Комитет ставропольского края по государственным закупкам
Какой документ можно считать документом о приемке по 44-ФЗ
Приемка товаров, работ или услуг и подписание соответствующего акта – завершающий этап исполнения госконтракта. Грамотное юридическое оформление – залог того, что в дальнейшем обе стороны будут защищены в случае возникновения споров или форс-мажорных обстоятельств. Поскольку все заботы по приемке товаров и услуг ложатся на плечи заказчика, для него важно точно представлять, какие конкретно документы могут выступать в качестве акта приемки по 44-ФЗ, а какие – не могут.
Как проходит процесс приемки по контракту
Процесс приемки работ и услуг по госконтрактам регулируется 94 статьей и рядом пунктов 34 статьи Закона 44-ФЗ. В законодательстве обозначено, что заказчик обязан собрать комиссию и провести экспертизу товаров, прежде, чем подписать акт приемки. Задача экспертизы – выявить наличие недостатков товара (или услуги) и степень соответствия заявленным требованиям госконтракта.
Если хотя бы одно требование, обозначенное в документации, будет нарушено, заказчик вправе отказать в подписании акта приемки и отправить товар (услугу) на доработку либо разорвать контракт (зависит от изначальных условий).
В том случае, если после проведенной экспертизы заказчик решает, что товар полностью соответствует заявленным требованиям, начинается подписание документов о приемке.
В качестве документов о приемке по 44-ФЗ могут выступать:
● Товарная накладная;
● Акт приемки.
В контракте прописываются все условия по срокам, порядку и документальному оформлению приемки результатов контракта. Таким образом, и заказчик, и исполнитель заранее осведомлены о том, в какой форме должна быть оформлена приемка по контракту.
Прием товара по товарной накладной
В законодательстве обозначено, что документами, подтверждающими исполнение обязательств, являются:
● Заключение по результатам экспертизы;
● Счет-фактура, акт выполненных работ;
● Платежное поручение или иной документ, подтверждающий оплату.
Заказчик может приложить к акту товарную накладную в качестве документа, подтверждающего надлежащее исполнение обязательств. Такой способ используется нечасто, в отличие от подписания акта приемки, однако сама его возможность в законодательстве присутствует.
Требования к форме и содержанию акта приемки по 44-ФЗ
Законодательство не содержит конкретных требований к форме и содержанию акта приемки работ по госконтрактам. Это значит, что заказчик вправе составить его в свободной форме, исключение составляют лишь некоторые отрасли деятельности (в частности, строительство), где требования к акту приемки строго регламентируются дополнительными поправками и документами, выходящими за рамки Закона 44-ФЗ.
Акт приемки может быть написан в свободной форме, но должен содержать следующие пункты:
● Перечень товаров, услуг или работ, которые должны быть предоставлены (выполнены) по условиям контракта и их фиксированная стоимость.
● Заключение комиссии по результатам проведенной экспертизы.
● Информация об обнаруженных несоответствиях (если они есть).
● Экспертная документация, выводы, сделанные в ходе экспертизы.
● Подписи членов экспертной комиссии.
● Подпись поставщика.
В некоторых случаях акт приемки может быть односторонним, то есть, не содержать подписи поставщика товаров, услуг или работ.
В том случае, когда комиссия обнаруживает несоответствия качества товара заявленным требованиям, необходимо составить отдельный акт расхождений(акт разногласий), где указать все обнаруженные дефекты. Если же поставщик не согласен с выявленными дефектами, то все дальнейшие разногласия могут быть разрешены в судебном порядке. #ликбез #приемка
Вправе ли контрагент требовать вместо УПД счет-фактуру?
Вопрос: Наша организация, согласно учетной политике, применяет УПД. Клиент в ответ на предоставленный нами УПД по оказанным услугам прислал официальное письмо о том, что в учетной политике их организации не прописано применение УПД. Поэтому наши документы они отказываются принимать и просят предоставить счет-фактуру и акт. Правомерно ли их несогласие принять от нас УПД? И можем ли мы отказать им в предоставлении счета-фактуры и акта?
Ответ:
Отказ контрагента в принятии универсального передаточного документа (УПД) правомерен, как закономерен и ваш отказ в предоставлении счета-фактуры и акта вместо УПД, если в учетной политике партнеров по сделке утвержден только один вид такого документа.
Требование законодательства заключается лишь в том, чтобы локальный акт организации (как правило, приказ, утверждающий учетную политику) определял применяемые ею формы первичных документов. Использование счета-фактуры и УПД со статусом «1» в рамках одного договора не является препятствием для принятия сумм НДС к вычету. Решение вопроса лежит в плоскости не законодательства, а договорных отношений и содержания учетной политики контрагентов.
Если для вашей организации является принципиальным вопрос выставления исключительно УПД, то круг ваших возможных контрагентов-покупателей может сузиться до того их количества, которые согласны принимать документы, связанные с НДС, только в форме УПД.
Аналогично ваш контрагент сможет работать и закупать необходимые ему для деятельности товары, работы, услуги исключительно у тех поставщиков, которые выставляют привычные счета-фактуры и акты или накладные.
Форма УПД рекомендована письмом ФНС РФ от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@. Выставленная со статусом «1», она позволяет покупателю принимать к вычету НДС и обходиться одним документом, который служит и счетом-фактурой, и «первичкой» — актом или ТТН, ТОРГ-12 или ОС-1.
Не существует каких-либо разъяснений, на основании которых налогоплательщики могли бы сделать вывод, правомерно или неправомерно отказывать в принятии или выдаче первичных документов в определенной форме, если в документе указаны все требуемые реквизиты.
Но выпущено множество разъяснений ФНС и Минфина, подтверждающих безопасность принятия и выставления счета-фактуры с дополнительными реквизитами или объединяющего в себе как счет-фактуру, так и иной первичный документ — УПД.
Так, Минфин в своем письме от 16.06.2014 № 03-07-09/28664 разъясняет, что «Нормами Кодекса и постановления Правительства РФ от 26 декабря 2011 года № 1137 „О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость“ указание в счете-фактуре дополнительной информации не запрещено. Поэтому указание такой информации, предусмотренной УПД, форма которого рекомендована к применению ФНС, не является основанием для отказа в вычете сумм НДС, предъявленных продавцом покупателю».
ФНС РФ в письме от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@ пояснила, что любая организация может объединить информацию первичных документов и счетов-фактур, так как по многим позициям она дублируется, это не будет нарушать законодательство. Если при этом требования Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и гл. 21 НК РФ не нарушаются, то такой налогоплательщик не может лишиться возможности учитывать оформленный факт хозяйственной жизни в целях бухгалтерского учета, так же как и права использования вычета по НДС.
У организации есть в таком случае и право подтвердить свои затраты по налогу на прибыль.
А в письме ФНС РФ от 27.05.2015 № ГД-4-3/8963 говорится о том, что даже и в рамках одного договора (например, поставки), могут быть выставлены и УПД со статусом «1», и счет-фактура.
Учитывая это, вы можете оформлять в форме УПД не только договоры поставки, но и оказания услуг, выполнения работ.
Достигнутые договоренности по оформлению первичных документов по сделкам фиксируйте в договорах с контрагентами.
Вопросы же о взаимодействии со своими партнерами относительно применения тех или иных форм первичных документов, счета-фактуры или УПД решаются в договорах с ними, а не на уровне законодательных запретов или разрешений.
С 2013 года применение унифицированных форм первичной документации больше не регламентируется законодательством о бухгалтерском учете.
Организация вправе установить самостоятельно, по каким формам первичной документации ей работать.
Логично будет для большей свободы выбора в своей учетной политике утвердить оба варианта форм документа, служащего основанием для принятия к вычету «входного» НДС вашими покупателями. В таком случае у вас не возникнет ситуаций, когда вы будете вынуждены решать вопросы, подобные поставленному, рискуя потерять покупателя или сузить круг своих контрагентов из-за жесткости своей позиции.
Да и вы, являясь покупателем, не будете ограничены, как ваш контрагент, в заданном вопросе, в возможности учета обеих форм при получении уже от вашего поставщика счетов-фактур с актами или накладными вместо УПД.
В конце концов рекомендуемая форма УПД должна служить для удобства взаиморасчетов с контрагентами, а не для их затруднения.
Таким образом, правомерность отказа в выставлении или принятии счета-фактуры или УПД зависит не столько от законодательства, сколько от договоренностей, зафиксированных в документе по сделке.
Согласно разъяснениям контролирующих ведомств и вы, и ваш контрагент могут и принять к учету, и выставить УПД, при этом никаких затруднений в получении вычета по НДС, учета в расходах возникать не должно.
Весь вопрос заключается в воле сторон пойти навстречу друг другу. Это можно сделать, внеся небольшое изменение в свою учетную политику.
Ответ подготовлен Натальей Салиховой, старшим специалистом службы правового консалтинга компании РУНА
Прямо сейчас заберите у «Клерка» 4 000 рублей при подписке на « Клерк.Премиум» до 12 ноября.
Подробности и условия самой обсуждаемой акции «Клерка» здесь.
В каких случаях оформлять УПД, а в каких — счет-фактуру
Компании на ОСНО для налогового учета НДС применяют счет-фактуру (СЧФ). Универсальный передаточный документ (УПД) применяется значительно реже, несмотря на способность заменять собой несколько документов: СЧФ и первичную документацию БУ. Что мешает повсеместно применять УПД? Можно ли применять одновременно оба документа и в каких случаях? В каких случаях предпочтительно использовать счет-фактуру? Разберемся.
УПД и СЧФ
Счет-фактура – документ НУ. Он подтверждает отпуск товара покупателю, оказание ему услуг, производство работ по операциям, облагаемым НДС, больше нигде не применяется. Реквизиты СЧФ содержат сведения:
Информация, содержащаяся в СЧФ, применяется для расчетов по НДС и контроля этих операций. К СЧФ при оформлении отпуска товара прилагается документ БУ: товарная накладная, акт приема-передачи и пр.
Универсальный передаточный документ (УПД) — бланк, созданный на базе СЧФ. Все сведения из СЧФ отражаются в УПД. Для удобства «зона счета-фактуры» выделена темным контуром. Помимо этого, в УПД присутствуют сведения на отпуск ТМЦ (акта, товарной накладной, частично — ТТН, документа на отпуск материалов ф. М-11 и пр.), т.е. информация, когда произведена отгрузка, кто из должностных лиц взял за нее ответственность и скрепил своей подписью, на основании какого договора произведена отгрузка.
УПД может использоваться как в БУ, так и в НУ. Характер использования помечается цифрой (1 или 2) – в левой части бланка, вверху:
Очевидно, что СЧФ может быть заменен УПД с одновременным сокращением документооборота. Однако полного замещения в практике учета не происходит. Этому есть объективные причины.
УПД или СЧФ?
Письмом №ММВ-20-3/96 от 21-10-13 г. налоговая служба рекомендует применять УПД в учете, а применение счетов-фактур закреплено в НК РФ как обязательное. При выборе документа, фиксирующего суммы по НДС, налогоплательщики зачастую отказываются от УПД именно по той причине.
Есть и более веские поводы, указывающие, что счет-фактуру заменять УПД нецелесообразно:
Кроме того, структура бухгалтерской службы на некоторых предприятиях (сельскохозяйственных, производственных) предполагает использование нескольких экземпляров первичных бухгалтерских документов, например, в складском учете и сводных отчетах ответственных лиц подразделений используется одна и та же накладная. Применение УПД в этом случае не имеет смысла.
Вопрос: Возможно ли при возврате товара выставить корректировочный счет-фактуру, если при его продаже выставлялся УПД, и наоборот — выставлять УКД вместо счета-фактуры и накладной?
Посмотреть ответ
Универсальный передаточный документ, с этой точки зрения, рекомендуется применять в малом и среднем бизнесе, при наличии ограниченного числа хозяйственных операций и небольшого штата учетных работников.
Важно! Применение УПД, как и применение счетов-фактур, необходимо отразить в учетной политике организации. Целесообразно утвердить локальным нормативным актом используемую форму УПД (корректировочного УПД). При переходе на УПД в середине года следует вводить дополнения к учетной политике до начала налогового периода.
Можно ли использовать два документа одновременно?
Могут возникать ситуации, при которых встает вопрос об одновременном использовании УПД и СЧФ. Например, один контрагент требует оформить сделку счетом-фактурой и товарной накладной, а другой согласен на обмен УПД. С точки зрения законодательства, оба варианта вполне легитимны и могут применяться в одной организации.
Применение одного из вариантов оформления возможно в рамках одного договора, т.е. все отгрузки по одному договору могут, например, оформляться пакетом документов «СЧФ + накладная», а по другому договору – УПД, заполненным в соответствии со статусом «1». Разные партии в рамках одного договора могут оформляться как пакетом документов «СЧФ + первичный документ БУ», так и УПД со статусом «1» (по тексту письма №ГД-4-3/8963 ФНС от 27-05-15 г.).
В НУ эти суммы признаются и в целях расчета налога на прибыль, одновременно с учетом по НДС.
Применение УПД не накладывает ограничений на использование в документообороте других учетных форм. Теоретически нет законодательного запрета и на использование УПД со статусом «2» с одновременным оформлением счета-фактуры.
Вместо акта выполненных работ – счет-фактура с дополнительными реквизитами
 |
| fotoevent.stock / Depositphotos.com |
Приказ Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению» устанавливает формы первичных документов для организаций бюджетной сферы (письмо Минфина России от 10 январь 2020 г. № 02-06-10/391). Если же для оформления фактов хозяйственной жизни и ведения бухучета законодательством не предусмотрены обязательные формы документов, учреждения вправе применять формы, разработанные самостоятельно. В этом случае порядок их применения и заполнения должен быть определен учетной политикой.
Обязательной формы документа по оформлению фактов хозяйственной жизни, связанных с выполнением поставщиком условий государственного контракта, такого как, например, акт выполненных работ или оказанных услуг, Приказ № 52н не содержит.
Как правило, форма и порядок оформления первичных учетных документов, подтверждающих факт выполнения работ, оказания услуг, предусматриваются договором. Более того, факт оказания услуги может быть оформлен даже односторонним акцептом на документе по получению, например, сведений при оказании консультационных услуг, и это, как недавно указал Минфин России, не будет противоречить правилам ведения бухгалтерского учета.
Также для оформления факта выполнения работ или оказания услуг, по мнению Минфина, учреждение может дополнить счет-фактуру необходимыми реквизитами, утвердив такую форму в рамках учетной политики. Только не забудьте, что установленные реквизиты счета-фактуры нельзя изымать или изменять.
Принятие к вычету НДС на основании акта приема-передачи без наличия счета-фактуры не допускается
 |
| pressmaster / Depositphotos.com |
В обращении, рассмотренном Минфином России, указывается, что в соответствии с п. 1 ст. 169 НК РФ счет-фактура является документом, служащим основанием для принятия покупателем предъявленных продавцом товаров (работ, услуг), сумм НДС к вычету. При этом глава 21 «Налог на добавленную стоимость» НК РФ и Постановление Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137 «О формах и правилах заполнения документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость» не содержат ограничений на введение в формы счетов-фактур дополнительных реквизитов – указание их в счетах-фактурах не является основанием для отказа в вычете сумм НДС, предъявленных покупателю продавцом.
Кроме того, ст. 313 НК РФ определено, что подтверждением данных налогового учета являются в том числе первичные учетные документы. А Федеральным законом от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» предусмотрена самостоятельность хозяйствующих субъектов в выборе форм документирования фактов хозяйственной жизни (в нем установлен только перечень обязательных реквизитов первичных учетных документов).
Может ли покупатель заставить поставщика исправить допущенную в счете-фактуре ошибку? Узнайте из материала «Счет-фактура» в «Энциклопедии решений. Налоги и взносы» интернет-версии системы ГАРАНТ. Получите полный доступ на 3 дня бесплатно!
В связи с этим возник вопрос: Может ли покупатель принять к вычету сумму НДС в отношении поставленного ему товара на основании акта приема-передачи, содержащего все обязательные реквизиты первичного учетного документа, а также реквизиты счета-фактуры? Или для принятия к вычету суммы НДС покупателю в обязательном порядке требуется счет-фактура или универсальный передаточный документ?
Финансисты отмечают, что НК РФ прямо указывает на то, что суммы НДС, предъявленные налогоплательщикам при приобретении товаров (работ, услуг), имущественных прав на территории России, в случае их использования для осуществления операций, облагаемых НДС, подлежат вычетам после принятия этих товаров (работ, услуг), имущественных прав на учет на основании счетов-фактур, выставленных продавцами товаров (работ, услуг), и при наличии соответствующих первичных документов (п. 2 ст. 171 и п. 1 ст. 172 НК РФ).
«Таким образом, принятие к вычету сумм НДС на основании содержащего обязательные реквизиты счета-фактуры акта приема-передачи, без наличия счета-фактуры, выставленного при реализации товаров (работ, услуг), Кодексом не предусмотрено», – подчеркивается в письме.