Как организовать учет нескольких организаций в 1С Бухгалтерия?
Отправить эту статью на мою почту
Одним из существенных плюсов 1С Предприятия 8 является возможность ведения учета нескольких организаций в 1с одной базе. Особенно это удобно для тех организаций, по которым используется общая нормативно-справочная информация (номенклатура, контрагенты, сотрудники и т.п.). Это позволяет не дублировать ввод данных в разные базы или не настраивать между ними постоянный обмен. Здесь нет ограничений по виду деятельности этих организаций, по организационно-правовой форме. Помимо сокращения трудоёмкости пользователей упрощается работа программиста, связанная с обслуживанием и обновлением баз.
Оставьте, пожалуйста, в комментариях интересующие Вас темы, чтобы наши специалисты разобрали их в статьях-инструкциях и в видео-инструкциях.
Настрою вашу 1С. Опыт с 2004 года. Подробнее →
Для того чтобы включить возможность ведения учета нескольких организаций в 1С (для примера возьмем конфигурацию 1С Бухгалтерия 
необходимо включить константу Учет по нескольким организациям (раздел Главное → Функциональность → вкладка Организация).
Сами организации вносятся в справочник Организации (раздел Главное). Справочник предусмотрен для ведения сведений об юридических лиц, входящих в состав предприятия, индивидуальных предпринимателях, а так же обособленных подразделений выделенных на отдельный баланс.
Для того чтобы было проще различать документы разных фирм в карточках организаций рекомендуется установить индивидуальные префиксы. Префикс представлен в виде отдельного поля, в которое надо внести две буквы, они будут проставляться в начало каждого номера документов данной организации.
Так же в системе предусмотрена возможность разграничить доступ пользователей к организациям, введенным в базу. Так, например можно установить права, согласно которым бухгалтер и руководитель будут видеть отчеты и документы по всем организациям предприятия, а пользователи только по тем организация, учет которых они ведут.
Для этого необходимо сделать настройки. В первую очередь надо включить константу Ограничивать доступ на уровне записей. Она предназначена для возможности осуществления гибких настроек доступности пользователям информационной системы документов, справочников и других данных используемой программы.
Далее выполняются настройки прав доступа пользователей (раздел Администрирование → Настройки пользователей и прав → Пользователи → Права доступа). Слева выбирается профиль пользователя, справа в верхнем окне устанавливается Вид доступа Организация, значение Все запрещены. В правой нижней части добавляются организации, с которыми пользователь может работать.
Так если в системе есть несколько организаций, а пользователю разрешен доступ только к одной, то документов по двум не разрешённым организациям он не увидит, а так же не увидит сами организации в справочнике и соответственно не сможет создать с ними документы и сформировать по ним отчеты.
Для примера рассмотрим двух пользователей, у первого доступны три организации Весна, Вектор и Орион, а второму настройки не сделаны, как мы видим на скриншотах, первый может использовать только разрешенные ему организации, а второй в целом не может работать с системой, т.к. ввод документов без использования организаций ему невозможен.
Смотрите видео-инструкции на канале 1С ПРОГРАММИСТ ЭКСПЕРТ
«Все яйца в одной корзине». Стоит ли вести учет нескольких компаний в одной 1С?
После первой волны коронавируса в рядах удаленных бухгалтеров прибыло. Многие штатные бухгалтеры разорившихся фирм ушли в аутсорс и стали независимыми сотрудниками. Есть и обратная сторона процесса: компании тоже стали отказываться от штатных сотрудников ради экономии.
С аутсорсингом в выигрыше все: и бухгалтер может поднять свой заработок за счет нескольких клиентов, и компания может вести учет за сравнительно небольшую плату. Казалось бы, идеальная схема.
Но, как и в любой «идеальной» схеме, не обошлось без подводных камней. Сейчас поговорим об одном из них: использовании одной базы 1С для ведения нескольких организаций внутри нее. Чаще всего, к этому способу прибегают именно удаленные бухгалтеры.
Так поступают по нескольким причинам:
Клиенты полностью передают ведение учета и не заботятся об 1С. Так как есть более важные задачи. Теперь ведение бухучета — задача специалиста. Специалист, со своей стороны, также ограничен в средствах: технических и материальных. Поэтому бухгалтерия клиента увязывается в одну базу с бухгалтериями других клиентов.
Когда так можно
Мы не говорим, что ведение нескольких баз в одной 1С — вселенское зло. Иногда такой вариант действительно удобен в версиях ПРОФ и КОРП с корректным разделением на информационные базы. Например, когда в рамках одной компании работает несколько юридических лиц. Тогда совместное ведение бухучета может даже стать преимуществом: в некоторых случаях можно использовать общие справочники. Это полезно, но именно в случае работы обособленных подразделений одной компании.
Описываемый сценарий, когда несколько клиентских баз ведутся в одной, сюда не вписывается.
Как соседствуют несколько компаний в одной 1С? Плюсы и минусы
Давайте подробнее разберемся, стоит или нет вести несколько баз в одной программе. Для этого рассмотрим плюсы и минусы «складывания яиц в одну корзину».
Просто и удобно? Конечно. Но есть подвохи. Подвохи, критичные как для бухгалтера, так и для компании-клиента.
И как тогда быть?
Естественно, такие сложности — не повод отказываться от ведения нескольких клиентов. Но и покупать отдельную «коробку» для каждого — тоже сомнительный вариант с точки зрения финансовой выгоды.
Как работает технология разделителей?
Данные каждой базы 1С помещаются в единый массив данных (читай, единую базу). И нет, это не та же технология, которая разделяет информационные базы в самой 1С — «коробка» все равно упрется в размер дискового пространства и мощность компьютера.
Разделители позволяют каждой компании работать полностью обособленно, при этом никогда не пересекаясь с данными других организаций.
Технология работает таким образом, что объем дискового пространства не увеличивается при добавлении новой информации. То есть, можно размещать сколько угодно баз 1С без риска забить жесткий диск.
Какие еще преимущества дает технология разделителей:
Есть ли недостатки?
Как и в любой другой системе, у разделителей есть свои минусы. К ним можно отнести:
Так, в рамках сервиса Аренда 1С можно размещать неограниченное количество баз и вести учет по каждому клиенту отдельно. Бухгалтер при этом может не беспокоиться о проблемах с клиентами: данные каждого предприятия в любой момент и без проблем могут быть выгружены.
Технология разделителей не позволит базам занимать дополнительное дисковое пространство внутри аккаунта. Сколько бы клиентов ни захотело воспользоваться вашими услугами, доплачивать за дополнительное место не придется.
Вы можете быть уверены в том, что 1С всегда будет свежего релиза, так как обновления производятся автоматически.
Не потребуется заботится об обновлении или увеличении технических мощностей, так как все находится в облаке.
Итого, можно решить вопрос с размещение клиентских баз, используя облачную 1С и технологию разделителей. Так вы перестанете упираться в потолок одной программы и обеспечите себе базу для дальнейшего развития бизнеса. А вашим клиентам — возможность надежно разместить 1С и развиваться вместе с вами.
Можно ли вести бухучет одновременно нескольких предприятий в одной базе 1С?
Эпидемия COVID-19 внесла существенные коррективы в работу многих предприятий и сотрудников. Не обошли изменения стороной и бухгалтеров. Специалисты обанкротившихся компаний перешли на удаленную работу. Многие собственники «выжившего» бизнеса, в целях экономии фонда оплаты труда, отказались от услуг штатного бухгалтера, и перешли на аутсорсинг.
От перехода на аутсорсинг выигрывают обе стороны – бухгалтер получает больший заработок, за счет работы одновременно с несколькими фирмами, компания получает полноценный бухучет за небольшую плату.
Но, в данной схеме существует один нюанс, а именно, ведение нескольких клиентов в одной базе данных. Именно так поступают удаленные бухгалтеры. Для этого у них есть ряд причин:
Предприятия, передав ведение бухгалтерии на аутсорсинг, перестают заботиться об обновлении программы. Техническая сторона обслуживания 1С полностью переходит к бухгалтеру, который не хочет расходовать технические и материальные средства, поэтому бухгалтерия всех компаний ведется в одной базе данных.
Когда можно вести учет в одной базе
Ведение учета нескольких контрагентов в одной базе данных не всегда плохо. Допустим, в рамках одного предприятия осуществляет деятельность несколько юридических лиц. В таком случае ведение учета в одной базе данных будет являться преимуществом – можно пользоваться общими справочниками. Но такой учет удобен и допустим при условии корректного разделения на информационные базы.
Но когда в одной базе данных ведется учет нескольких не связных между собой юридических лиц, это не корректно и не удобно.
Плюсы и минусы ведения нескольких фирм в одной базе 1С
У любого способа ведения учета есть преимущества и недостатки. К плюсам ведения нескольких клиентов в одной базе относят:
Наряду с плюсами, у данного способа ведения учета есть существенные недостатки, которые могут навредить, как бухгалтеру, так и заказчику:
Что можно предпринять
Что делать бухгалтеру в такой ситуации? Отказаться от клиентов или приобрести для каждого отдельную базу 1С? И тот и другой вариант являются экономически нецелесообразными.
Но есть простое и выгодное решение – перенести 1С в облако Лайв. Здесь можно разместить неограниченное количество баз, не нагружая при этом жесткий диск ПК. Наши специалисты помогут перенести базу данных и настроят разделение по компаниям.
Вся процедура перехода на облачный сервис займет не более 1 дня. После чего можно дальше работать, не боясь потери информации.
Как происходит разделение баз 1С?
Данные всех предприятий помещаются в единую базу. При этом используется специальная технология разделения, отличающаяся от разделения коробочных версий 1С. Разделители обеспечивают всем компаниям, работающим в единой базе, не пересекаться друг с другом.
При добавлении новых компаний в базу данных объем дискового пространства не увеличивается. То есть, можно вести сколько угодно баз, без опасения о продуктивности работы 1С.
Разделение обеспечивает пользователю следующие преимущества:
Недостатки разделения баз
У данного метода использования есть несколько незначительных минусов:
В рамках аренды облачной 1С можно вести несколько компаний одновременно, при этом данные каждого клиента можно выгрузить в любой момент отдельно от других баз.
Технология разделения не позволяет базам данных компаний занимать дополнительное пространство на диске, в рамках одного аккаунта. Сколько бы новых компаний не добавил бухгалтер, оплачивать дополнительное место не требуется.
Благодаря автоматическому обновлению программы, Вы всегда можете быть уверены, что используете новые формы бланков, соответствующие действующему законодательству. Вам больше не нужно заботиться об обновлении ПО или увеличении технической мощности ПК, так как все данные хранятся в облаке.
Размещая клиентскую базу данных в облачном сервисе с применением технологии разделения, Вы решаете сразу несколько проблем. Во первых, перестаете ограничивать количество клиентов возможностями собственного компьютера, а во вторых, гарантируете своим заказчикам возможность надежного размещения и хранения информации.
1С:Мультибух – новый сервис 1С для бухгалтеров-многостаночников
Как работает такой бухгалтер? Обычно сначала он делает операции по одной компании, затем переходит к другой, а на третьей готов уже убивать от однообразной деятельности. Многостаночник, одним словом.
Сервис позволяет не только ускорить работу, но и избежать ошибок при выполнении рутинных операций.
Кто может использовать сервис 1С:Мультибух
Пользователи 1С:Фреш с действующей подпиской по тарифам «Базовый», «Проф», «Спец», «Корп» и «ЕРП» могут использовать «1С:Мультибух» без дополнительной оплаты до 11.11.2020 года.
Новые пользователи, ранее не работавшие с программой «1С:Бухгалтерия», могут самостоятельно зарегистрироваться и сразу начать работать. Автоматически будет подобран обслуживающий партнер 1С, который самостоятельно свяжется с новым пользователем.
Зачем нужен 1С:Мультибух
Бухгалтеры, ведущие несколько компаний, фактически выполняют к определенным срокам и с определенной периодичностью одинаковые задачи по каждому своему налогоплательщику:
Для выполнения этих задач бухгалтер должен: войти в базу 1С каждого предприятия, найти нужный документ/подсистему, запустить/провести и сохранить результат, проанализировать ошибки, исправить, выполнить формирование и запись по новой, и так до получения нужного результата.
Когда количество налогоплательщиков становится больше пяти, рутинные процедуры отнимают много лишних усилий даже у закаленного специалиста.
Какие проблемы бухгалтера решает сервис 1С:Мультибух
Новый сервис 1С:Мультибух справится с такими проблемами бухгалтера-многостаночника:
В «1С:Мультибух» встроен удобный календарь с задачами по налогоплательщикам и система управления подключением приложений «1С:Бухгалтерия» в 1С:Фреш к приложению «1С:Мультибух».
Весь учет в одной программе
Программа «1С:Бухгалтерия 8» предназначена для учета различных видов финансово-хозяйственной деятельности любых коммерческих предприятий.
Каким бы бизнесом ни занималась ваша организация — оптовой или розничной торговлей, комиссионной торговлей, оказанием услуг, производством или строительством — вы можете вести учет в «1С:Бухгалтерии 8».
В одной информационной базе можно вести учет деятельности нескольких организаций и индивидуальных предпринимателей. При этом используются общие справочники контрагентов, сотрудников и номенклатуры, а отчетность формируется раздельно. Это удобно, если их хозяйственная деятельность тесно связана между собой: можно использовать общие списки товаров, контрагентов (деловых партнеров), работников, складов (мест хранения) и прочие данные, а обязательную отчетность формировать раздельно. Возможность ведения учета нескольких организаций поддерживается в версиях ПРОФ и КОРП.
«1С:Бухгалтерия 8» версии КОРП поддерживает бухгалтерский и налоговый учет деятельности организаций с обособленными подразделениями, как выделенными, так и не выделенными на отдельный баланс. Для отражения операций между подразделениями, выделенными на отдельный баланс, используются специальные документы «Авизо».
В «1С:Бухгалтерии 8» поддерживается возможность работы с ЕГАИС (Единой государственной автоматизированной информационной системой), ГИСМ (Государственной информационной системой маркировки товаров), ФГИС «Меркурий» (оформление электронных ветеринарных сопроводительных документов). Программа поддерживает работу с онлайн-ККТ и электронными чеками и полностью соответствует требованиям Закона 54-ФЗ.
В программе поддерживаются различные системы налогообложения: общий режим для организаций, общий режим для индивидуальных предпринимателей, УСН, ЕНВД, патентная система налогообложения (только для ИП).
В «1C:Бухгалтерии 8» хранится полная информация о контрагентах (контакты, банковские счета, регистрационные коды) и сотрудниках организации (паспортные данные, индивидуальные коды, должность, размер оклада). Доступ к персональным данным сотрудников можно строго контролировать, предоставляя его отдельным пользователям, например, только директору и главному бухгалтеру.
Сервис «1С:Контрагент» обеспечивает автоматическое заполнение реквизитов, как контрагента, так и собственной организации. Достаточно ввести ИНН (или наименование) любой фирмы или ИП — карточка контрагента (карточка собственной организации) заполнится моментально и без ошибок. Можно сформировать отчет «Досье контрагента» по любой фирме чтобы получить сведения из ЕГРЮЛ, бухгалтерскую отчетность, информацию о проверках госорганами и финансовый анализ деятельности контрагента. При создании карточки организации реквизиты инспекции ФНС и отделений ФСС и ПФР заполняются автоматически, и проверяются при каждом формировании платежных документов.
Сервис «1СПарк Риски» позволит оценить надежность контрагента. С его помощью можно получать информацию о банкротстве, ликвидации, планах по реорганизации компаний, изменении юридического адреса и руководителя. Экспресс-оценка контрагентов на основе индексов СПАРК и бизнес-справки позволят принять взвешенное решение о целесообразности сделки с контрагентом. Справка о контрагенте, которую предоставляет сервис, подписана электронной подписью от «Интерфакс» и является юридически значимым документом для доказательства должной осмотрительности.
Отчет о результатах экспресс-проверки сопровождается комментариями к каждой выполненной проверке, которые содержат: предмет контроля, результат проверки, возможные причины ошибок и рекомендации по устранению ошибок.