Семь ошибок при работе с первичными документами
Любой первичный документ отражает какой-либо факт хозяйственной жизни организации и подтверждает либо доходы, либо расходы. А значит, первичные документы напрямую влияют на формирование итоговых финансовых показателей работы организации и на налогооблагаемую базу при расчете налогов. Из-за неправильно оформленных первичных бухгалтерских документов компания может исказить финансовые показатели итоговой бухгалтерской и налоговой отчетности.
Именно по этой причине, необходимо внимательно относится к первичным документам и грамотно выстроить документооборот в организации. Также требуется используемые в организации формы документов закрепить учетной политикой, а новые формы утвердить приказом руководителя. Рассмотрим основные ошибки по работе с первичными документами, которые нужно найти вовремя и исправить.
Ошибка 1. Формы первичных документов не утверждены приказом руководителя и учетной политикой организации
Разработанные самостоятельно формы документов могут быть выполнены на основе унифицированных с добавлением или удалением отдельных строк и колонок. Такие формы первичных документов утверждаются приказом руководителя и закрепляются Учетной политикой организации.
Обязательными для применения без права самостоятельно их изменять и дополнять остаются три формы первичных документов:
Рекомендация: следите за тем, чтобы первичные учетные документы соответствовали формам, утвержденным Учетной политикой организации. Не забывайте утверждать новые формы первичных документов приказом руководителя, иначе у вас появляется риск признания расходов неподтвержденными документально. Кроме того, нарушение п.4 ПБУ 1/2008 ведет к административной ответственности руководителя (ст.15.11 КоАП РФ)
Ошибка 2. Документы оформляются без печати, подписей, указания должностей и документов, подтверждающих полномочия подписантов
Печать
Применять или не применять печать для организаций, имеющих статус ООО или АО — это право, а не обязанность (п. 7 ст. 2 Федерального закона № 82-ФЗ от 06.04.2015 г.). Сведения о наличии или отсутствии печати должны быть закреплены в Уставе организации. ИП также вправе вести упрощенный бухгалтерский учет и не использовать печать в своей финансово-хозяйственной деятельности.
Ответственность за ведение учета и необходимые реквизиты составителей документа
В соответствии с п.3 ст.9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» лицо, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, и лицо, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, не несут ответственность за соответствие составленных другими лицами первичных учетных документов по свершившимся фактам хозяйственной жизни.
В июле 2019 года федеральный закон N 247-ФЗ дополнил статью 9 «Первичные учетные документы» новым абзацем. Теперь письменные требования главного бухгалтера или иного должностного лица, на которое возложено ведение бухучета, либо лица, с которым заключен договор об оказании бухгалтерских услуг в отношении соблюдения установленного порядка документального оформления фактов хозяйственной жизни, представления документов (сведений), необходимых для ведения бухгалтерского учета, обязательны для всех работников организации.
Таким образом, главными и необходимыми в первичном учетном документе являются подписи, должности и расшифровки подписей тех лиц, которые составили документ.
Доверенность
В доверенности обязательно должна быть указана дата ее совершения, при отсутствии даты — такая доверенность ничтожна (п.1 ст. 186 ГК РФ). Доверенность без указания конкретного срока ее действия — действует в течение одного года со дня ее совершения. По нотариально заверенным доверенностям существует реестр, в котором публикуются сведения о доверенностях, отозванных или прекративших свое действие.
Рекомендации: налоговые инспекторы не принимают расходы по документам, оформленным с нарушением законодательства. Поэтому:
Ошибка 3. Первичные документы составляются с нарушением положений договора
Кроме того, форма УПД носит рекомендательный характер и на основании письма ФНС России от 14.09.2017 № ЕД-4-15/18322 ее можно дополнять. Однако, некоторые контрагенты отказываются до настоящего момента работать с УПД и предусматривают в договорах отдельными положениями счет-фактуру и акт.
Согласно ст.309 ГК РФ договорные обязательства должны исполняться в соответствии с условиями заключенного договора. Особенно, это касается взаимоотношений с государственными заказчиками.
Рекомендации: следите, чтобы первичные документы составлялись в соответствии с требованиями положений заключенных договоров во избежание спорных ситуаций с контрагентом.
Ошибка 4. По ТОРГ-12 или акту транспортные расходы принять нельзя
Рекомендации: следите, чтобы в пакете первичных документов на поставку товаров при выделении в них транспортных расходов отдельной строкой обязательно была транспортная накладная. При ее отсутствии транспортные расходы в уменьшение налогооблагаемой базы по прибыли и НДС не принимаются.
Ошибка 5. Юридические лица и ИП проводят кадастровые и инженерные работы без лицензии и СРО, монтажные и демонтажные работы по пожарной сигнализации без лицензии МЧС
Важным этапом строительства объекта являются геодезические работы. При заключении договора на данные виды работ во исполнение своей добросовестности для соблюдения требований ст. 54.1 НК РФ необходимо проверить своего контрагента на право осуществлять такой вид деятельности и запросить у него необходимую разрешительную документацию.
Проведение геодезических работ — лицензионный вид деятельности (ст.21 Гл. 5 Федерального Закона 431-ФЗ от 30.12.15 «О геодезии и картографии»). Согласно п.4 Положения о лицензировании геодезической и картографической деятельности, утвержденной Постановлением Правительства № 1099/28.10.99, этот вид работ могут осуществлять как юридические лица, так и ИП.
Исполнители геодезических работ должны иметь в собственности высокоточное специализированное поверенное оборудование для замеров, а также обладать соответствующем образованием. Поверку оборудования должны осуществлять аккредитованные специализированные центры.
Установка систем пожарной сигнализации
Если при проведении подрядных работ в техническом задании и смете предусмотрены работы по демонтажу и монтажу противопожарной сигнализации, то у контрагента на выполнение данного вида работ должна быть лицензия МЧС. Это также лицензируемый вид деятельности (Постановление Правительства РФ № 1225 от 30.12.2011 г.) Обязанность получить официальное разрешение на проведение этого вида работ также прописана в пп.15 п.1 ст. 12 Федерального закона 99-ФЗ от 04.05.2011 г. «О лицензировании отдельных видов деятельности».
Рекомендации: Следите за тем, чтобы в пакете документов при формировании досье на контрагента, с которым заключается договор на оказание лицензионных видов услуг, в реквизитной части договора указывались реквизиты лицензий и СРО, а также запрашивайте заверенные копии данных документов для обоснования своей добросовестности во исполнение ст. 54.1 НК РФ.
Ошибка 6. Работа спецтехники на объекте не оформлена первичными документами
Если одной из сторон по договору аренды является ИП, который применяет упрощенную систему налогообложения, то бухгалтерский учет он может не вести и в таком случае возникают проблемы с первичными документами. Как быть в такой ситуации?
Учитывая, что договор заключается в письменной форме, то в договоре вы можете отдельными положениями предусмотреть необходимый для подтверждения расходов организации, пакет первичных документов.
Как правило, для такого вида расходов, это акт оказания услуг и копии путевых листов (форма типовая межотраслевая ЭСМ-2) или копии рапортов о работе спецтехники (форма типовая межотраслевая ЭСМ-3). Но поставщик услуг может использовать и иные формы первичных документов.
Если вы используете общую систему налогообложения, то для оптимизации своей налоговой базы лучше привлекать контрагентов-поставщиков услуг с аналогичной вашей системе налогообложения.
Рекомендации: следите, чтобы в пакете документов при формировании договора с контрагентом, с которым заключается договор на аренду спецтехники с экипажем, спецтехника, предусмотренная в договоре, и необходимые специалисты для этой работы, были у него в наличии, и это подтверждалось документально.
Ошибка 7. Внесение изменений в бухгалтерскую отчетность
В случае исправления ошибки в уже сданной бухгалтерской отчетности, исправленная бух.отчетность представляется в ИФНС в виде электронного документа по ТКС не позднее, чем через 10 рабочих дней со дня, следующего за днем внесения исправления, либо за днем утверждения годовой бухотчетности, если федеральными законами или учредительными документами фирмы предусмотрено утверждение бух.отчетности.
Рекомендации: не забывайте, при внесении изменений в бухгалтерскую отчетность, своевременно передать в ИФНС ее уточненные данные. Ответственность за нарушение правил бухучета предусмотрена ст.120 НК РФ и ст.15.6 КоАП РФ в виде денежных штрафов.
Прямо сейчас заберите у «Клерка» 4 000 рублей при подписке на « Клерк.Премиум» до 12 ноября.
Подробности и условия самой обсуждаемой акции «Клерка» здесь.
Счет может быть оформлен так, как вам нравится, и не иметь печати
Счет не относится к первичным документам, на основании которых бухгалтерия отражает ситуации в учете. При его оформлении достаточно соблюдать правила делового этикета. Что касается печати, организации вправе сами определять, использовать им печать или нет.
Счет на оплату выставляет продавец, покупатель имеет право оплатить счет или отказаться от него. То есть, само по себе выставление счета – это всего лишь намерение. Выставление счета не означает, что операция будет проведена.
Форма счета
Утвержденной формы счета нет. Компании могут оформлять счета так, как посчитают нужным. Причем, с учетом не только правил делового этикета, но и своих маркетинговых и организационных целей.
Печать была обязательна до 2015 года
До апреля 2015 г., если на документах не было печати, документ мог быть признан недействительным. Бухгалтера ставили печати на всех документах, даже там, где они не нужны.
С 7 апреля 2015 года коммерческие организации получили право отказаться от печатей на основании Федерального закона от 06.04.2015 г. № 82-ФЗ. Информация о наличии печати должна быть закреплена в Уставе компании.
Организации вправе иметь печать, но не обязана
Многие партнеры и госорганы требуют обязательного наличия печати на документах компании. В то время, как законодательство не обязывает все компании иметь печати. Поэтому тем, кто работает без печати приходится указывать на документах в месте где ставится печать: «без печати». Но это необязательно!
Налоговые инспекторы не могут не принять документы, если на них нет печати. Об этом ФНС сообщала в письме от 05.08.15 № БС-4-17/13706@ и от 04.03.2020 № КВ-4-14/3735@. Документы, представляемые в налоговые органы, должны приниматься вне зависимости от наличия печати.
Обязательные реквизиты первичного учетного документа приведены с статье 9 Закона № 402-ФЗ:
Печати в этом списке нет.
Мы пишем полезные статьи, чтобы помочь вам разобраться в сложных проблемах бухучета, переводим сложные документы «с чиновничьего на русский». Вы можете помочь нам в этом. Это легко.
*Нажимая кнопку отплатить вы совершаете добровольное пожертвование
Нужны ли печать и подпись на счете-фактуре? Важные нюансы
Нужна ли печать на счете-фактуре — сомнение, которое может возникнуть у начинающего бухгалтера. Отсутствие каких атрибутов счета-фактуры сделает его недействительным документом? Относится ли печать к таким атрибутам? Кто вправе заверять счета-фактуры? Нюансы о печати и подписантах счета-фактуры изложены в нашей статье.
Значение счета-фактуры при ОСНО
Вычет по НДС можно получить только на основании правильно заполненного счета-фактуры.
Сложно переоценить значение сч-ф, поэтому любой специалист досконально изучает этот документ, прежде чем принимать его к учету.
Обязательные атрибуты счета-фактуры
Вынесем на схему те параметры сч-ф при реализации, которые должны быть в нем обязательно:
В п. 6 ст. 169 НК РФ сказано, кто должен быть подписантом сч-ф. Подробнее об этом мы расскажем ниже в статье.
Как видим, указания на печать, как на обязательный реквизит в ст. 169 НК РФ отсутствует.
Таким образом, задача — ставится печать на счете-фактуре или нет — решается однозначно:
Печать на счет-фактуру не ставят.
А если печать все-таки есть на документе?
Специально для таких случаев поясняем, что решить проблему — ставится ли печать на счете-фактуре или нет— можно не столь однозначно. Печать не является обязательным атрибутом сч-ф. Но если кто-то все-таки поставит на него печать, это не будет являться нарушением.
Кто вправе заверить счет-фактуру подписью
Следует отметить также возможность подписания сч-ф электронной подписью. Для обмена сч-ф между собой по ТКС у контрагентов должно быть достигнуто об этом соглашение. Соглашение лучше оформлять в письменном виде и делать частью договора.
Подводим итоги
Подписывать счета-фактуры имеют право лишь определенные лица. При наличии соглашения между сторонами, передавать контрагенту счет-фактуру, подписанный электронной подписью, можно по ТКС или просто в электронном виде.
Прямо сейчас заберите у «Клерка» 4 000 рублей при подписке на « Клерк.Премиум» до 12 ноября.
Подробности и условия самой обсуждаемой акции «Клерка» здесь.
Можно ли считать счет, присланный по email в виде excel-файла (с png картинкой печати и подписи или без таковой), т.е. нет живой подписи и печати, офертой с последующей оплатой этого счета?Или может быть считать офертой письмо, в котором есть файл в виде счета с существенными условиями оферты? Т.е. не сам счет, а письмо с условиями оферты. Вроде как конклюдентные действия (оплата) есть, условия оферты есть, продавец отправил, значит всех все устроило. Нет?Дело такое: отношения ЮЛ-ЮЛ; нашли поставщика, он выставил счет. Оплатили. Продавец отправил товар через ТК. Получили. Сейчас решается вопрос об обмене. Продавец не хочет менять, т.к. нужно оплачивать еще услуги ТК. Предлагает вернуть деньги только за товар, что не устраивает.
На мой взгляд, если в письме имеются все существенные признаки договора, в данном случае, либо поставки, либо договора купли-продажи, то договор считается заключенным.
ГК РФ Статья 506. Договор поставки
По договору поставки поставщик-продавец, осуществляющий предпринимательскую деятельность, обязуется передать в обусловленный срок или сроки производимые или закупаемые им товары покупателю для использования в предпринимательской деятельности или в иных целях, не связанных с личным, семейным, домашним и иным подобным использованием.
ГК РФ Статья 454. Договор купли-продажи
1. По договору купли-продажи одна сторона (продавец) обязуется передать вещь (товар) в собственность другой стороне (покупателю), а покупатель обязуется принять этот товар и уплатить за него определенную денежную сумму (цену).
ГК РФ Статья 433. Момент заключения договора
1. Договор признается заключеннымв момент получения лицом, направившим оферту, ее акцепта.
2. Если в соответствии с законом для заключения договора необходима также передача имущества, договор считается заключенным с момента передачи соответствующего имущества (статья 224).
3. Договор, подлежащий государственной регистрации, считается для третьих лиц заключенным с момента его регистрации, если иное не установлено законом.
ГК РФ Статья 434. Форма договора
2. Договор в письменной форме может быть заключен путем составления одного документа, подписанного сторонами, а также путем обмена письмами, телеграммами, телексами, телефаксами и иными документами, в том числе электронными документами, передаваемыми по каналам связи, позволяющими достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору.
Электронным документом, передаваемым по каналам связи, признается информация, подготовленная, отправленная, полученная или хранимая с помощью электронных, магнитных, оптических либо аналогичных средств, включая обмен информацией в электронной форме и электронную почту.
Напишите претензию о замене товара.
ГК РФ Статья 502. Обмен товара
1. Покупатель вправе в течение четырнадцати дней с момента передачи ему непродовольственного товара, если более длительный срок не объявлен продавцом, обменять купленный товар в месте покупки и иных местах, объявленных продавцом, на аналогичный товар других размера, формы, габарита, фасона, расцветки или комплектации, произведя в случае разницы в цене необходимый перерасчет с продавцом.
При отсутствии необходимого для обмена товара у продавца покупатель вправе возвратить приобретенный товар продавцу и получить уплаченную за него денежную сумму.
Требование покупателя об обмене либо о возврате товара подлежит удовлетворению, если товар не был в употреблении, сохранены его потребительские свойства и имеются доказательства приобретения его у данного продавца.
2. Перечень товаров, которые не подлежат обмену или возврату по указанным в настоящей статье основаниям, определяется в порядке, установленном законом или иными правовыми актами.
Продавец не хочет менять, т.к. нужно оплачивать еще услуги ТК. Предлагает вернуть деньги только за товар, что не устраивает.
В данном случае, в претензии напишите, что будете взыскивать убытки в случае отказа.
ГК РФ Статья 503. Права покупателя в случае продажи ему товара ненадлежащего качества
1. Покупатель, которому продан товар ненадлежащего качества, если его недостатки не были оговорены продавцом, по своему выбору вправе потребовать:
замены недоброкачественного товара товаром надлежащего качества;
соразмерного уменьшения покупной цены;
незамедлительного безвозмездного устранения недостатков товара;
возмещения расходов на устранение недостатков товара.
2. В случае обнаружения недостатков товара, свойства которого не позволяют устранить их (продовольственные товары, товары бытовой химии и тому подобное), покупатель по своему выбору вправе потребовать замены такого товара товаром надлежащего качества или соразмерного уменьшения покупной цены.
3. В отношении технически сложного товара покупатель вправе потребовать его замены или отказаться от исполнения договора розничной купли-продажи и потребовать возврата уплаченной за товар суммы в случае существенного нарушения требований к его качеству (пункт 2 статьи 475).
4. Вместо предъявления указанных в пунктах 1 и 2 настоящей статьи требований покупатель вправе отказаться от исполнения договора розничной купли-продажи и потребовать возврата уплаченной за товар суммы.
5. При отказе от исполнения договора розничной купли-продажи с требованием возврата уплаченной за товар суммы покупатель по требованию продавца и за его счет должен возвратить полученный товар ненадлежащего качества.
При возврате покупателю уплаченной за товар суммы продавец не вправе удерживать из нее сумму, на которую понизилась стоимость товара из-за полного или частичного использования товара, потери им товарного вида или подобных обстоятельств.
6. Правила, предусмотренные настоящей статьей, применяются, если законами о защите прав потребителей не установлено иное.
Уточните, товар надлежащего качества? Сколько времени прошло с момента получения товара?
Если по результатам написанного у вас возникли дополнительные вопросы, есть желание посоветоваться или узнать мнение по ситуации, то напишите мне в чат без стеснения.
Воспользуйтесь кнопкой “Сообщение юристу/общаться в чате” под иконкой юриста. Пишите в оффлайн и Вам будет направлен ответ. Общение в чате бесплатное.
При общении в чате Вы можете заказать более подробную платную консультацию или составление документа по Вашему вопросу.
Таким образом, указанное поможет решить Вашу проблему.
С уважением, юрист Дмитрий.