Что такое оператор фискальных данных для кассовых аппаратов
ОФД — это аббревиатура, которая означает «оператор фискальных данных». В соответствии с требованиями ФЗ №54 «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации», регулирующего применение контрольно-кассовой техники, информация с кассовых аппаратов должна передаваться налоговой. Чтобы собирать, хранить данные и передавать их, и созданы ОФД.
Формируется цепочка: онлайн-касса — оператор фискальных данных — налоговая. С помощью нее сведения о кассовых операциях предпринимателя (организации) поступают в ФНС.
В статье подробно рассмотрим оператор фискальных данных (ОФД): что это такое, какие функции выполняет. Также выделим особенности, связанные с введением онлайн-касс в соответствии с изменениями в ФЗ №54.
Работа ОФД
Главная функция, которую выполняет сервис оператора фискальных данных, — обработка полученных кассовых документов. Эта информация шифруется и проверяется, а затем передается налоговой инспекции.
К другим задачам операторов фискальных данных относятся:
Алгоритм работы
В общих чертах фискальный оператор функционирует следующим образом. Все начинается с совершения покупки клиентом или получения услуги. После этого кассовый аппарат фиксирует транзакцию и отправляет в фискальный накопитель. Данные о чеке, подлежащем выдаче, пересылаются на сервер выбранного ОФД. Оператор формирует обратный ответ, чтобы зафиксировать принятие сведений. Затем происходит передача фискальных данных в налоговую.
После совершения перечисленных операций покупателю или выдают чек на руки, или отправляют в электронном виде. В чеке содержится QR-код и ссылка. Они нужны, чтобы клиент мог проверить действительность выданного фискального документа с помощью специальных сервисов.
На всю цепочку действий уходит несколько секунд, информация же о проведенной транзакции хранится на сервере ОФД в течение пяти лет. Запись данных не подлежит корректировке, чтобы этим не могли воспользоваться недобросовестные владельцы ККТ. Передача же информации завершается получением подтверждения оператора.
Требования к операторам фискальных данных
По закону оператором может стать юридическое лицо с регистрацией в РФ, обладающее характеристиками:
При передаче сведений есть риск перехвата, а значит, и получения доступа к ним третьими лицами. Для конфиденциальности и сохранности операторами и ФНС разработан специальный режим шифрования. Предусмотрен и отдельный протокол взаимодействия между кассовой техникой и ОФД, а также между ОФД и налоговой.
Подключение к ОФД
Заключить договор с оператором обязан каждый владелец ККТ, поскольку возможность напрямую проинформировать ФНС о выданных чеках не предусмотрена законодательством. Подключение к ОФД осуществляется через регистрацию на официальном сайте выбранного оператора. После этого клиенту открывается доступ к личному кабинету, где можно непосредственно внести информацию о кассовом аппарате.
Чтобы личный кабинет нормально функционировал, требуется предварительно получить квалифицированную электронную подпись (КЭП). Она нужна для подтверждения подлинности документов и принадлежности автору. Разновидности ЭП закреплены профильным ФЗ №63 «Об электронной подписи». Подпись может применяться гражданами, организациями, ИП.
Получение электронной подписи
Предусмотрено три вида электронных подписей:
Для оформления КЭП нужно:
Чтобы получить подпись, потребуются:
Заключение договора
Без договора ОФД касса не передает фискальные данные ОФД, а значит, и в налоговую. Поэтому владельцу ККТ грозит штраф. Договор имеет публичный характер. Это значит, что он подписывается с любым лицом.
Содержание соглашения зависит от конкретного оператора, однако все они содержат реквизиты:
Стоимость услуги в среднем составляет 3000 рублей в год. Цены не слишком отличаются, поэтому выбор конкретного поставщика зависит от надежности, удобства подключения услуг и интерфейса личного кабинета. Рекомендуется предварительно изучить сайт операторов ФД, ознакомиться с отзывами и только потом принять решение в пользу какого-либо из них.
Услуги фискального оператора на территории России предоставляет 21 компания. На сайте ФНС в опубликован список ОФД. При ознакомлении с перечнем обратите внимание, что регион регистрации оператора может не совпадать с регионом работы.
Кассовый аппарат нового образца
Итак, магазину или другой организации для работы с ОФД потребуются заключенный с конкретным оператором договор, наличие интернета. Также нужен сам кассовый аппарат с фискальным накопителем и возможностью подключения к интернету.
Онлайн-касса — устройство, которое фиксирует расчеты между продавцом и покупателем. Аппарат получает данные и направляет через ОФД в налоговую с помощью интернета. Раньше использовались кассы с ЭКЛЗ (электронной контрольной лентой), и внешне они ничем не отличаются от онлайн-касс. Однако доступа к интернету первые не имеют, поэтому через них оперативно отправить сведения об операциях в ФНС не удастся.
Покупать новый аппарат, если в наличии касса с ЭКЛЗ, необязательно. Разрешается модифицировать старый, но только когда устройство внесено в реестр. Тогда в корпус ККТ вставляется фискальный накопитель и модуль для подключения к интернету.
ККТ нужно зарегистрировать в ФНС через личный кабинет на официальном сайте. Для этого понадобится электронная подпись. Обращаться в центр технического обслуживания для регистрации онлайн-кассы ОФД необходимости нет. Обслуживанием занимается его производитель, а проводит ежеквартальный осмотр и менять пломбы теперь не нужно.
Регистрация кассы
После покупки нового кассового аппарата или модернизации старого его следует зарегистрировать. Можно прийти в налоговую или воспользоваться личным кабинетом на официальном сайте ФНС. Для процедуры регистрации понадобятся параметры устройства:
Заключают договор с ОФД перед регистрацией кассы в налоговой.
Фискальный накопитель
С середины 2017 года фискальный накопитель (ФН) заменил электронную контрольную ленту. ФН представляет собой подобие карты памяти для кассового аппарата. Устройство используют для:
Накопители разделяются по сроку действия и модели. Выбор того или иного ФН зависит от налогового режима и характера деятельности фирмы. Нарушения условий работы с ККТ и накопителем могут повлечь за собой наказание, предусмотренное КоАП РФ.
По сроку ФН делятся на действительные в течение 13, 15 или 36 месяцев. Последний стоит дешевле. Впрочем, выбирать могут не все. Закон обязывает использовать ФН на 3 года компании, которые оказывают услуги и ведут деятельность на УСН, патенте или ЕНВД.
Когда закончился срок накопителя, его память заполнена или сменился владелец ККТ, ФН меняют — самостоятельно или с помощью технического работника. Если на ФН распространяется действие гарантии, то рекомендуется обратиться в центр обслуживания. В таком случае услуга будет бесплатной.
Чтобы заменить ФН самостоятельно, используют алгоритм:
Чеки нового образца
В электронном чеке, как и в бумажном, содержится такая информация, как:
Электронный чек не может полностью заменить бумажный, поскольку по требованию покупателя выдается на руки. На бумажном варианте дополнительно указывается QR-код. Также там печатается ссылка, чтобы зайти на сайт ОФД проверить чек.
С июля 2019 года заканчивается переходный период, поэтому онлайн-кассы придется использовать почти всем категориям организаций и ИП. Чтобы продавать товары, надо приобрести новую ККТ или модернизировать старую. Онлайн-касса передает информацию о транзакциях сразу. Однако делает это не напрямую, а через ОФД. Компании и ИП заключают с ним договор, потому что без него деятельность будет нарушать законодательство.
Личный кабинет ОФД: полная инструкция, как пользоваться
Наделавший много шума в бизнес-сообществе 54-ФЗ ввел еще одно действующее звено в цепочку взаимоотношений налогоплательщика и ФНС.
Договор с ОФД
Теперь все владельцы контрольно-кассовой техники обязаны заключить договор с оператором фискальных данных. Сейчас на рынке ОФД представлено более десяти компаний, внесенных в официальный реестр ФНС и получивших все необходимые разрешения на передачу фискальных данных. Цены на услуги и порядок подключения у операторов почти не отличаются, поэтому конкурентная борьба между ОФД идет по самому выгодному для клиента сценарию – операторы предлагают все новые сервисы и услуги. Это могут быть и пакеты смс для отправки чеков покупателям, и КЭП для регистрации на сайте ФНС, акции, скидки или бонусы. Но главным в конкурентной борьбе ОФД выступают сервисы личного кабинета – еще одно новшество, возникшее на волне реформы контрольно-кассовой техники.
Что же такое Личный кабинет ОФД, зачем он нужен и какую пользу могут из него извлечь владельцы кассовых аппаратов, разберем на примере сервиса «Такском-Касса», предоставленным для тестирования компанией «Такском».
Для начала нужно сказать, что весь функционал сервиса «Такском-Касса» доступен абсолютно каждому абоненту ОФД «Такском», вне зависимости от того владеет ли он сетью гипермаркетов или всего лишь небольшим магазином с одним кассовым аппаратом. Более того, на наш взгляд наибольшую пользу от Личного кабинета могут извлечь для себя как раз владельцы среднего и малого бизнеса, которые в отличие от крупных ритейлеров не могут себе позволить настраивать дорогостоящую интеграцию касс и учётной системы. Итак, чем же может быть полезен Личный кабинет ОФД, для владельца бизнеса, бухгалтера и технического специалиста, обслуживающего кассы?
Контроль кассовых аппаратов
Конечно, Личный кабинет – это в первую очередь про кассы. И про корректную работу новой кассовой техники. Мониторинг состояния кассовой техники проводится по всем кассам, по подразделениям (например, по филиалам в разных городах), по отдельным торговым точкам или по каждой единице контрольно-кассовой техники отдельно.
Система визуально очень понятна и напоминает светофор, например, зеленым цветом показаны кассы, с которыми все в порядке, они исправно передают документы, не требуют замены фискального накопителя, перерегистрации или оплаты подключения.
Желтым – те кассы, у которых скоро заканчивается срок подключения, замены накопителя или те, которые больше суток не передают документы. Красным – кассы, у которых возникли серьезные проблемы с производительностью. Причем, периоды, когда касса переключается на предупреждающий свет, к примеру, перестает передавать документы, можно настраивать индивидуально.
Если касс много, то по каждому из состояний (смена, передача данных, подключение к ОФД, замена фискального накопителя) можно настроить фильтр и выгрузить все работающие или проблемные кассы по всем подразделениям или по отдельным торговым точкам. Это поможет сэкономить время техническим специалистам компании, ответственным за работу кассовой техники.
Что касается самих фискальных документов, то открыв данные кассы, вы увидите полный список за нужный промежуток времени. Каждый документ можно просмотреть и при необходимости распечатать. Специфика передачи фискальных данных не допускает расхождений, а значит данные в Личном кабинете, которые видит пользователь, полностью идентичны тем, которые видит Федеральная налоговая служба.
Контроль выручки
В бизнесе главное – это контроль над финансами. В разделе «Аналитика» доступна полная информация о выручке по подразделениям, торговым точкам и кассам. Информацию можно просмотреть за смену или настроить в календаре необходимый период времени.
По каждой смене кассира доступна информация об общей сумме выручки за смену, сумма наличных и безналичных расчетов, возвратов, средняя сумма чека, среднее количество позиций в чеке и другая информация.
Формирование сводных отчетов
Проведение более глубокой аналитической работы с данными касс возможно при помощи сервиса сводных отчетов по фискальным документам.
Для составления отчета необходимо выбрать нужный период, а также параметры, по которым создается отчет. Полученный файл в формате Excel можно загрузить на свой компьютер или отправить на почту.
Файл Excel позволяет быстро выделить НДС за период, посчитать общую сумму выручки или сумму выручки за смену, учесть приход наличных и безналичных средств и провести другие операции.
Кроме финансового отчета в Личном кабинете «Такском-Касса» можно сформировать отчет по продажам на основе номенклатуры товаров. Отчет о продажах по номенклатуре позволяет выгрузить основные данные о продажах позиций номенклатуры и ранжировать их по выручке.
Владельцам большого количество касс будет интересен отчет по статистике использования ККТ за период. Отчет позволяет выгрузить в формате Excel данные о ККТ, которые были подключены, находились на обслуживании и использовались в заданный период времени.
Дополнительные возможности
К дополнительным возможностям Личного кабинета можно отнести:
По обещаниям разработчиков, в ближайшее время в Личном кабинете «Такском-касса» будет реализована возможность регистрации кассы в ФНС. Это существенно упростит жизнь пользователям, которым сейчас приходится работать по сути с двумя Личными кабинетами: на сайте ФНС и в сервисе ОФД.
Как мы видим, Личный кабинет ОФД — это не просто некое место на сервере, где вы можете посмотреть, передают ли ваши кассы данные в ФНС, это полноценный инструмент для управления бизнесом. Но нужно учитывать, что далеко не все операторы предлагают своим клиентам подобные решения. Множество полезных функций и гибкие настройки для аналитики и мониторинга касс отвечают потребностям как большого, так и малого бизнеса. Ну а пользоваться или нет всеми возможностями Личного кабинета, решать вам.
Прямо сейчас заберите у «Клерка» 4 000 рублей при подписке на « Клерк.Премиум» до 12 ноября.
Подробности и условия самой обсуждаемой акции «Клерка» здесь.
Активация подписки и пополнение баланса в ЛКК
Покупка (оплата) тарифа в личном кабинете клиента возможна несколькими способами:
Пополнение баланса личного кабинета:
1. Пополнение баланса при оплате счета.
Для пополнения баланса по счету, требуется сформировать счет в личном кабинете клиента, для этого необходимо перейти в раздел «Лицевой счет» и в блоке «Баланс» нажать кнопку «Пополнить баланс» (рис.1).
Далее в выпадающем списке необходимо выбрать пункт «Счет на оплату» (рис.2).
После этого откроется окно в котором необходимо будет указать сумму для оплаты, после ввода суммы необходимо нажать кнопку «Скачать» (рис.3).
Сформируется счет на оплату в формате docx. Данный счет необходимо оплатить. В ближайшее время после оплаты счета денежные средства будут отражены на балансе.
2. Пополнение баланса по банковской карте.
Для пополнения баланса по банковской карте, так же требуется перейти в раздел Лицевой счет и нажать кнопку «Пополнить баланс», но в выпадающем меню требуется выбрать пункт «Банковская карта» (рис.4).
После этого откроется окно в котором необходимо указать сумму пополнения и нажать на кнопку «Продолжить», так же необходимо поставить галочку о согласие с условиямиправил оплаты (рис.5).
После этого будет осуществлен переход на страницу банковского сервиса по приему платежей онлайн, в данной форме необходимо указать реквизиты банковской карты и адрес электронной почты. После ввода информации необходимо нажать на кнопку «Оплатить». После оплаты денежные средства будут зачислены на баланс личного кабинета, а на указанный адрес электронной почты поступит электронный чек о совершенной операции (рис.6).
Покупка и активация подписки:
• Покупка подписки за счет денежных средств с баланса
Для покупки подписки с баланса личного кабинета необходимо перейти в раздел «Лицевой счет», далее перейти в раздел «Оплата ККТ», предварительно необходимо убедиться что на балансе есть денежные средства для покупки подписки (рис.7).
Далее необходимо найти кассу на которую требуется купить подписку и отметить ее галочкой, после чего необходимо нажать «Купить подписку» (рис.8).
В открывшемся окне необходимо выбрать тариф и в строке тариф выбрать соответствующий баланс с которого будут списаны денежные средства (рис. 9).
Купленная подписка отобразится на кассе в статусе «Не активирована», для активации подписки требуется так же отметить кассу галочкой и нажать кнопку «Активировать подписку», либо купленная подписка активируется автоматически как только от кассы будет получен первый кассовый чек (рис. 10).
• Покупка подписки на кассу по банковской карте
Для покупки подписки по банковской карте требуется выполнить такие же действия как и пр покупке подписки с баланса, только на этапе оплаты в строке с балансом необходимо выбрать пункт «Банковская карта», поставить галочку о согласие с условиями правил и нажать «Купить подписку» (рис. 11). Далее будет выполнен переход на страницу банковского сервиса (способ оплаты описан в разделе “Пополнение баланса по банковской карте»).
Процесс активации подписки купленной по банковской карте идентичен процесс активации подписки купленной с баланса.
• Покупка и активация подписки купленной по ключу активации
Для покупки подписки по ключу активации так же требуется перейти в раздел «Лицевой счет» — «Оплата ККТ», в списке и соответствующих фильтрах требуется найти кассу на которую будет куплена подписка и отметить кассу галочкой. Далее в строке с кассой требуется нажать кнопку «Ключ активации», в открывшемся окне требуется ввести номер ключа активации и нажать кнопку «Активировать» (рис. 12).
Онлайн-касса и ОФД: что такое и что к чему (или «ОФД для онлайн-кассы: что это и зачем?»)
Понятие ОФД
Оператор фискальных данных — именно так расшифровывается аббревиатура — подразумевает под собой юридическое лицо, у которого есть лицензия на обработку, хранение и отправку фискальной информации от предпринимателей к ФНС. Налогоплательщику дается право самостоятельно выбрать подходящего оператора. После приобретения ККМ нового формата предприятию следует незамедлительно подписать договор с ОФД. Лишь после этого шага можно переходить к обязательной регистрации аппарата: в заполняемой анкете понадобится ввести выбранного оператора ККТ.
Что означает и для чего нужен ОФД?
Что такое ОФД в онлайн-кассах — главный вопрос, с которого следует начинать. В упрощенном варианте это понятие подразумевает посредника между ККМ и налоговой инспекцией. То есть это организация, которая берет на себя функции отправки сведений от кассовой техники в ФНС. Сюда входит фискальная документация, формируемая самой ККМ нового образца. Отчеты по каждой смене, чеки, отчеты о регистрации — это все входит в данную категорию. На ОФД — что это такое, описано выше, — возложена задача обработки, хранения и передачи информации в налоговую службу. Компании дается разрешение на обработку сведений о проводимых расчетах, включая и сведения о фирме либо ИП, которые проводят расчеты, другие сведения, подготовленные ККМ.
При этом операторы работают по публичной оферте. Согласно тексту законодательного акта — Федеральный закон № 54, — подписать контракт можно лишь с ОФД, входящим в реестр налоговой. Их число непрерывно меняется, так что следует регулярно уточнять информацию на официальном сайте налоговой инспекции.
Принцип работы ОФД для ККТ
Как именно работают операторы онлайн-касс, следует рассмотреть на конкретном примере. Так можно наглядно отобразить принцип функционирования ОФД. Покупатель приобретает в магазине пачку риса. Кассир считывает нанесенный на упаковку штрихкод. Далее вводится сумма покупки — эта операция осуществляется на клавиатуре кассового аппарата.
Затем наступает черед вступления в дело фискального накопителя. Элемент расположен внутри ККТ. На него возлагается задача сохранять фискальную документацию, после чего подписывать ее и отсылать пакет данных на сервер ОФД.
Фискальный оператор онлайн-кассы создает ответный фискальный признак и отправляет квитанцию, подписанную им, ККМ. Затем осуществляется регистрация квитанции фискальным накопителем. На этом процедура регистрации чека согласно новым правилам считается завершенной.
Операторы касс онлайн осуществляют отправку сведений о проведенных с клиентом расчетах в ФНС. На руки покупателю выдается сразу два вида фискального документа: в распечатанном на бумаге варианте и в цифровом. При этом электронный чек может быть отправлен на указанный адрес e-mail или мобильный телефон.
На фискальном документе имеются QR-код и ссылка. Достаточно отсканировать метку камерой мобильного устройства, чтобы перейти на веб-ресурс сервиса проверки. Здесь можно удостовериться, что зарегистрированный оператором чек соответствует распечатанному на бумаге. При расхождении сумм клиент вправе подать жалобу на торговую точку.
При этом оператор онлайн-кассы должен предоставить ККМ правила создания QR-метки и ссылки. ККТ осуществляет их формирование и последующую печать на чеке.
Упрощенная схема взаимодействия между ОФД, ККМ и ФНС выглядит таким образом:
Выбор оператора фискальных данных
Налогоплательщик вправе выбрать оператора, который предлагает дополнительные опции. В их числе и помощь в получении ЭЦП. Также дополнительными услугами можно назвать:
Отдельные фирмы готовы сделать скидку на услуги оператора фискальных данных при покупке ФН либо ККТ. Предварительно следует изучить условия, предлагаемые различными компаниями, чтобы выбрать наиболее выгодный вариант.
Владельцам кассовой техники доступен выбор из тех компаний, которые внесены в реестр ФНС. Список регулярно дополняется и корректируется.
Подключайтесь к «Астрал. ОФД». Он входит в состав реестра с 14.04.2017 года. Имеющиеся инструменты разделены на категории в ЛК: «Кассы», «Аналитика», «Чеки», «Маркет». Также наша фирма предлагает несколько тарифных планов с различными периодами обслуживания. При этом набор опций остается стандартным, вне зависимости от выбранного срока.
Выбирая подходящего фискального оператора онлайн-кассы, следует ориентироваться на удобство работы в «Личном кабинете» и прочие критерии. Каждый из них должен обеспечивать реализацию базовых функций:
Стоимость
Договор с ОФД для онлайн-кассы должен быть заключен в обязательном порядке. При этом нужно будет платить определенную сумму — стоимость обслуживания. В 2018 году эта цифра была единой для всех операторов. Размер платы составлял 3 тысячи рублей. Эти деньги следовало вносить за единицу техники ежегодно. Однако такие условия применимы лишь в случае единоразового внесения платежа. Ряд компаний предлагают вносить оплату за расчетный период каждый месяц, квартал, полгода. При использовании поэтапной системы расчетов нужно быть готовым к повышению тарифов на 10—20 %. Такой вариант приемлем при сезонном бизнесе.
Предприниматели могут воспользоваться и посуточным тарифом. Здесь нужно вносить порядка 16—17 рублей ежедневно. Такой вариант подходит в том случае, когда используется подменная либо арендованная кассовая техника, если основная вышла из строя.
Как подключиться и подписать договор
Чтобы ККТ нового образца могла полноценно функционировать, надлежит обеспечить надежное интернет-соединение. При этом кассовое оборудование должно отвечать ряду требований, в числе которых:
При этом важно пройти регистрационную процедуру в территориальных налоговых органах.
Сама процедура подключения ККТ к ОФД не вызывает сложностей. Все можно сделать довольно быстро. Достаточно следовать простой инструкции.
Перед тем как начинать регистрацию, следует обзавестись ЭП. В таком случае можно сократить временные затраты на каждой из стадий подключения. Список предварительных действий такой:
Добровольно зарегистрировать ККМ для передачи сведений ОФД можно было уже с 1.04.2016 года. Однако обязательной эта процедура стала лишь с 1.02.2017 года.
Услуги компании по получению, обработке, хранению и перенаправлению фискальной информации в ФНС необходимы любому бизнесу. За счет внедрения такой системы налоговая инспекция может иметь доступ к фискальным данным в режиме 24/7. В итоге снижается число обязательных проверок. Подключиться к оператору понадобится как розничной, так и интернет-торговле. Это обязательный этап при работе с онлайн-кассами. Поэтому важно выбрать подходящий вариант из множества представленных в перечне ФНС и подписать с организацией договор на оказание услуг.