У перевозчиков есть полтора года для перехода на электронные путевые листы
Глава Министерства транспорта России поделился планами о новом законопроекте.
5 августа состоялось заседание руководителя Минтранса с президентом России. Виталий Геннадьевич Савельев поделился планами о переходе на новый формат путевых листов. По его словам, в процессе разработки находится проект, в рамках которого будет утвержден регламент по использованию электронного формата маршрутного листа.
Министр также отметил, что вопрос касается именно перевозок на автомобилях (как пассажиров, так и грузов), поскольку в настоящее время именно этот способ приобретает все большую популярность у бизнесменов.
В законную силу поправки должны вступить до конца декабря 2021 года.
Кто может уйти от бумажных носителей:
Справка! Разрешение по составлению электронных листов вступает в законную силу уже с 1 января 2022 года.
Важно понимать, что переход на электронный формат маршрутных листов не влечет обязательный переход на электронные накладные. Если это удобно обоим контрагентам, то они вправе обмениваться электронными накладными посредством специально созданной федеральной информационной платформы. Переход на эту систему является добровольным.
Что касается сопровождающих документов (ТН, ведомости, заказы-наряды и т.д.), то их можно оформлять в том виде, какой удобен сторонам перевозки. Т.е. они могут быть как в бумажном виде, так и в электронном формате. Оба варианта остаются допустимыми.
Порядок документального оформления перевозочных документов будет прописан в Правилах перевозок, утверждаемых на федеральном уровне. Всю электронную документацию будет утверждать Налоговая служба РФ, предварительно согласовывая все нюансы и спорные вопросы с Министерством транспорта.
Несмотря на то, что пока закон не запрещает применять бумажный формат оформления перевозок, уже в процессе подготовки находится еще один законопроект, в рамках которого всех участников транспортного бизнеса обяжут перейти на электронный документооборот. Контрольная дата для перехода – 2023 год. Таким образом, у перевозчиков есть еще полтора года, чтобы перестроиться на новую систему.
Все планируемые изменения должны обеспечить кратное уменьшение запросов от перевозчиков в госорганы, что, в свою очередь, скажется на ускорении и упрощении процесса выдачи документов заинтересованным лицам. Кроме того, ожидается и снижение расходов на оформление документации, что позволит снизить конечную цену товаров.
Маршрутный лист
Маршрутный лист заполняется тогда, когда работники предприятий и организаций должны подтвердить свои транспортные расходы, понесенные в процессе выполнения поручений, связанных с работой. При этом затраты могут быть произведены как на оплату бензина для личного автотранспорта работника, так и на оплату проездных билетов на общественный транспорт.
Впоследствии маршрутный лист, вкупе с отчетом об использовании денежных средств становится основанием для выплаты работнику компенсации в соответствии с его расходами, а также служит документом бухгалтерского и налогового учета.
Кому нужен маршрутный лист
Составление данного документа необходимо водителям, сотрудникам курьерской службы, торговым представителям, бухгалтерам, юристам, менеджерам продаж и т.п. Именно эти категории работников наиболее часто ездят по городу со служебными целями. Кроме того, маршрутные листы используются теми командировочными, которые ездят в служебные поездки на своих автомобилях.
В некоторых случаях, помимо фискального значения, маршрутные листы бывают нужны руководству организаций для анализа маршрутов работников с целью поиска наиболее оптимальных, коротких путей, что в свою очередь может существенно снизить затраты предприятия на передвижение сотрудников по городу.
Порядок оформления маршрутных листов
Форма маршрутного листа утверждается в учетной политике организации. Здесь же прописывается периодичность (ежедневная, еженедельная, ежемесячная), а также порядок его оформления.
Стоит отметить, что для признания расходов, понесенных сотрудником в служебных поездках надо не только правильно оформить маршрутный лист, но и прикрепить к нему другие подтверждающие документы в качестве отдельных приложений. В частности:
Расходы проверяются специалистами бухгалтерского отдела, после чего документ передается на подпись руководителю, а затем сдается для погашения или возмещение подотчетной суммы. Дополнительные выплаты работникам, применяющим в разъездах по работе личный автотранспорт или же пользующиеся общественным транспортом, относятся организациями на расходы и прямо влияют на налогообложение при расчете налога на прибыль.
Правила заполнения маршрутного листа
Унифицированной формы маршрутного листа не существует, предприятия и организации могут разрабатывать шаблон маршрутного листа самостоятельно или писать его в свободной форме. Главное – в него обязательно должны быть включены все поездки по порядку, совершенные сотрудником в определенный период времени с указанием их целей, а также ссылками на первичные документы. Оформлять его можно как на обычном листе А4 формата, так и на фирменном бланке предприятия.
Маршрутный лист нужно составлять в двух экземплярах, один из которых передается в бухгалтерию организации, второй остается на руках у сотрудника. Заверять его печатью нет необходимости, поскольку он относится к внутреннему документообороту.
Инструкция по заполнению маршрутного листа
Маршрутный лист всегда пишется по стандартным правилам делопроизводства, поэтому никаких особых затруднений он вызвать не должен. В данном образце рассматривается маршрутный лист, который оформляет водитель по итогам своих разъездов по городу за один день.
После оформления маршрутного листа
После того, как маршрутный лист оформлен и заверен должным образом, он становится документом учета по налогам и бухгалтерии. В случае налоговых проверок, на этот документ тоже может быть обращено внимание контролирующих структур.
В дополнение к маршрутному листу налоговики могут запросить и другую первичную документацию, в том числе проездные билеты, платежные документы с автозаправок и путевые листы.
Кроме того, контролеры сопоставят соответствие трудовых обязанностей сотрудников и их перемещений. Вряд ли вызовут вопросы поездки бухгалтера в банк или юриста в суд, поэтому такие тонкости тоже надо учитывать.
Переход на электронные путевые листы и транспортные накладные: Минтранс запустил пилотный проект
С октября 2020 года стартует пилотный проект по использованию электронных путевых листов и транспортных накладных. «Пилот» будет проводиться на территории 6 регионов, среди которых Москва и Московская область. Иван Привалов, эксперт проекта «Контур.Путевые листы» рассказывает, кто сможет участвовать в эксперименте и как будет происходить обмен документами.
В чем смысл эксперимента
В рамках пилотного проекта участники автомобильных перевозок будут формировать необходимые документы в электронном виде и передавать их друг другу и в Минтранс с помощью информационной системы «Безбумажные перевозки пассажиров и грузов» («Суперсервис 22»). Сейчас она находится в стадии разработки. До 31 октября будет запущена часть системы, после чего начнется сбор обратной связи, анализ и доработка.
Минтранс планирует, что перевод транспортных документов в цифровой формат позволит сделать документооборот прозрачным для отправителей и получателей грузов, компаний-перевозчиков и контролирующих органов, включая ФНС, МВД и проч. Участники перевозок будут экономить время и деньги на оформлении первички.
Где и когда пройдет эксперимент
Эксперимент продлится один месяц — с 1 по 30 октября 2020 года.
Пилотный проект развернется на территории шести регионов: Республики Татарстан, Краснодарского края, Москвы, Московской, Рязанской и Калужской областей. Минтранс намерен привлечь к нему крупнейших региональных перевозчиков. Участие в пилотном проекте добровольное. На время эксперимента компании одновременно с электронными продолжат оформлять бумажные транспортные документы.
Электронная транспортная накладная (ЭТрН)
В ходе эксперимента грузоотправители, перевозчики и грузополучатели будут передавать ЭТрН через своих операторов электронного документооборота; фиксировать изменения статуса перевозки, завершение доставки или возврат. Каждый из участников организует работу в своей автоматизированной программе.
Схематично обмен ЭТрН будет выглядеть так:
1. Грузоотправитель создает транспортную накладную в электронном виде, подписывает усиленной квалифицированной электронной подписью (КЭП), присваивает уникальный идентификационный номер и отправляет через оператора ЭДО.
2. Перевозчик получает ЭТрН. На этапе погрузки заполняет поля, предназначенные для указания времени прибытия транспортного средства и описания фактического состояния груза. Подписывает документ усиленной КЭП и отправляет своему оператору ЭДО.
3. Оператор ЭДО перевозчика проверяет полученные данные и отправляет ЭТрН грузополучателю, грузоотправителю и в информационную систему «Суперсервис 22».
4. Система «Суперсервис 22» верифицирует данные о грузоотправителе, грузополучателе и перевозчике с ФНС, а о транспортном средстве с МВД. Если выявляются расхождения, информация через операторов ЭДО передается организациям-участникам перевозки для исправления.
5. На этом этапе участники грузоперевозки могут вносить в ЭТрН, которую они получили от оператора ЭДО перевозчика, юридически значимые изменения: проверка груза на маршруте, перенаправление груза, замена ТС или водителя и проч.
6. Грузополучатель фиксирует в ЭТрН время получения груза и оценку его состояния; указывает причины, если груз не принят или принят частично. Подписывает документ усиленной КЭП и через своего оператора ЭДО отправляет перевозчику, грузоотправителю и в ИС «Суперсервис 22».
7. Система «Суперсервис 22» проверяет сведения, поступившие от всех участников, и вносит изменения в реестр грузоперевозчиков (этот реестр должен быть создан в рамках проекта «Безбумажные перевозки пассажиров и грузов»). Кроме того, ИС «Суперсервис 22» открывает доступ к данным по завершенной грузоперевозке органам исполнительной власти.
У всех участников перевозки останутся зарегистрированные ЭТрН. Эти документы через оператора ЭДО можно будет передавать по запросу ФНС или других контролирующих органов.
ВАЖНО
Напомним, что сейчас грузоотправитель создает транспортные накладные на каждую поставку в четырех экземплярах. Первичные документы нужно хранить не менее пяти лет (Федеральный закон от 06.12.11 № 402-ФЗ). Это усложняет работу, требует времени для обработки бумажных документов и места для хранения архива. Используя ЭТрН, организации будут быстрее оформлять транспортно-логистические операции. Снизится риск потери или порчи документов. Водители, экспедиторы и другие ответственные сотрудники получат доступ к документам в режиме реального времени. Это позволит быстро принимать решения на каждом этапе перевозки. Например, если грузополучатель не принимает часть товара, отправитель сможет оперативно, пока не закончился срок годности продукции, разрешить эту ситуацию.
Электронный путевой лист (ЭПЛ)
Путевой лист — внутренний документ перевозчика, который нужен для учета работы водителя и ТС. Кроме сведений о маршруте, пробеге, расходе ГСМ, в путевом листе обязательны отметки о предрейсовом медосмотре водителя и контроле техсостояния машины (подробнее см: « Как составить путевой лист, к которому не будет претензий у проверяющих »).
Сценарий работы с электронными путевыми листами предполагает следующие этапы:
Отметим, что на каждом этапе сотрудники, которые задействованы в оформлении ЭПЛ, должны заверять данные своей электронной подписью. Однако пока в положении об эксперименте не уточняется, какой именно тип подписи нужен.
ВНИМАНИЕ
В ходе пилотного проекта сотрудник ГИБДД не сможет запросить сведения из ЭПЛ о транспорте, грузе и водителе. В электронном путевом листе нельзя указать данные о весогабаритном контроле или проставить отметки на контрольных точках. Нет в ЭПЛ и полей, куда можно вносить сведения о заправках, пробеге и пр. На данном этапе электронный путевой лист не является оперативным документом. Водитель на линии будет по-прежнему использовать бумажный вариант. Организаторы эксперимента рассматривают ЭПЛ в качестве фискального документа, наподобие кассового чека, который фиксируется в единой базе данных контролирующих органов.
Ближайшие перспективы
Эксперимент по переходу на электронные путевые листы и транспортные накладные — это лишь часть масштабного проекта «Безбумажные перевозки пассажиров и грузов».
Итогом реализации этого проекта должен стать полный отказ от бумажных документов. Водители на линии будут предъявлять инспекторам ГИБДД абстрактный набор символов на телефоне, а инспекторы с помощью смартфона будут выходить в интернет и находить нужный документ по коду.
Кроме того, в рамках проекта должен появиться личный кабинет перевозчика на сайте госуслуг. В нем будет организовано рабочее пространство для оформления ЭПЛ и других документов, в том числе разрешений на перевозки крупногабаритных и опасных грузов, резервирование времени для пересечения госграницы и т.п.
Система «Суперсервис 22» будет работать в пилотном режиме до 2021 года. Предполагается, что к 2024 году она будет доработана и внедрена во всех регионах страны.
Безбумажные перевозки пассажиров и грузов упростят оформление и хранение путевых листов, облегчат согласование документа медицинским работником и техническим специалистом в рамках их зон ответственности. Государство же планирует получить инструмент контроля за перевозчиками, грузоотправителями и грузополучателями.
Утвержденная форма электронного маршрутного листа
Обзор документа
Приказ Министерства транспорта РФ от 11 сентября 2020 г. № 368 “Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов”
В соответствии с частью 1 статьи 6 Федерального закона от 8 ноября 2007 г. N 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2007, N 46, ст. 5555; 2020, N 12, ст. 1651) и пунктом 1 Положения о Министерстве транспорта Российской Федерации, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 30 июля 2004 г. N 395 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 32, ст. 3342; 2019, N 1, ст. 10), приказываю:
1. Утвердить прилагаемые обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов.
2. Настоящий приказ вступает в силу с 1 января 2021 г. и действует до 1 января 2027 г.
Зарегистрировано в Минюсте РФ 30 октября 2020 г.
Приложение
к приказу Минтранса России
от 11 сентября 2020 г. № 368
Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов
I. Обязательные реквизиты путевого листа
1. Путевой лист должен содержать следующие обязательные реквизиты:
1) наименование и номер путевого листа;
2) сведения о сроке действия путевого листа;
3) сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
4) сведения о транспортном средстве;
5) сведения о водителе;
6) сведения о перевозке.
3. Сведения о собственнике (владельце) транспортного средства включают:
4. Сведения о транспортном средстве включают:
2) государственный регистрационный номер транспортного средства, а в случае если транспортное средство используется с прицепом (полуприцепом), его регистрационный номер, и/или инвентарный номер (для троллейбусов и трамваев);
4) дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортного средства (если обязательность его проведения предусмотрена законодательством Российской Федерации);
5) дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выпуска транспортного средства на линию и его возвращения.
5. Сведения о водителе включают:
1) фамилию, имя, отчество (при наличии);
2) дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя (если обязательность проведения послерейсового медицинского осмотра водителя предусмотрена законодательством Российской Федерации).
6. Сведения о перевозке включают информацию о видах сообщения и видах перевозок.
7. На путевом листе допускается размещение дополнительных реквизитов, учитывающих особенности осуществления деятельности, связанной с перевозкой грузов, пассажиров и багажа автомобильным транспортом или городским наземным электрическим транспортом.
II. Порядок заполнения путевого листа
8. Путевой лист оформляется на каждое транспортное средство, эксплуатируемое юридическим лицом и (или) индивидуальным предпринимателем.
9. Путевой лист оформляется до начала выполнения рейса, если длительность рейса водителя транспортного средства превышает продолжительность смены (рабочего дня), или до начала первого рейса, если в течение смены (рабочего дня) водитель транспортного средства совершает один или несколько рейсов.
10. Если в течение срока действия путевого листа транспортное средство используется посменно несколькими водителями, то допускается оформление на одно транспортное средство нескольких путевых листов раздельно на каждого водителя.
11. В наименовании путевого листа указывается тип транспортного средства, на которое оформляется путевой лист. Номер путевого листа указывается в заголовочной части в хронологическом порядке в соответствии с принятой владельцем транспортного средства системой нумерации.
12. Даты, время и показания одометра при выезде транспортного средства с парковки и его заезде на парковку проставляются уполномоченными лицами, назначаемыми решением руководителя юридического лица или индивидуального предпринимателя, и заверяются их подписями с указанием фамилий и инициалов, за исключением случаев, когда индивидуальный предприниматель совмещает обязанности водителя.
13. Даты, время и показания одометра при выезде транспортного средства с парковки и его заезде на парковку проставляются индивидуальным предпринимателем в случае, если указанный предприниматель совмещает обязанности водителя.
15. Даты и время проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя проставляются медицинским работником, проводившим соответствующий осмотр, и заверяются его подписью с указанием фамилии и инициалов.
По результатам прохождения предрейсового медицинского осмотра на путевом листе проставляется отметка «прошел предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен».
По результатам прохождения послерейсового медицинского осмотра проставляется отметка «прошел послерейсовый медицинский осмотр».
16. Даты и время выпуска транспортного средства на линию и его возвращения, а также проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортного средства проставляются должностным лицом, ответственным за техническое состояние и эксплуатацию транспортных средств, с отметкой «выпуск на линию разрешен» и заверяются его подписью с указанием фамилии и инициалов.
Журнал ведется на бумажном носителе, страницы которого должны быть прошнурованы, пронумерованы, и (или) на электронном носителе. При ведении журнала в электронной форме предусматривается обязательная возможность печати страниц журнала на бумажном носителе.
1 Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. N 63-Ф3 «Об электронной подписи» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, N 15, ст. 2036; 2020, N 24, ст. 3755).
Обзор документа
Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта запрещает перевозки пассажиров и багажа, грузов без оформления путевого листа на соответствующее транспортное средство. Путевой лист служит для учета и контроля работы транспортного средства и водителя.
Минтранс обновил обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов.
К обязательным реквизитам дополнительно отнесена информация о видах сообщения и перевозок.
Закреплено, что журнал регистрации путевых листов можно вести как в бумажном, так и в электронном виде. При этом должна применяться усиленная квалифицированная электронная подпись.
Приказ вступает в силу с 1 января 2021 г. и действует до 1 января 2027 г.
Образец заполнения путевого листа
В 2021 году изменились форма и порядок заполнения путевого листа — это документ для учета и контроля работы водителя и транспортного средства. Он нужен, чтобы списывать топливо в состав расходов. Скачайте на этой странице образец заполнения путевого листа, а также — прочитайте про все изменения.
Форма путевого листа в 2021 году
Обязательного бланка путевого листа нет. Есть форма, которую можно самостоятельно доработать: добавить или убрать ненужные поля.
Составлять путевые листы должны индивидуальные предприниматели и организации всех форм собственности, которые используют транспорт в своей деятельности.
Бланк путевого листа надо закрепить в учетной политике. Если вы уже используете какую-либо форму, доработайте ее под новые требования. О них ниже.
После регистрации в сервисе МойСклад вы бесплатно получите:
Путевые листы 2021: изменения
Новые правила оформления путевых листов в 2021 году утвердил Минтранс. Им обязаны следовать юрлица и ИП, которые используют легковые машины, грузовики, автобусы, троллейбусы и трамваи.
Сведения о транспортном средстве — надо указать марку транспорта и прицепа. Раньше указывали только тип и модель. В этой же графе надо вписать показания одометра при выезде с парковки и заезде на нее после смены. Раньше эти данные были не нужны.
По новым правилам заполнения путевого листа после медосмотра водителя надо поставить отметки «прошел предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен» или «прошел послерейсовый медицинский осмотр».
Электронная форма журнала регистрации путевых листов — с 2021 года этот документ можно вести в электронном формате. Для этого потребуется усиленная квалифицированная электронная подпись. В бумажном варианте не забудьте пронумеровать и прошнуровать все страницы. Скачать журнал учета путевых листов 2021 года можно здесь.
Обязательные реквизиты путевого листа в 2021 году
Минтранс перечислил обязательные реквизиты путевого листа на 2021 год в приказе от 11.09.2020 № 368.
Чтобы получить допуск к эксплуатации транспортного средства, а потом списать топливо в расходы, надо указать:
Образец заполнения путевого листа для легкового автомобиля
Для легковушек в основном используется путевой лист по форме № 3. В документе надо указать все обязательные в 2021 реквизиты.
Образец заполнения путевого листа для грузового автомобиля
Форму бланка путевого листа грузового автомобиля выбирают в зависимости от того, как работает компания. Унифицированного варианта нет. Можно выбрать:
Срок действия путевого листа в 2021 году
Срок действия и время оформления путевого листа зависит от продолжительности и количества рейсов.
В день делается один или несколько рейсов в течение смены
До старта первого рейса
Рейс продолжается больше одной смены
На срок рейса или на число календарных дней, на которые приходится смена
Если одно ТС используют посменно несколько водителей, для каждого водителя можно оформить свой путевой лист на одну машину.
Путевой лист для ИП нужно составлять перед каждой поездкой. В 2021 нельзя оформлять путевой лист на месяц. Образец используется тот же, что и выше.
Штраф за отсутствие путевого листа
Путевой лист подтверждает маршрут следования ТС, его техническую исправность, способность водителя управлять авто.
Документ могут проверить представители Минтранса, ГИБДД, Роструда и Росздравнадзора. Если его нет — штраф за отсутствие путевого листа грозит как водителю, так и организации. Его размер варьируется от 500 до 30 000 рублей.
Кроме того, путевые листы проверяют сотрудники трудовой инспекции и ИФНС, по ним они отслеживают соблюдение работодателем норм трудового законодательства, правильность начисления зарплаты и соблюдение норм списания ГСМ.
На практике получается так: в дороге могут потребовать права, регистрационные документы и документы на право владения, пользования, распоряжения ТС.
Таким образом, у водителя могут спросить полис ОСАГО, путевой лист, разрешительные документы на перевозимый груз. Например, разрешение нужно для перевозки лома или отхода цветных металлов. Если водитель не указан в полисе ОСАГО, лучше выписать ему доверенность.
Журнал учета путевых листов в 2021 году
ИП и компании могут в 2021 году сами разработать форму журнала учета путевых листов. Ее надо закрепить в учетной политике. Оформляют документ на срок не более года, но при необходимости его можно сократить до 1 месяца.
Журнал регистрации путевых листов состоит из двух частей:
Лист, на котором указывают название организации, код по ОКПО и период, в течение которого будет вестись журнал.
Таблица, в которой указывают:
Хранить журнал выдачи путевых листов, их учета и регистрации путевых листов надо пять лет. Если журнал ведется в бумажной форме, страницы должны быть прошнурованы и пронумерованы. Если в электронной — подписаны усиленной квалифицированной электронной подписью.
Часто задаваемые вопросы
Нужен ли путевой лист для ИП?
Да. Путевые листы для ИП на своем авто должен выписывать сам предприниматель. Это новое правило Минтранса 2021 года. Если ИП, владеющий автомобилем, одновременно и водитель, он должен оформлять путевой лист на себя.
Можно ли использовать электронный путевой лист?
Пока нет. Эксперимент с электронными путевыми листами проходил Москве, Московской, Калужской, Рязанской областях, Республике Татарстан и Краснодарском крае. По всей стране такой формат планируют ввести в июля 2022 года.
Сколько составляет срок хранения путевых листов в организации?
Путевые листы и журнал их учета надо хранить пять лет.
Как правильно заполнить путевой лист грузового автомобиля?
Для грузовиков порядок заполнения путевых листов в 2021 году мы разобрали в этом разделе.
Какой бланк путевого листа легкового автомобиля лучше использовать?
Лучше взять путевой лист по форме 3. Сегодня эту форму используют чаще всего и дорабатывают при необходимости. Скачать образец путевого листа 2021 года можно здесь.
Кто имеет право подписывать путевые листы?
Сотрудник, который отвечает за путевые листы, контроллер техсостояния машины, медработник. В небольших компаниях обычно за диспетчера подписывает бухгалтер, а за механика — водитель.
На какой срок выдается путевой лист?
Путевой лист действителен только на один день или смену. На более длительный срок он выдается только в случае командировки, когда водитель выполняет задание в течение более одной смены.