими и складскими системами, что позволит вам обмениваться электронными документами, продолжая работать в привычной программе.
С нами выгодно
| Стоимость для поставщиков | ||
|---|---|---|
| Пакетный тариф c одной торговой сетью | 20 000 документов или EDI-сообщений | 39 000 p в год |
| Пакетный тариф c одной торговой сетью | 50 000 документов или EDI-сообщений | 85 000 p в год |
| 6 000 документов или EDI-сообщений | 42 000 p в год | |
| Интеграция | |
|---|---|
| Интеграция с типовыми конфигурациями 1С силами наших специалистов. | 16 700 p |
| Интеграция с нестандартными версиями 1С рассчитывается индивидуально, после анализа конфигурации. | от 25 000 p |
Подробное описание вариантов интеграции смотрите на сайте Контур.EDI