срок хранения договоров аренды земельных участков

Договоры

аренды (субаренды), безвозмездного пользования имуществом

транспортной экспедиции и (или) аренды транспортных средств

безвозмездного пользования имуществом

гражданско-правового характера о выполнении работ, оказании услуг физическими лицами

дарения (пожертвования) недвижимого и движимого имущества

добровольного страхования работников от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний

доверительного управления имуществом, в том числе ценными бумагами

лизинга имущества организации

лицензионные о передаче прав на результат интеллектуальной деятельности или средство индивидуализации

между участниками информационного взаимодействия

между хозяйствующими субъектами, поставщиками и заказчиками, органами власти и хозяйствующими субъектами по повышению, снижению или поддержанию цен (тарифов)

на ведение реестра владельцев ценных бумаг

на обслуживание жилых помещений, находящихся в собственности организации

на оказание и оплату медицинской помощи по обязательному страхованию

на оказание охранных услуг

на оказание услуг по добровольному подтверждению соответствия

на представление интересов государства в органах управления акционерных обществ, акции которых находятся в государственной собственности

найма жилого помещения

не указанные в отдельных статьях Перечня

о закупках отдельными видами юридических лиц

о материальной ответственности материально ответственного лица

о медицинском и санаторно-курортном обслуживании работников

о неразглашении информации ограниченного доступа

о передаче документов на постоянное хранение

о передаче жилых помещений в собственность

о проведении конкурсов на право получения грантов, субсидий

о проведении независимой оценки квалификации

о реорганизации организации

о сотрудничестве с международными и иностранными организациями

о сроках и условиях депозитарного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и использования указанных документов

о финансовом обеспечении обязательного медицинского страхования

об образовании на обучение по дополнительным профессиональным программам

об обучении, стажировке иностранных специалистов в Российской Федерации и российских специалистов за рубежом

об отчуждении исключительного права на результат интеллектуальной деятельности или средство индивидуализации

об управлении и распоряжении акциями

обязательного страхования гражданской ответственности владельцев транспортных средств

оказания аудиторских услуг:

оказания коммунальных услуг организации

по оформлению земельных участков в собственность

с архивными учреждениями, иными организациями о взаимодействии и сотрудничестве в сфере архивного дела и делопроизводства

с удостоверяющим центром о создании сертификата ключа проверки электронной подписи

социального найма жилого помещения

страхования зданий, строений, сооружений, помещений, земельных участков

страхования жилых помещений, заключенные в рамках программ организации возмещения ущерба, причиненного расположенным на территории субъектов Российской Федерации жилым помещениям граждан, с использованием механизма добровольного страхования

Источник

Сколько в организации нужно хранить договоры: изменения с 2020 года

Что изменилось

Новые сроки хранения договоров с 18.02.2020 прописаны в различных пунктах упомянутого приказа Росархива.

Сначала обобщим основные изменения.

Договор дарения (пожертвования) недвижимого и движимого имущества Теперь – до ликвидации организации вместо постоянного хранения Договор лизинга 5 лет после истечения срока действия или выкупа имущества.

Если есть разногласия, договор нужно хранить до принятия решения по делу.

По прежнему перечню хранить нужно было постоянно. Аналогичные изменения затронули все документы по лизингу – списки объектов имущества, акты, расчеты отчислений от прибыли, переписка (ст. 97 нового перечня) Документы по залогу недвижимости 10 лет вместо постоянного хранения.

Как для лизинга, срок считают с момента истечения действия договора или выкупа имущества. В случае спора документы хранят до принятия решения по делу. Договор мены недвижимости До ликвидации организации, а не 5 лет.

Уточнено, что отсчитывают не только с истечения срока действия договора, но по прекращении обязательств по соглашению. Договор поручения 15 или 10 лет в зависимости от вида имущества вместо 5 лет Договор кредита или займа с условием о залоге имущества 10 лет

Касается также документов, подтверждающих предоставление средств и исполнение обязательств должником (это исключение из общего правила 5-летнего хранения кредитных договоров). Паспорта сделок 15 лет, а не постоянно.

Не распространяется на кредитные организации: для них по-прежнему 15-лет

В основном, договоры организации связаны с кадрами или управлением и распоряжением имуществом. В последнем случае это регулирует п. 1.3.1 приказа Росархива. Вот несколько важных позиций из него:

Соглашения об определении долей в праве собственности и документы (списки имущества, акты) к ним До ликвидации организации – Переписка о разделе долевой совместной собственности юридических лиц 5 лет – Документы (акты, балансы, заключения, решения) по подтверждению правопреемства имущественных прав и обязанностей при реорганизации юридических лиц До ликвидации организации – Переписка по вопросам установления прав на движимое и недвижимое имущество 5 лет – Документы (заявления, договоры, свидетельства, постановления, распоряжения, планы, паспорта, выписки) по оформлению земельных участков в собственность До ликвидации организации – Переписка по земельным вопросам 5 лет – Договоры купли-продажи земельных участков, зданий, строений, сооружений, помещений и документы (акты, документы по экспертизе, правоустанавливающие документы, разрешения на строительство (1) и ввод в эксплуатацию) к ним До ликвидации организации (1) В органах и организациях, выдающих разрешения на строительство – 15 лет после ввода объекта в эксплуатацию Договоры купли-продажи имущественного комплекса и документы к ним (решения, протоколы, акты, аудиторские заключения, реестры всех обязательств, балансы, уведомления) До ликвидации организации – Документы (заявки, акты оценки, переписка) по продаже движимого имущества 10 лет (1) (1) После продажи Договоры доверительного управления имуществом, в том числе ценными бумагами 10 лет (1) (1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору Акты о передаче имущества в доверительное управление 10 лет (1) (1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору Документы (акты, решения) о передаче собственником имущества в оперативное управление, хозяйственное ведение организации До ликвидации организации – Договоры (контракты) аренды (субаренды), безвозмездного пользования имуществом; документы (правоустанавливающие документы, акты приема-передачи, технические паспорта, планы, кадастровые планы, схемы, расчеты) к ним: (1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору

(2) По договорам (контрактам) аренды (субаренды), безвозмездного пользования государственным, муниципальным имуществом – 15 лет ЭПК (могут быть отобраны на постоянное хранение)

(3) Объектов культурного наследия – Постоянно

(4) Природоохранных зон – Постоянно а) недвижимого имущества; 10 лет (1) (2) (3) (4) б) движимого имущества 5 лет (1) (3) Уведомления о прекращении действия договоров (контрактов) аренды (субаренды), безвозмездного пользования зданиями, строениями, сооружениями, помещениями, земельными участками и иным имуществом 10 лет – Договоры залога; документы (заявки, правоустанавливающие документы по предметам залога, расчеты стоимости, заключения, акты, переписка) к ним 10 лет (1) (1) По истечении срока действия договора или выкупа имущества; при возникновении споров, разногласий сохраняются до принятия решения по делу Договоры мены: (1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору а) недвижимого имущества; До ликвидации организации б) движимого имущества 5 лет (1) Договоры проката 5 лет (1) (1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору Договоры поручения: (1) При возникновении споров, разногласий сохраняются до принятия решения по делу а) по недвижимому имуществу; 15 лет (1) б) по движимому имуществу 10 лет (1) Договоры на представление интересов государства в органах управления акционерных обществ, акции которых находятся в государственной собственности 5 лет ЭПК (1) (1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору Директивы о порядке голосования представителю интересов Российской Федерации в органах управления акционерных обществ, акции которых находятся в государственной собственности Постоянно – Поручения по голосованию представителям акционерных обществ в органах управления дочерних и зависимых обществ 5 лет (1) (1) После продажи акций дочерних и зависимых обществ или их ликвидации Доверенности (копии доверенностей) на участие в общем собрании владельцев ценных бумаг, участников (учредителей), пайщиков Постоянно – Доверенности на участие в органах управления (советах директоров, годовых и внеочередных собраниях акционеров) акционерных обществ, акции которых находятся в государственной, муниципальной собственности 5 лет (1) (1) После истечения срока действия или отзыва Договоры купли-продажи ценных бумаг, долей, паев До ликвидации организации – Документы (сертификаты, передаточные акты, выписки по счету депо, реестродержателей), подтверждающие переход прав собственности на ценные бумаги До ликвидации организации – Документы (добровольное предложение, обязательное предложение, конкурирующее предложение, уведомление, требование, банковские гарантии, копии отчета оценщика, рекомендации, информации, заявления, отчеты о принятии предложения, решения, требования, предписания), касающиеся приобретения более 30 процентов акций акционерного общества 5 лет (1) (1) По операциям с акциями и другими ценными бумагами, находящимися в государственной и муниципальной собственности – Постоянно Документы (решения, заявления, отзывы, уведомления, отчеты, списки владельцев ценных бумаг, сообщения, требования, информации, заключения), касающиеся приобретения и выкупа размещенных ценных бумаг их эмитентом 5 лет – Документы (заявления, распоряжения, справки-графики, акты) об оплате, размене, приеме-передаче векселей 5 лет – Документы (подписные листы, заявки на приобретение акций, листы подтверждения, карточки учета доходов акционеров) по акционированию 5 лет ЭПК – Акционерные соглашения, договоры об управлении и распоряжении акциями До ликвидации организации – Решение о выпуске (дополнительном выпуске) ценных бумаг, проспект ценных бумаг (основная, дополнительная часть), программа облигаций и условия выпуска (дополнительного выпуска) облигаций в рамках программы облигаций, а также изменения в них; отчет об итогах выпуска (дополнительного выпуска) ценных бумаг, уведомление об итогах выпуска (дополнительного выпуска) ценных бумаг, заявление для получения разрешения на размещение и (или) организацию обращения эмиссионных ценных бумаг российских эмитентов за пределами Российской Федерации; уведомления Центрального банка Российской Федерации о государственной регистрации (регистрации) на этапах эмиссии, о квалификации финансовых инструментов, уведомление о выдаче разрешения на размещение и (или) обращение ценных бумаг за пределами Российской Федерации, уведомление об аннулировании индивидуального номера (кода) дополнительного выпуска эмиссионных ценных бумаг До ликвидации организации – Отчеты эмитента: (1) Присланные для сведения отчеты эмитента за 1 квартал – До минования надобности.

(2) При отсутствии отчета за 1 квартал – Постоянно а) за 1 квартал (отчетного) года; Постоянно (1) б) за 2 – 4 кварталы (отчетного) года 5 лет (2) Списки лиц, осуществляющих права по ценным бумагам и списки владельцев ценных бумаг, составленные в целях исполнения обязанностей, предусмотренных федеральными законами До ликвидации организации – Списки аффилированных лиц До ликвидации организации – Реестры владельцев ценных бумаг (1), выписки из реестров владельцев ценных бумаг Постоянно (2) (3) (1) Состав сведений и документов, содержащихся в реестрах, определяется федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

(2) На постоянное хранение в государственные, муниципальные архивы передаются в случае прекращения ведения или ликвидации организации

(3) Выписки из реестра – 5 лет Договоры на ведение реестра владельцев ценных бумаг, акт приема-передачи документов и информации реестра 10 лет (1) (1) После истечения срока действия договора Лицевые счета владельцев ценных бумаг 5 лет (1) (1) После перехода права собственности на ценные бумаги Ведомости на выплату дивидендов (доходов) по ценным бумагам и иных выплат 50/75 лет – Переписка о начислении (выплате) дивидендов (доходов) по ценным бумагам и иных выплат 5 лет – Ведомости на выдачу компенсаций гражданам за причинение ущерба на финансовом и фондовом рынках 5 лет (1) (1) После выплаты компенсации Журналы, книги учета выдачи выписок из реестров владельцев ценных бумаг 5 лет – Сообщения о существенных фактах, содержащие информацию, подлежащую раскрытию на рынке ценных бумаг 5 лет (1) (1) При возникновении споров, разногласий сохраняется до принятия решения по делу Списки инсайдеров 5 лет (1) (1) После замены новыми Документы (требования, запросы), являющиеся основанием для передачи списков инсайдеров организаторам торговли 5 лет (1) (1) С даты направления или получения требования, запроса организатора торговли о передаче списка инсайдеров Информационные сообщения, подтверждающие передачу списков инсайдеров организаторам торговли 5 лет (1) (1) С даты передачи организатору торговли списка инсайдеров Документы (запросы, требования, уведомления, предписания) Центрального банка Российской Федерации, организатора торговли о предоставлении инсайдерами информации о совершенных ими операциях 5 лет (1) (1) С даты направления или получения запроса о предоставлении инсайдерами информации о совершенных ими операциях Уведомления о совершенных инсайдерами операциях 5 лет (1) (1) С даты предоставления инсайдерами информации о совершенных ими операциях Локальные нормативные акты (приказы, решения), устанавливающие порядок доступа к инсайдерской информации, правила охраны ее конфиденциальности и контроля за соблюдением требований законодательства Российской Федерации о противодействии неправомерному использованию инсайдерской информации и манипулированию рынком, правила внутреннего контроля по предотвращению, выявлению и пресечению неправомерного использования инсайдерской информации и (или) манипулирования рынком, условия совершения операций с финансовыми инструментами лицами, включенными в список инсайдеров, и связанными с ними лицами 5 лет ЭПК (1) (1) После замены новыми Журналы (базы данных) учета уведомлений о включении лиц в список инсайдеров или исключении из него 5 лет – Журналы (базы данных) учета, регистрации уведомлений, запросов и предоставления инсайдерской информации 5 лет – Договоры об отчуждении исключительного права на результат интеллектуальной деятельности или средство индивидуализации 5 лет ЭПК (1) (1) По истечении срока действия исключительного права Договоры лицензионные о передаче прав на результат интеллектуальной деятельности или средство индивидуализации 5 лет (1) (1) После истечения срока действия договора Журналы, базы данных регистрации договоров (контрактов) аренды (субаренды), безвозмездного пользования: (1) По договорам (контрактам) аренды (субаренды), безвозмездного пользования государственным, муниципальным имуществом – 15 лет ЭПК.

(2) Объектов культурного наследия – Постоянно

(3) Природоохранных зон – Постоянно а) недвижимого имущества; 10 лет (1) (2) (3) б) движимого имущества 5 лет (1) (3) Журналы, базы данных регистрации договоров: – а) об отчуждении (приобретении) недвижимого имущества; До ликвидации организации б) покупок, продаж движимого имущества 5 лет

Остальные позиции по договорам ищите в приказе Росархива от 20.12.2019 № 236.

Источник

Сколько хранить договоры в организации

Сколько должны храниться договоры в организациях — не менее 5 лет после истечения срока их действия или прекращения обязательств по ним. Срок хранения различных видов контрактов указан в приказе Росахрива №236 от 20.12.2019.

Сроки хранения документации организации, в том числе договорной, указаны в законодательстве (приказ Росахрива №236 от 20.12.2019), так как имеют значение для контроля за ее деятельностью со стороны государства. Но не всегда законы содержат точный ответ на вопрос, сколько лет нужно хранить договоры с контрагентами по конкретным видам взаимоотношений. В этом случае рекомендуется исходить из общих правил.

Зачем это нужно

Зачем, где и сколько хранить договоры с клиентами — вопросы, имеющие большое значение для деятельности организации. Контракты и соглашения определяют обязательства сторон — самой компании и ее партнера. Текущее хранение соглашений (до их исполнения, прекращения или если их действие заканчивается в текущем году) организуется для отслеживания своевременного исполнения обязанностей, предъявления претензий, то есть обеспечения нормальной хозяйственной деятельности.

Руководитель организации решает, у кого должны храниться договоры во время их исполнения. Обычно это входит в полномочия юридического отдела или бухгалтерии, секретаря. Отслеживание выполнения обязательств вменяется конкретным лицам: юристу, начальнику склада и т. д. Для этого создается копия документа.

Хранение после передачи в архив имеет значение при расчете налогов и сборов (ст. 23 и ст. 283 НК обязывают юрлицо хранить документы о доходах и убытках не менее 4 и 10 лет соответственно), при осуществлении иных надзорных мероприятий.

Как определить срок

Чтобы решить, какой срок хранения договоров в организации установить для конкретного вида документов, рекомендуется обратиться к законодательным актам:

Основной нормативный документ о сроках — Перечень видов документации организации (далее Перечень), утвержденный приказом Росархива №236 от 20.12.2019, применяемый с 18.02.2020. Поиск осуществляется по:

Что делать, если срок не установлен

В соответствии с Перечнем в этом случае необходимо обеспечить сохранность документов в течение 5 лет с момента истечения срока действия, прекращения обязательств. Период в 5 лет отсчитывать необходимо с 1 января года, следующего за годом окончания делопроизводства.

Сроки в зависимости от вида договора

Чтобы узнать, сколько лет хранятся договоры с поставщиками, арендаторами, покупателями, рекомендуется обратиться к п. 1.3.1 приказа Росархива.

Основные позиции приведены в таблице:

До ликвидации организации

Недвижимого имущества — 10

Движимого имущества — 5

По недвижимому имуществу — 15

По движимому имуществу — 10

Вид	Установленный период (лет)
Соглашения об определении долей в праве собственности
По оформлению земельных участков в собственность, купле-продаже и т. д.	До ликвидации
Купле-продаже зданий, сооружений, имущественных комплексов
О передаче права на результат интеллектуальной деятельности	5
О закупках отдельными видами юрлиц	5
Учредительные	До ликвидации, затем передаются в муниципальный архив

Сколько хранить в архиве

Из системного толкования закона следует, что хранение договоров в организации подразделяется на два вида:

Такая классификация следует из общих начал делопроизводства. В приказе Росархива не указано, где должны храниться договоры в организации, на практике исходят из конкретной ситуации. Пока документ используется, его хранят в конкретном отделе, бухгалтерии, затем — в архиве. Под законодательно установленным периодом сохранности понимается период после сдачи в архив. Информация о сроках берется из Перечня. Если контракт смешанный, следует определить период сохранности для каждого вида и применять максимальный.

Последствия нарушения сроков

Важно знать, сколько хранятся договоры в архиве (5, 10 лет или больше), так как это имеет значение для налогообложения. По ст. 120 НК возможно привлечение к налоговой ответственности за грубое нарушение правил учета объектов налогообложения и первичных документов. Хотя контракт обычно не относится к первичным документам, в судебной практике встречались случаи признания его подтверждением факта совершения хозяйственной операции. Ст. 126 НК предусматривает ответственность за непредставление документации для проведения налогового контроля.

В КоАП перечислены составы правонарушений: грубое нарушение требований к бухучету (ст. 15.11) и нарушение правил формирования архивов (ст. 13.20). Эти нормы применяются при несоблюдении периодов сохранности, установленных в приказе Росархива.

Источник

Срок хранения договоров аренды земельных участков

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Программа разработана совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Обзор документа

Приказ Министерства экономического развития РФ от 9 июля 2014 г. № 435 “Об утверждении порядка и сроков хранения содержащихся в государственном кадастре недвижимости документов”

В соответствии с частью 3 статьи 4 Федерального закона от 24 июля 2007 г. № 221-ФЗ «О государственном кадастре недвижимости» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2007, № 31, ст. 4017; 2008, № 30, ст. 3597, 3616; 2009, № 1, ст. 19; № 19, ст. 2283; № 29, ст. 3582; № 52, ст. 6410, 6419; 2011, № 1, ст. 47; № 23, ст. 3269; № 27, ст. 3880; № 30, ст. 4563, 4594, 4605; № 49, ст. 7024, 7061; № 50, ст. 7365; 2012, № 31, ст. 4322; № 47, ст. 6390; № 50, ст. 6960; 2013, № 14, ст. 1651; № 23, ст. 2866; № 27, ст. 3477; № 30, ст. 4083; 2014, № 26, ст. 3377), а также пунктом 5.2.28(23) Положения о Министерстве экономического развития Российской Федерации, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 5 июня 2008 г. № 437 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2008, № 24, ст. 2867; № 46, ст. 5337; 2009, № 3, ст. 378; № 18, ст. 2257; № 19, ст. 2344; № 25, ст. 3052; № 26, ст. 3190; № 38, ст. 4500; № 41, ст. 4777; № 46, ст. 5488; 2010, № 5, ст. 532; № 9, ст. 960; № 10, ст. 1085; № 19, ст. 2324; № 21, ст. 2602; № 26, ст. 3350; № 40, ст. 5068; № 41, ст. 5240; № 45, ст. 5860; № 52, ст. 7104; 2011, № 9, ст. 1251; № 12, ст. 1640; № 14, ст. 1935; № 15, ст. 2131; № 17, ст. 2411, 2424; № 32, ст. 4834; № 36, ст. 5149, 5151; № 39, ст. 5485; № 43, ст. 6079; № 46, ст. 6527; 2012, № 1, ст. 170, 177; № 13, ст. 1531; № 19, ст. 2436, 2444; № 27, ст. 3745, 3766; № 37, ст. 5001; № 39, ст. 5284; № 51, ст. 7236; № 52, ст. 7491; № 53, ст. 7943; 2013, № 5, ст. 391; № 14, ст. 1705; № 33, ст. 4386; № 35, ст. 4514; № 36, ст. 4578; № 45, ст. 5822; № 47, ст. 6120; № 50, ст. 6606; № 52, ст. 7217; 2014, № 6, ст. 584; № 15, ст. 1750; № 16, ст. 1900; № 21, ст. 2712), приказываю:

Утвердить прилагаемые Порядок и сроки хранения содержащихся в государственном кадастре недвижимости документов.

Министр

А.В. Улюкаев

Зарегистрировано в Минюсте РФ 25 августа 2014 г.

Порядок и сроки
хранения содержащихся в государственном кадастре недвижимости документов
(утв. приказом Министерства экономического развития РФ от 9 июля 2014 г. № 435)

I. Общие положения

2. Хранению органом кадастрового учета подлежат документы, включенные в:

1) кадастровые дела объектов недвижимости;

2) кадастровые дела территориальных зон;

3) кадастровые дела зон с особыми условиями использования территорий;

4) кадастровые дела кадастрового деления;

5) кадастровые дела геодезической основы ГКН;

6) кадастровые дела картографической основы ГКН;

7) кадастровые дела участков Государственной границы Российской Федерации;

кадастровые дела границ между субъектами Российской Федерации;

9) кадастровые дела границ муниципальных образований;

10) кадастровые дела границ населенных пунктов;

11) учетные дела, формируемые из заявлений и необходимых для кадастрового учета документов;

12) дела нерассмотренных заявлений, формируемые из оригиналов заявлений с оттиском штампа об отказе в их приеме.

4. Ведение и (или) хранение документов ГКН на электронных носителях осуществляется с использованием автоматизированной информационной системы ГКН (АИС ГКН), обеспечивающей предотвращение доступа к ним посторонних лиц, а также искажение, подделку или утрату содержащейся в них информации.

II. Порядок хранения документов ГКН

5. В кадастровое дело объекта недвижимости помещаются следующие документы:

2) межевой план, технический план, акт обследования, подтверждающий прекращение существования объекта;

3) документы, подтверждающие в соответствии с законодательством Российской Федерации установление (изменение) характеристик объекта недвижимости;

4) копия документа, подтверждающего соответствующие полномочия представителя заявителя;

5) копия документа, устанавливающего или удостоверяющего право заявителя на соответствующий объект недвижимости;

6) копия документа, подтверждающего установленное или устанавливаемое ограничение (обременение) вещных прав на такой объект недвижимости в пользу заявителя;

7) копия документа, подтверждающего согласование проекта межевания земельного участка, если указанная копия не включена в состав межевого плана;

копия разрешения на ввод объекта в эксплуатацию, если указанная копия не включена в состав технического плана;

9) копия документа, подтверждающего разрешение земельного спора о согласовании местоположения границ земельного участка, если указанная копия не включена в состав межевого плана;

10) заверенная органом местного самоуправления поселения или городского округа по месту расположения земельного участка, находящегося в общей долевой собственности, либо нотариально удостоверенная копия проекта межевания земельных участков, если указанная копия не включена в состав межевого плана;

11) протоколы проверки документов;

12) решения, принимаемые органом кадастрового учета (об исправлении технических ошибок в сведениях ГКН, а также о приостановлении осуществления кадастрового учета, об отказе в осуществлении кадастрового учета);

13) документы, поступающие в орган кадастрового учета в порядке внутриведомственного информационного взаимодействия;

14) акт (акты) определения кадастровой стоимости;

15) формы государственного реестра земель кадастрового района, содержащие сведения о ранее учтенном земельном участке;

16) документы, на основании которых сведения о ранее учтенных объектах недвижимости включаются в государственный кадастр недвижимости, в том числе полученные по запросу органа кадастрового учета.

6. Если поступивший в орган кадастрового учета документ содержит сведения о нескольких объектах недвижимости, такой документ включается в сформированное в электронном виде кадастровое дело каждого объекта недвижимости (электронное кадастровое дело), сведения о котором содержатся в таком документе, после сканирования такой документ в бумажном виде помещается в кадастровое дело объекта недвижимости с наименьшим кадастровым номером.

7. В кадастровое дело объекта недвижимости, являющегося линейным сооружением, расположенным на территории более чем одного кадастрового округа, формируемое подразделением органа кадастрового учета, принявшим решение об осуществлении кадастрового учета, помещаются документы, содержащие сведения как о сооружении в целом, так и об условных частях линейного сооружения. В кадастровые дела, формируемые подразделениями органа кадастрового учета, осуществившими внесение в реестры объектов недвижимости кадастровых округов сведений об условных частях линейного сооружения, помещаются документы, содержащие сведения об условных частях линейного сооружения, расположенных в пределах соответствующего кадастрового округа, протокол проверки документов, сводный протокол проверки документов, уведомление о присвоении линейному сооружению кадастрового номера.

9. В случаях, предусмотренных пунктом 26 Порядка ведения государственного кадастра недвижимости, утвержденного приказом Минэкономразвития России от 4 февраля 2010 г. № 42 (зарегистрирован Минюстом России 31 марта 2010 г., регистрационный № 16771)**, заявления помещаются в дела нерассмотренных заявлений, которые идентифицируются регистрационным номером заявления.

10. Журналы учета кадастровых номеров и документы, содержащие сведения о ранее учтенных земельных участках, расположенных в пределах одного кадастрового квартала, на бумажном носителе помещаются в кадастровое дело соответствующей единицы кадастрового деления.

11. В дела, содержащие документы, признанные вещественными доказательствами по уголовному делу, в связи с чем в порядке, установленном федеральным законом, осуществлена их выемка, помещаются копии изъятых документов и протокола выемки документов, а также предназначенный органу кадастрового учета экземпляр акта о выдаче документов во временное пользование (второй экземпляр передается получателю документов). Копии указанных документов должны находиться в деле до момента возврата изъятых документов. После возвращения документов и проверки их на соответствие хранящимся в деле копиям в акте о выдаче документов во временное пользование делается соответствующая отметка, копии документов исключаются из состава дела.

12. Выдача дел из хранилища и возвращение их в хранилище регистрируются в электронной книге выдачи и (или) возвращения дел во временное пользование сторонним органам.

13. Место нахождения в архиве документов, хранящихся в бумажном виде, закрепляется стеллажными указателями с оформленными ярлыками.

Кадастровые дела объектов недвижимости размещаются в порядке возрастания кадастровых номеров объектов недвижимости, иные кадастровые дела размещаются в порядке возрастания учетных номеров или обозначений, предусмотренных для идентификации соответствующих кадастровых дел. Кадастровые дела, идентифицируемые наименованиями территорий (субъектов Российской Федерации, муниципальных образований, населенных пунктов), размещаются в алфавитном порядке.

14. Ведение реестров кадастровых дел, помещенных в архив, осуществляется в электронном виде.

16. Сформированные до вступления в силу настоящего Порядка кадастровые дела в форме бумажных документов подлежат передаче на хранение в архив после проведения работ по их перекомплектованию и переводу в электронный вид в соответствии с настоящим Порядком.

При проведении указанных работ документы, не подлежащие помещению в кадастровые дела, из кадастровых дел изымаются с одновременным формированием новой описи документов, хранящихся в кадастровом деле. При этом старая опись документов, хранящихся в кадастровом деле, не уничтожается, а помещается в кадастровое дело с отметками об изъятых документах.

III. Сроки хранения документов ГКН

17. Постоянному хранению подлежат кадастровые дела, содержащиеся в них документы, за исключением кадастровых дел объектов недвижимости, сведениям о которых присвоен статус «аннулированные»; уничтожение кадастровых дел или изъятие из них каких-либо частей, за исключением случаев, предусмотренных пунктом 16 настоящего Порядка, не допускается.

18. Временному хранению подлежат кадастровые дела объектов недвижимости, сведениям о которых присвоен статус «аннулированные», учетные дела, дела нерассмотренных заявлений.

Сроки хранения отдельных видов дел приведены в приложении к настоящему Порядку.

* Собрание законодательства Российской Федерации, 2007, № 31, ст. 4017; 2008, № 30, ст. 3597, 3616; 2009, № 1, ст. 19; № 19, ст. 2283; № 29, ст. 3582; № 52, ст. 6410, 6419; 2011, № 1, ст. 47; № 23, ст. 3269; № 27, ст. 3880; № 30, ст. 4563, 4594, 4605; № 49, ст. 7024, 7061; № 50, ст. 7365; 2012, № 31, ст. 4322; № 47, ст. 6390; № 50. ст. 6960; 2013, № 14, ст. 1651; № 23, ст. 2866; № 27, ст. 3477; № 30, ст. 4083.

** С изменениями, внесенными приказом Минэкономразвития России от 12 марта 2014 г. № 121 (зарегистрирован Минюстом России 21 апреля 2014 г., регистрационный № 32039).

Приложение
к Порядку и срокам хранения
содержащихся в государственном
кадастре недвижимости документов

Сроки хранения документов государственного кадастра недвижимости

№ п/п	Вид документа или дела	Срок хранения	Примечания
1	Документы кадастровых дел объектов недвижимости (статус сведений ГКН об объекте недвижимости «ранее учтенные», «временные», «учтенные», «архивные»)	постоянно
2	Документы иных кадастровых дел	постоянно
3	Документы кадастровых дел объектов недвижимости (статус сведений ГКН об объекте недвижимости «аннулированные»)	10 лет*	со дня принятия решения об аннулировании и исключении сведений из ГКН
4	Учетные дела	10 лет*	со дня принятия решения об отказе в осуществлении кадастрового учета
5	Дела нерассмотренных заявлений	10 лет*	со дня подачи заявления о кадастровом учете

* С учетом срока исковой давности, указанного в пункте 2 статьи 196 Гражданского кодекса Российском Федерации.

Обзор документа

Установлен порядок хранения документов, содержащихся в государственном кадастре недвижимости (ГКН).

Хранению подлежат документы, включенные в кадастровые, учетные дела, а также дела нерассмотренных заявлений. Определен состав документов, помещаемых в указанные дела.

Определены сроки хранения документов. Так, кадастровые дела объектов недвижимости, сведениям о которых присвоен статус «аннулированные», учетные дела и дела нерассмотренных заявлений хранятся в течение 10 лет. Документы кадастровых дел объектов недвижимости (статус сведений «ранее учтенные», «временные», «учтенные», «архивные») и иных кадастровых дел подлежат постоянному хранению.

Источник