Самые частые ошибки в бухгалтерском учете (часть 2)
Продолжаем обзор наиболее распространенных ошибок, которые может допустить бухгалтер во время работы. Мы также составили рейтинг финансовых рисков, грозящих компании в случае обнаружения огрехов.
Это вторая и завершающая часть статьи, прочитать первую часть материала можно здесь.
Расходы на бензин
Рейтинг: Опасность 2, Повторяемость 3
Если предприятие списывает ГСМ по не утвержденным нормам, то, скорее всего, это приведет бухгалтера к ошибкам при расчете затрат. Лимиты выбытия горючего отличаются от «Норм расхода топлива и смазочных материалов», утвержденных Минтрансом РФ от 29 апреля 2003 года. Директор предприятия должен утвердить пределы использования ГСМ и порядок учета расходов.
Неучтенная операция
Рейтинг: Опасность 4, Повторяемость 5
Одна из самых частых ошибок бухгалтера – неучтенные продажи или покупки товара. В результате такой оплошности компания уплатит лишние налоги или заплатит штраф, по итогам проверки. Обнаружить помарку можно только перепроверив каждую запись.
Неточность предшествующего года, выявленная уже после утверждения баланса, исправляется записями по соответствующим счетам в текущем периоде, в корреспонденции с нераспределенной прибылью или непокрытым убытком. Другой вариант исправления – пересчет сравнительных показателей, то есть исправление данных, как если бы ошибка никогда не была допущена.
Неправильный ценник
Рейтинг: Опасность 5, Повторяемость 2
Несвоевременное включение издержек в себестоимость продукции приводит к неверному расчету цен на продаваемые товары.
Например, транспортные услуги списываются на счет 44 «Расходы на продажу» в периоде, следующем за месяцем, в котором они были оказаны. Согласно пункту 5 статьи 8 Закона о бухгалтерском учете, все хозяйственные операции подлежат своевременной регистрации на счетах без каких-либо пропусков или изъятий. Но из-за расхождений в ПБУ и НК приходится учитывать следующее.
Для бухгалтерского учета
Если в Учетной политике не прописаны условия проведения инвентаризации, то инспектор может усомниться в итогах внутренней проверки
Согласно пункту 18 ПБУ 10/99, расходы признаются в том отчетном периоде, в котором они имели место, независимо от времени фактической выплаты денежных средств и иной формы осуществления. Специалист учета должен составить промежуточную бухгалтерскую отчетность за месяц, затем за квартал нарастающим итогом с начала отчетного года. Таким образом, издержки, относящиеся к конкретному периоду, подлежат отражению в регистрах бухгалтерского учета того месяца, к которому относятся.
Для налогового учета
Расходы признаются в том отчетном периоде, в котором затраты возникают исходя из условий сделок.
Не те санкции
Рейтинг: Опасность 2, Повторяемость 4
Неверно отражено начисление пеней и штрафов по налогу на прибыль, НДС, в результате будет неправильно рассчитан финансовый результат. Чаще всего бухгалтер допускает ошибку, относя санкции на счет 91.2 «Прочие расходы». Согласно Инструкции по применению Плана счетов на счете 99 «Прибыли и убытки» в течение отчетного года отражаются суммы причитающихся налоговых санкций в корреспонденции со счетом 68 «Расчеты по налогам и сборам».
НДС на право требование
Рейтинг: Опасность 3, Повторяемость 5
Ошибки в расчете НДС при покупке долга приводят к уплате лишнего налога. Бухгалтер должен помнить, что с 1 октября 2011 года пункт 1 статьи 155 Налогового кодекса РФ действует в обновленной редакции. Когда кредитор уступает долг по договору поставки товаров, НДС начисляется только на сумму превышения дохода от сделки над размером долга. Если же эта разница отрицательна, налог платить не нужно.
Обязательный платеж
Рейтинг: Опасность 4 Повторяемость 5
Компанию, применяющую УСН и не уплачивающую минимальный налог, ждут доначисления. Согласно пункту 6 статьи 346.18 Налогового кодекса РФ если по итогам года платеж в казну, рассчитанный исходя из поступивших доходов и понесенных расходов, меньше суммы сбора установленного НК, то заплатить в бюджет нужно именно минимальный налог.
Внутренняя проверка
Рейтинг: Опасность 2 Повторяемость 4
Несвоевременное включение издержек в себестоимость продукции приводит к неверному расчету цен на продаваемые товары.
Если в Учетной политике не прописаны условия проведения инвентаризации, то инспектор может усомниться в итогах внутренней проверки. Фирма может установить количество имущественных и финансовых ревизий и их даты, список собственности и обязательств, подлежащих пересчету. Лучший вариант для организации – указать, что обязательная проверка проводится раз в год, в конце налогового периода. Но в то же время допускаются квартальные инвентаризации на усмотрение руководства. Также в учетной политике перечисляются те сотрудники, кто проводит процедуру.
Ограничение разговоров
Рейтинг: Опасность 3 Повторяемость 3
Руководитель организации должен издать указ, ограничивающий разговоры сотрудников по рабочим телефонам. Бывает, что в документе забывают указать единицу измерения лимита, а значит никакого предела минут или потраченных денег – нет. То есть, фактически приказ сотрудниками не исполняется. Издержки на мобильные разговоры бухгалтерской службой компании ежемесячно полностью списываются на затраты без подтверждения производственного характера разговоров, например, роуминг.
Когда расходы превышают установленные приказом лимиты, то на «лишние» суммы нужно начислить НДФЛ.
Без отпускных
Рейтинг: Опасность 1 Повторяемость 4
Если рассчитать отпускные без учета премий, то сотрудник получит меньшую сумму, чем должен. Бухгалтеру нужно учитывать все деньги, переведенные персоналу по итогам работы за предшествующий календарный год.
Без документов
Рейтинг: Опасность 4 Повторяемость 3
Когда не оформляются первичные документы: накладная, акты на списание материалов и прочее – инспекторы могут отказать в применении вычетов или расходов. С учетом того, что практически все компании пользуются компьютерными бухгалтерскими программами, сотрудники налоговой запрашивают документы на бумаге. И даже электронный документооборот не спасет, так как всегда есть опасность выездной проверки, в ходе которой будут исследоваться оригиналы бумаг. На фирме должны всегда помнить, что согласно пункту 11 «Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов», операции по поступлению, перемещению и выбытию МПЗ должны оформляться первичными документами.
Сергей Пронин, эксперт журнала «Расчет»
ПРАКТИЧЕСКАЯ ЭНЦИКЛОПЕДИЯ БУХГАЛТЕРА
Полная информация о правилах учета и налогах для бухгалтера.
Только конкретный алгоритм действий, примеры из практики и советы экспертов.
Ничего лишнего. Всегда актуальная информация.
10 типичных ошибок начинающего бухгалтера
Начинающие бухгалтеры нередко допускают ошибки. Обычно они одни и те же. Рассмотрим десять наиболее типичных.
Вопрос: В мае текущего года бухгалтер обнаружил, что начиная с сентября прошлого отчетного года неверно рассчитывается и начисляется амортизация по одному из объектов ОС: 600 000 руб. в месяц вместо 680 000 руб. в месяц. В результате сумма недоначисленной амортизации за прошлый год составила 320 000 руб. Отчетность за прошлый год утверждена. На конец отчетного года у организации отсутствовали незавершенное производство и остатки готовой продукции на складе.
Как исправить ошибку?
Посмотреть ответ
1. Некорректное заполнение документов
Несмотря на то что на первый взгляд эту ошибку легко избежать, допускают ее довольно часто. Распространена она не только у начинающих, но даже у опытных бухгалтеров. Прежде всего она связана с высокой загруженностью, когда необходимо в течение небольшого промежутка времени обработать большой объем документации. Вторая причина – невнимательность.
В любом случае возврат ошибочно зачисленных или находящихся на статусе «невыясненный платеж» денег – сложная задача. Поэтому лучше тщательно перепроверять реквизиты после их внесения в бумажный или электронный документ.
2. Пренебрежение КПП
КПП расшифровывается как «код причины постановки на учет». Он присваивается всем юридическим лицам после регистрации. Это обязательный реквизит. Однако еще совсем недавно его указанием можно было пренебречь – деньги, перечисленные без КПП, все равно доходили до получателя. С весны 2019 года Центробанк ужесточил правила безналичного перечисления средств, поэтому если не указать КПП, платеж либо вернется отправителю, либо будет проведен получателем как невыясненный. Многие начинающие бухгалтеры до сих пор не прописывают КПП в платежных документах, что приводит к дальнейшему возникновению проблем.
3. Двойное списание
Еще одна распространенная ошибка начинающего бухгалтера – двойное списание материальных ценностей с баланса предприятия при формировании первичных документов бухгалтерской отчетности. Устранить такую ошибку можно, правда, придется заново составлять документацию. Но делать это нужно вовремя: если недостаток «всплывет» в ходе налоговой проверки, могут насчитать недоимку по одному из платежей и привлечь бухгалтера к административной или налоговой ответственности.
4. Использование старых форм документов
Формы бухгалтерских документов постоянно меняются. И если с документами первичного учета это происходит не так часто, то с отчетами в ФСС и ПФ – регулярно. Осложняет ситуацию и то, что ведомства обычно напрямую не уведомляют предприятия о смене формы. Информацию об этом размещают на официальном сайте. Опытные бухгалтеры периодически проявляют соответствующие разделы порталов служб, а вот начинающие специалисты пренебрегают такой проверкой. Это может вызвать серьезные трудности, особенно если отчет подается в конце периода и времени на его исправление мало или нет совсем.
5. Несоблюдение правил учета движения основных средств
Правила учета основных средств организации закреплены в Методических указаниях по бухучету №91н, утвержденных Минфином. Их должен знать каждый бухгалтер. Но на практике с документом знакомы далеко не все специалисты. Причем не знают его не только начинающие, но и опытные сотрудники. Особенно распространена эта проблема на небольших предприятиях.
Чаще всего ошибаются:
Такие ошибки могут повлечь:
6. Неправильное начисление страховых взносов
Еще одна очень распространенная ошибка связана с неправильным начислением и выплатой страховых взносов. Сводится она к тому, что они рассчитываются только исходя из фактически полученной работником заработной платы. Однако помимо нее при расчете страховых взносов нужно учитывать:
Эта ошибка связана в первую очередь с тем, что единого нормативного акта, указывающего, что должно облагаться страховыми взносами, а что нет, просто не существует. Значительная часть информации об этом содержится в практике Верховного суда РФ, которая, к слову, постоянно меняется. Это требует от бухгалтера тщательного изучения нормативных документов и постановлений судов по вопросам уплаты страховых взносов.
7. Неправильное исчисление налоговой базы и налогового периода
Начинающие бухгалтеры пренебрегают подробным изучением законодательства. А зря. По этой причине часто происходят такие ошибки, как:
Результат таких просчетов – перерасчет фискальных платежей и начисление на недоплаченную часть пеней, которые приносят предприятию убытки.
Для того чтобы избежать подобных ошибок, бухгалтер должен не только изучать нормативно-правовые акты, касающиеся его работы, но и постоянно следить за изменениями, которые часто в них вносят.
8. Некорректное удержание задолженности из зарплаты работника
Очень часто допускают ошибки, связанные с неправильным удержанием задолженности из заработной платы работника, который является должником, по постановлению судебного пристава-исполнителя. Они сводятся к следующему:
Причина ошибок нередко кроется не только в неопытности бухгалтера. Дело в том, что в действующем законодательстве содержатся далеко не все правила удержания, а только их часть. Остальные – в подзаконных актах и постановлениях Верховного и Конституционного судов.
Нарушения могут привести к привлечению бухгалтера к административной ответственности и обязанности выплатить немаленький штраф.
9. Неправильное определение амортизационной группы
Каждая единица имущества, находящаяся на балансе предприятия, должна быть отнесена к той или иной амортизационной группе. От этого напрямую зависит сумма налогов, которая будет выплачена за это имущество в пользу государства. Но очень часто имущество относят не к той группе. Это происходит по трем основным причинам:
Если амортизационная группа будет определена неправильно, налоговая служба вправе ее изменить самостоятельно при выявлении недочета. Это повлечет к перерасчету стоимости налоговой базы и увеличению суммы налога. Чаще всего такой перерасчет происходит не в пользу предприятия.
10. Неправильное заполнение путевых листов
Путевые листы тоже могут вызвать у начинающего бухгалтера затруднения. Все ошибки, которые в них допускают, можно разделить на две большие группы:
Первые сводятся к неправильному проставлению реквизитов документа или использованию устаревшей формы. Вторые – к внесению недостоверной или некорректной информации. Это выражается в:
Подобные недочеты могут вызвать как проблемы с надзорными органами, так и вопросы со стороны руководства предприятия, так как существенно искажают сведения о расходе горюче-смазочных материалов.
Хотя путевой лист заполняет преимущественно водитель, проверка и учет «путевок» — обязанность бухгалтера, поэтому вопросы в случае ошибок могут возникнуть и к нему.
ТОП-5: Самые распространенные ошибки при ведении бухгалтерии
Все бухгалтеры и компании разные, но основные ошибки, которые совершаются в налоговом учете, чаще всего похожи. Для того, чтобы разобраться и исключить типичные ошибки в бухгалтерии, мы составили рейтинг самых распространенных ошибок бухгалтеров.
Первичная документация
Практически не было ни одной компании, которая пришла бы к нам на бухгалтерское обслуживание с нормальным состоянием первичной документации. Более того, больше чем у половины компаний ведение первичной документации вообще не систематизировано, и первым делом нам приходится тратить время на восстановление документов и приведение их в порядок.
У многих компаний нет понимания, что в первую очередь важна не сама отчетность, а те документы, на основе которой она сделана. Именно к ним будут апеллировать налоговые органы в случае проверки и именно по ним формируется налоговая отчетность.
Кадровый учет
Некоторые компании заключают трудовые договоры и на этом успокаиваются, некоторые не делают даже этого.
Ситуация, когда у компании в порядке весь набор внутренних документов, крайне редка. На моей памяти не было ни одного клиента, которого не могла бы оштрафовать трудовая инспекция. Многие, кстати, именно после этого и задумывались о существующих рисках и меняли свой подход к оформлению документации.
Математические ошибки
Ошибки при составлении годового бухгалтерского баланса
Есть около 10 стандартных ошибок, которые от раза к разу повторяются больше чем в половине компаний. Например, часто «входящие» данные в годовом балансе на совпадают с «исходящим» за прошлый год, часто неправильно зачитываются кредиторские обязательства в счет дебиторских, не списываются задолженности с истекшим исковым сроком давности, неверно отражаются данные по статьям учета.
Это и многое другое является признаком низкой квалификации бухгалтера, готовящего баланс.
Ошибки из-за незнания нового законодательства
Многие бухгалтеры не успевают за этими изменениями либо игнорируют их. В итоге – многочисленные типичные ошибки. В 2015 году таких ошибок как никогда много, именно потому, что изменилось много «незначительных» правил. Конечно, уследить за всем очень сложно, и это одна из самых распространенных разновидностей ошибок в ведении бухгалтерского учета.
Типовые нарушения и недостатки в бухгалтерском учете и отчетности
Автор: Репин А., эксперт информационно-справочной системы «Аюдар Инфо»
Вопросы ведения бухгалтерского (бюджетного) учета, достоверности бухгалтерской (бюджетной) отчетности в обязательном порядке включаются в программы ревизий и проверок государственных (муниципальных) учреждений. В публикации мы рассмотрим типовые нарушения и недостатки, выявленные в ходе проверок территориальными органами Федерального казначейства (по материалам Письма Федерального казначейства от 29.05.2020 № 07-04-05/21-10615).
Недостатки при формировании учетной политики
Проверка состояния бухгалтерского (бюджетного) учета и достоверности бухгалтерской (бюджетной) отчетности всегда начинается с изучения учетной политики проверяемого учреждения. Напомним, что принятая учреждением учетная политика должна применяться последовательно из года.
Ее изменения могут производиться только в случаях:
изменения законодательства РФ или нормативных актов органов, осуществляющих регулирование бюджетного учета;
разработки новых способов ведения бухгалтерского учета. Исправления в учетную политику по данному виду оснований вносятся в случае изменения ранее использовавшегося способа ведения бухгалтерского учета. К таким случаям относятся, в частности, изменении требований в части начисления амортизации материальных и нематериальных активов; изменение порядка оценки списываемых материальных запасов, порядка определения стоимости материальных запасов при их изготовлении учреждением, порядка определения стоимости ценностей, учитываемых на забалансовых счетах;
существенное изменение условий деятельности учреждения. Оно может быть связано, например, с реорганизацией, изменением видов деятельности (допустим, когда учреждение начинает оказывать какой-либо новый вид услуг).
Недостатки при оформлении первичных документов
В силу ст. 9 Закона о бухгалтерском учете и п. 7 Инструкции № 157н все хозяйственные операции, проводимые учреждением, должны оформляться оправдательными документами. Следовательно, любая операция, осуществленная учреждением, должна быть подтверждена соответствующим первичным документом.
Первичные учетные документы принимаются к бухгалтерскому учету при условии отражения в нем всех реквизитов, предусмотренных унифицированной формой документа (при отсутствии унифицированной формы – обязательных реквизитов, предусмотренных п. 7 Инструкции № 157н), и при наличии на документе подписи руководителя субъекта учета или уполномоченных им на то лиц.
К данной группе можно отнести следующие нарушения:
принятие к учету первичных документов, форма которых не утверждена Приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению» (далее – Приказ № 52н) и не предусмотрена учетной политикой учреждения;
принятие к бухгалтерскому учету первичных учетных документов, которыми оформлены не имевшие места факты хозяйственной жизни (п. 5 ст. 161 БК РФ, ч. 1 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете, абз. 5 п. 3 Инструкции № 157н);
несвоевременное формирование первичных документов. Например, имел место факт составления первичного документа – бухгалтерской справки на поступление объекта нефинансовых активов – права пользования служебным помещением (часть помещений здания) по истечении восьми месяцев с момента совершения факта хозяйственной жизни – заключения договора безвозмездного пользования служебным помещением;
отражение в бухгалтерском учете операций без оформления первичных документов. Допустим, выявлены факты начисления и выплаты заработной платы за счет средств, источником финансового обеспечения которых является субсидия из федерального бюджета на выполнение государственного задания, без оформления первичных учетных документов по начислению и выплате заработной платы;
принятие к учету первичных учетных документов при отсутствии обязательных реквизитов. Например, товарные накладные, акты о приемке-передаче объектов нефинансовых активов принимались к учету при отсутствии обязательных реквизитов (наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события, а также подписи лиц, с указанием их фамилий, инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц) (пп. 6, 7 ч. 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете, п. 25 ФСБУ «Концептуальные основы бухгалтерского учета и отчетности организаций государственного сектора», утвержденного Приказом Минфина РФ от 31.12.2016 № 256н). Также могут иметь место случаи неотражения сведений об объектах основных средств в разд. 5 «Краткая индивидуальная характеристика объекта» инвентарной карточки учета нефинансовых активов (ф. 0504031);
принятие к учету первичных учетных документов, составленных на иностранном языке, при отсутствии либо частичном отсутствии построчного перевода на русский язык информации о хозяйственной операции (п. 13 Инструкции № 157н);
оформление документов, служащих основанием для списания ГСМ и начисления заработной платы (путевых листов). Так, в ходе проверки нередко устанавливаются факты принятия к учету путевых листов, не соответствующих требованиям к их оформлению, а именно отсутствует отметка о проведении предрейсового и послерейсового медицинских осмотров водителя (дата, время, подпись и расшифровка подписи медицинского работника), не указаны пункты назначения по маршрутам следования в графах «Место отправления, назначения», не заполнено поле «Удостоверение № », на оборотной стороне путевых листов не указано время выезда и возвращения при каждой поездке, указано недостоверное время работы водителя 24 часа в сутки пять дней в неделю, отсутствуют подписи лиц, пользовавшихся автомобилями (ч. 2 ст. 9, п. 2 ст. 10 Закона о бухгалтерском учете, пп. 4 п. 3, пп. 4 п. 6, пп. 2 п. 7 разд. II «Обязательные реквизиты путевого листа» Приказа Минтранса РФ от 18.09.2008 № 152 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов»).
Ошибки при формировании регистров бухгалтерского учета
Согласно ст. 10 Закона о бухгалтерском учете и п. 11 Инструкции № 157н данные проверенных и принятых к учету первичных (сводных) учетных документов систематизируются в хронологическом порядке (по датам совершения операций, дате принятия к учету первичного документа) и (или) группируются по соответствующим счетам бухгалтерского учета накопительным способом с отражением в регистрах бухгалтерского учета.
Форма указанных документов, а также других регистров бухгалтерского учета утверждены Приказом № 52н. Если же в деятельности учреждения возникает необходимость использования иных регистров учета, форма которых не утверждена, они могут быть разработаны учреждением самостоятельно и утверждены в рамках формирования учетной политики. При этом регистры бухгалтерского учета, формы которых не унифицированы, устанавливаются учреждением в рамках формирования своей учетной политики и должны содержать обязательные реквизиты.
Регистры бухгалтерского учета формируются в виде книг, журналов, карточек на бумажных носителях, а при наличии технической возможности – на машинном носителе в виде электронного документа (регистра), содержащего электронную подпись.
К нарушениям при оформлении регистров относятся:
несвоевременное отражение фактов хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета. В частности, контрольными органами было установлено, что в нарушение требований ч. 1 ст. 10 Закона о бухгалтерском учете, п. 10, 318 Инструкции № 157н в журнале по прочим операциям учреждением отражались принятые обязательства по государственным контрактам (договорам) с отсрочкой от 1 до 41 рабочего дня. Также были выявлены факты несвоевременного отражения ГРБС в регистрах бухгалтерского учета (журнал по прочим операциям, главная книга) доведенных сумм лимитов бюджетных обязательств;
неотражение в регистрах бухгалтерского учета фактов хозяйственных операций. Например, в ходе проверки устанавливается, что учреждением в регистрах бухгалтерского учета не отражена сумма начисленного налога на имущество, а также недостоверно отражена сумма начисленного транспортного налога, что приводит к искажению данных соответствующих строк баланса (ф. 0503730) на отчетные даты;
неоформление регистрами бухгалтерского учета результатов проведенной инвентаризации. В ходе проверок выявляются факты неоформления результатов инвентаризации нефинансовых активов (основных средств, материально-товарных ценностей) инвентаризационными описями (сличительными ведомостями) по объектам нефинансовых активов (ф. 0504087), а при инвентаризации денежных средств – инвентаризационными описями наличных денежных средств (ф. 0504088), инвентаризационными описями остатков на счетах учета денежных средств (ф. 0504082).
Нарушения при осуществлении кассовых операций
Государственные (муниципальные) учреждения, как и любые другие организации, имеют право хранить в кассе наличные деньги исключительно в пределах установленного распорядительным документом учреждения лимита остатка наличных денег. Накопление наличных денег в кассе сверх предусмотренного лимита остатка наличных денег допускается в дни выплаты заработной платы, стипендий, осуществления выплат, включенных в соответствии с методологией, принятой для заполнения форм федерального государственного статистического наблюдения, в фонд заработной платы, и выплат социального характера, включая день получения наличных денег с банковского счета на осуществление указанных выплат, а также в выходные, нерабочие праздничные дни в случае ведения юридическим лицом в эти дни кассовых операций. В других случаях накопление наличных денег в кассе сверх установленного лимита остатка наличных денег не допускается.
Напомним, что лимит остатка наличных денег должен быть рассчитан учреждением самостоятельно. При этом Порядок ведения кассовых операций, утвержденный Указанием ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У, содержит два варианта такого расчета: исходя из объема поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги либо исходя из объема их выдачи, из которого исключаются суммы, предназначенные для выплаты заработной платы, стипендий и осуществления других выплат работникам.
При наличии у учреждения обособленных подразделений лимит остатка наличных денег определяется с учетом лимитов остатка наличных денег, установленных этим подразделениям.
Экземпляр распорядительного документа об установлении обособленному подразделению лимита остатка наличных денег направляется данному подразделению в порядке, определенном учреждением.
В ходе проверок выявляются факты неопределения лимита остатка наличных денег в кассе и срок, в течение которого учреждение имеет право хранить в своей кассе наличные деньги сверх установленных им лимитов. Напомним, что превышение установленного лимита остатка наличных денежных средств в кассе учреждения – одно из грубейших нарушений кассовой дисциплины, которое в соответствии со ст. 15.1 КоАП РФ влечет наложение административного штрафа:
на должностных лиц – в размере от 4 000 до 5 000 руб.;
на юридических лиц – в размере от 40 000 до 50 000 руб.
Кроме того, имеют место следующие нарушения:
недостача или излишек денег в кассе;
несвоевременное оприходование поступивших в кассу наличных денежных средств;
ненадлежащее заполнение кассовых документов (отсутствие реквизитов, оформление и т. д.);
отсутствие первичных кассовых документов;
превышение лимита остатка денежной наличности в кассе;
непроведение инвентаризации кассы;
несоблюдение предельных денежных размеров наличных расчетов с юридическими лицами по одному платежу;
отсутствие договора о полной материальной ответственности с кассиром учреждения;
нецелевое использование денежных средств;
арифметические ошибки при подсчете оборотов и остатков;
излишнее списание денежных средств по кассе при повторном использовании тех же документов – либо в результате неправильного подсчета итогов в кассовых книгах и отчетах, либо в результате списания сумм без оснований или по подложным документам;
нарушения в корреспонденции счетов бухгалтерского учета;
отсутствие или недостаточный внутренний контроль за движением денежных средств в кассе;
несоблюдение сроков выдачи заработной платы;
неоприходование почтовых марок, приобретенных за счет средств субсидии на выполнение государственного задания, на счете 0 201 35 «Денежные документы», а списание их на счет 0 109 00 «Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг».
Ошибки, допускаемые при расчетах с подотчетными лицами
К наиболее распространенным нарушениям, выявляемым контрольными органами в ходе проверок расчетов с подотчетными лицами, можно отнести следующие:
выдача денег под отчет лицам, не отчитавшимся в срок по ранее полученным авансам;
несоответствие фактического расхода подотчетных сумм целям, на которые они были выданы;
систематическая выдача сумм под отчет без оснований и необходимости, с последующим возвратом их в кассу;
неудержание денежных сумм с подотчетных лиц, не отчитавшихся в установленный срок;
списание подотчетных сумм при отсутствии первичных документов. Так, авансовые отчеты оформляются, утверждаются и принимаются к учету в день выдачи денежных средств под отчет, то есть до фактического расходования средств, без предоставления документов, подтверждающих фактическое расходование денежных средств;
отсутствие приказов (распоряжений) о направлении работников в командировку;
отсутствие командировочных удостоверений или ненадлежащее их оформление;
неполное заполнение реквизитов командировочного удостоверения (отсутствие печатей в пунктах назначения, отметок);
несоблюдение установленных норм командировочных расходов, возмещение командировочных расходов сверх установленных законодательством норм без основания;
отсутствие приказов (распоряжений) об оплате суточных сверх установленных норм;
отсутствие аналитического учета командировочных расходов в пределах норм и сверх норм;
несоответствие маршрута командирования, длительности пребывания в командировке данным, указанным в удостоверении;
возмещение в составе командировочных расходов сумм, не предусмотренных действующими нормативными документами;
оплата командировочных расходов при командировке на один день и при возможности ежедневного возвращения из пункта командировки к месту жительства или работы;
отсутствие краткого отчета о выполненной работе, который согласовывается с руководителем структурного подразделения и представляется в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением и авансовым отчетом (на одном и том же бланке составляются два документа – служебное задание и отчет о выполненной работе);
некорректное составление бухгалтерских проводок по операциям расчетов с подотчетными лицами. Например, денежные средства, выданные под отчет сотруднику учреждения, в учете отражены по счету 0 302 96 «Расчеты по прочим расходам» вместо счета 0 208 96 «Расчеты с подотчетными лицами по прочим расходам», а операции по выдаче из кассы подотчетным лицам средств на представительские расходы отражаются с использованием счета 0 208 91 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате пошлин и сборов» вместо счета 0 208 96 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате иных выплат текущего характера физическим лицам»;
неправильное выведение остатков на конец отчетного периода;
несоответствие записей в авансовых отчетах и журналах операций, главной книге или других регистрах.
Нарушения при ведении забалансового учета
К данной группе можно отнести следующие нарушения:
материальные ценности, выданные на основании актов на транспортные средства взамен изношенных, не учитывются на забалансовом счете 09 «Запасные части к транспортным средствам, выданные взамен изношенных»;
банковские гарантии, полученные в целях обеспечения исполнения государственных контрактов, не отражаются на забалансовом счете 10 «Обеспечение исполнения обязательств»;
объекты основных средств стоимостью до 3 000 руб. учитываются на счете 0 101 00 «Основные средства» вместо предусмотренного забалансового счета 21 «Основные средства в эксплуатации»;
на забалансовом счете 27 «Материальные ценности, выданные в личное пользование работникам (сотрудникам)» не отражается списание материальных запасов (спецодежды), переданных работникам (сотрудникам) учреждения в личное пользование для выполнения ими служебных (должностных) обязанностей на основании актов о списании материальных запасов;
мягкий инвентарь (спортивная экипировка), выданный в личное пользование работникам (сотрудникам) для использования в процессе спортивных мероприятий, не отражается на забалансовом счете 27 «Материальные ценности, выданные в личное пользование работникам (сотрудникам)», а учитывается на счете 0 105 35 «Мягкий инвентарь – иное движимое имущество учреждения».
Прочие нарушения
К прочим нарушениям, в частности, относятся:
в составе основных средств на счете 0 101 00 «Основные средства» учитываются материальные запасы, которые следует учитывать на счете 0 105 00 «Материальные запасы»;
особо ценное движимое имущество (балансовая стоимость которого превышает 200 000 руб. за каждую единицу) учитывается на счете 0 101 34 «Машины и оборудование – иное движимое имущество учреждения», а должно – на счете 0 101 20 «Основные средства – особо ценное движимое имущество учреждения»;
на некоторых объектах основных средств не проставлены инвентарные номера;
первоначальная (фактическая) стоимость объекта нефинансовых активов – права пользования служебным помещением (частью помещений здания) определена в размере, не являющимся справедливой стоимостью объекта нефинансовых активов;
учет библиотечного фонда осуществлялся на счете 0 101 37 «Биологические ресурсы – иное движимое имущество учреждения»;
объекты основных средств (резервуары для воды пластиковые на 2 000 л) учитываются на счете 0 105 00 «Материальные запасы» вместо предусмотренного счета 0 101 00 «Основные средства»;
не начисляется амортизация на объекты основных средств;
расходы на создание нефинансового актива в рамках исполнения государственного контракта отнесены на счет 0 401 20 «Расходы текущего финансового года», а нужно их отразить на счете 0 106 00 «Вложения в нефинансовые активы»;
операция «принятие к учету прав пользования служебным помещением» отражена в учете по кредиту счета 0 302 24 «Расчеты по арендной плате за пользование имуществом» вместо счета 0 401 40 «Доходы будущих периодов»;
не обеспечено отражение дебетового остатка по счету 0 101 38 «Прочие основные средства» при выведении регистров бухгалтерского учета (журнал операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов, главная книга) на бумажные носители;
продукты питания, приобретенные в рамках проведения официальных приемов и списанные в дальнейшем, относятся на финансовый результат по счету 401 20 «Расходы текущего финансового года» вместо отражения по счету 0 105 32 «Увеличение стоимости материальных запасов – иного движимого имущества учреждения»;
в графе 10 разд. 1 сведений по дебиторской и кредиторской задолженности (ф. 0503169) не отражена долгосрочная дебиторская задолженность;
в сведениях о принятых и неисполненных обязательствах получателя бюджетных средств (ф. 0503175) на отчетную дату не отражены неисполненные обязательства по контрагентам (получателям субвенций), что приводит к искажению показателя бухгалтерской (финансовой) отчетности, выраженного в денежном измерении;
перед составлением годовой бухгалтерской отчетности не проводится инвентаризация обязательств.
В заключение отметим, что большинство указанных в публикации нарушений влекут за собой искажение отчетности проверяемого учреждения. Напомним, что административная ответственность за искажение бюджетной отчетности установлена в ст. 15.15.6 КоАП РФ.