Пишем официальное письмо в организацию: правила, ошибки, образец
Официальное письмо — это документ, посредством которого осуществляется деловая переписка между заинтересованными сторонами по различным вопросам.
Разновидности деловых писем
Юридические и физические лица часто сталкиваются с необходимостью формально-делового общения, например:
Разнообразие причин предполагает такое же разнообразие видов деловых бумаг:
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как организовать делопроизводство и документооборот в организации. Используйте эти инструкции бесплатно.
Структура и содержание документа
Специальных требований к структуре официального письма не установлено, деловая переписка по умолчанию предполагает:
Предлагаем небольшую инструкцию, как правильно написать официальное письмо, чтобы произвести приятное впечатление и достичь максимального эффекта от взаимодействия:
Шаг 1. Подготовьте для документа фирменный бланк. Допустимо использование обычного листа А4, но в этом случае ваши данные каждый раз необходимо вбивать самостоятельно.
Шаг 2. Обязательно перепроверьте правильность реквизитов адресата. Если сомневаетесь, воспользуйтесь бесплатным онлайн-сервисом ФНС для получения данных из ЕГРЮЛ или ЕГРИП.
Шаг 3. Поставьте дату и исходящий номер.
Шаг 4. Обращение начните со слова «Уважаемый(ая) …!», после которого укажите имя и отчество, к кому обращаетесь.
Шаг 5. Обозначьте причину или повод, почему вы обращаетесь к адресату.
Шаг 6. Грамотно, емко и доступно изложите содержание вашего обращения, оно всегда зависит от цели, которую вы преследуете, направляя документ. Например, если требуется получение бумаг или информации от контрагента, указывайте в тексте, что конкретно хотели бы получить, в какие сроки и в каком виде. Обязательно формулируйте заключение, указывайте, какие действия вы ожидаете от получателя. Не забудьте оформить приложения при их наличии.
Шаг 7. Поставьте подпись руководителя и печать (при наличии), при необходимости укажите исполнителя документа с контактными данными.
Как нельзя писать
При официально-деловой переписке не допускаются:
Правила оформления
Жестких требований к оформлению нет, в качестве примера, как составить официальное письмо, применим ГОСТ Р 7.0.97-2016, который рекомендовано использовать для написания подобных документов. Общие положения:
В общем виде угловой бланк выглядит так:
Образец с продольным бланком
Общество с ограниченной ответственностью «Ppt.ru»
ИНН 1234567890/КПП 121001001
ОГРН 2323454567001
АДРЕС 456789, Россия, Субъект РФ, просп. Замечательный, д. 1
Исх. № 987 от 12.12.2020
Директору ООО «Общество»
123456, Россия, Субъект РФ,
Уважаемый Иван Иванович!
В ответ на Ваше предложение от 20.11.2020, исх. № 11, о заключении договора оказания юридических услуг настоящим письмом выражаем готовность сотрудничества с ООО «Общество».
Убедительно просим направить в наш адрес проект договора и заверенные копии учредительных документов ООО «Общество».
Генеральный директор Петров Петров Порфирий Петрович
Как отправить письмо
Способ отправки документа, как правило, зависит от его цели:
Как начать деловое письмо
Не стоит считать незначительной мелочью форму обращения к адресату. О том к кому и как следует обращаться в деловой переписке, рассказывает Наталья Клишина.
Часто, начиная письмо с обращения «Уважаемый …», вспоминаю о том, как один из высоких руководителей при подготовке писем президенту, председателю правительства или президенту РАН требовал обращения «Глубокоуважаемый…». Почему-то это требование вызывало у нас много шуток. Вспоминали «человека рассеянного» с улицы Бассейной Самуила Маршака и его знаменитое обращение «Глубокоуважаемый вагоноуважатый! Вагоноуважаемый глубокоуважатый!» Язвительно интересовались, насколько глубоко товарищ уважаем.
А зря хихикали, между прочим. Обращения, начинающиеся со слов «глубокоуважаемый» и «многоуважаемый», употребляют при официальном обращении к особо важным персонам и должностным лицам, занимающим высокое положение. Так принято обращаться не только к первым лицам государства, членам правительства и парламента, но и к известным деятелям науки, общественным деятелям. Обратившись в письме к почтенному академику просто «уважаемый», вы ненароком можете обидеть адресата.
Не каждый день мы пишем президенту или членам правительства, но вот письма с какой-либо жалобой или просьбой высокому начальству иногда приходится писать. Не знаю, насколько глубоко вы уважаете своего мэра или губернатора, но уж если придется писать ему письмо с какой-либо просьбой, искренне советую использовать обращение «глубокоуважаемый». Слово это означает «весьма уважаемый» (толковый словарь Ожегова) или «достойный глубокого уважения» (Современный толковый словарь русского языка Ефремовой). Думаю, любой представитель власти прочитает подобное обращение с удовольствием. Всего лишь одно слово в начале письма, но порой оно может перевесить чашу весов в вашу пользу. Как говорится, «ласковый теленок двух маток сосет».
Недавно на одном из форумов столкнулась с вопросом, какой знак препинания ставить после обращения в начале письма: восклицательный знак или запятую. Я по привычке ставлю восклицательный знак – так меня учили, но встречалась и с требованием некоторых начальников ставить после обращения запятую. Видимо те люди, которые часто ведут переписку на английском языке, автоматически переносят многие правила английской грамматики и на переписку на русском языке. Иногда вводит в заблуждение и деловая литература, в которой приводятся такого рода примеры обращения:
Уважаемые господа,
Мы внимательно рассмотрели Ваше письмо, в котором….
(DearSirs! Деловая переписка по-английски. – M. Издательское объединение «Культура», 1993. – 328 с.)
Справочная служба русского языка на портале Грамота.ру допускает оба варианта. При этом обращается внимание на то, что после восклицательного знака следует предложение с прописной буквы, а после запятой – со строчной.
Обращение в российском деловом письме, как правило, располагается по центру и отделяется от основного текста одним пробелом. Первое предложение письма начинается с абзаца. Ну и как вы после пробела да еще с абзаца начнете писать предложение со строчной буквы? А вот в личном письме текст часто начинают писать на той же строчке, что и обращение. В этом случае после обращения можно и запятую поставить, а текст письма продолжать писать со строчной буквы.
Почему же все-таки восклицательный знак? Приведу несколько вариантов ответа:
«Восклицательный знак (!) – знак препинания, который ставится в конце предложения для выражения изумления, призыва, сильного чувства, волнения и тому подобного».
«Названия большинства знаков препинания в русском языке являются исконно русскими, да и сам термин знаки препинания восходит к глаголу препинать – «остановить», «задержать в движении». Если пишущий ставит в конце предложения восклицательный знак, он показывает, насколько сильно его волнует содержание собственного высказывания».
На вопрос коллежского секретаря Ефима Фомича Перекладина, героя рассказа Чехова «Восклицательный знак (Святочный рассказ)», «когда в бумагах ставится восклицательный знак», жена его Марфуша, которая часто хвасталась тем, что «недаром в пансионе семь лет училась» и наизусть всю грамматику знает, уверенно ответила: «Этот знак ставится при обращениях, восклицаниях и при выражениях восторга, негодования, радости, гнева и прочих чувств».
Мой ответ – поставив после обращения восклицательный знак, мы стремимся привлечь внимание адресата и призвать его не только прочитать письмо, но выполнить нашу просьбу, «достучаться», а иногда и «докричаться». Уважаемый Иван Иванович!
А что же между словом «уважаемый» и восклицательным знаком? В деловой переписке на русском языке принято обращаться к адресату по имени-отчеству. В крайнем случае, можно обратиться по фамилии: «Уважаемый господин Петров!». На мой взгляд, обращение по фамилии скорее уместно в письме-претензии, чем в письме-просьбе. По имени-отчеству к нам обычно обращаются знакомые, такое обращение вызывает расположение адресата, знакомым труднее отказать.
При обращении сразу к нескольким адресатам в настоящее время используют обращение «Уважаемые господа!», а при обращении в служебных записках в рамках одной организации – уместно использовать обращение «Уважаемые коллеги!»
В дипломатической переписке – свои правила. Там принято обращаться по титулу: «Уважаемый господин посол!», «Уважаемый господин министр»», или «Ваше превосходительство!». Но это отдельная тема
ДЕЛОВЫЕ ПИСЬМА
ЯЗЫКОВЫЕ КОНСТРУКЦИИ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ. ФОРМУЛА ВЕЖЛИВОСТИ
Наиболее распространенная форма обращения в деловом письме: » Уважаемый. «. Слово уважаемый употребляется как нейтральная форма вежливости, обычно в сочетании либо с именем-отчеством адресата, либо со словами господин (плюс фамилия адресата), товарищ (плюс фамилия адресата), коллега (плюс фамилия адресата). Может употребляться также с наименованием должности, звания или социального положения.
При обращении к конкретному физическому лицу используют различные формы: с индексом и без индекса, пофамильное и по имени-отчеству. В зависимости от степени близости с вашим корреспондентом, обращение может начинаться словами » Дорогой + имя » или » Уважаемый + фамилия «, например:
Выбирая формулу обращения, нужно помнить, что пофамильное обращение подразумевает дистанцию и придает письму более официальный характер, а обращение по имени и отчеству подчеркивает налаженность деловых отношений.
Слова » Господин » и » Госпожа » не принято употреблять без фамилии, кроме того, их часто сокращают до «Г-н» или «Г-жа», тогда как звания и титулы предпочтительно писать полностью.
При обращении к адресату необходимо учитывать сферу его деятельности и служебное положение. Нейтральное слово «уважаемый» тоже не универсально, оно не включается в формулу поименного обращения к особо важной персоне. Такой персоной считается не только высокое должностное лицо (члены правительства, парламента, губернаторы, мэры), но и заслуженный деятель науки, искусства, известный общественный деятель. В письмах к таким людям используются обращения: » Глубокоуважаемый. «, » Многоуважаемый. «, например » Глубокоуважаемый Николай Васильевич! «
При обращении к коллективному адресату наиболее часто используются выражения:
Уважаемые господа!
Уважаемые дамы и господа!
Уважаемые коллеги! (при обращении к лицам одной профессии)
Многоуважаемые ветераны!
Письмовник
Товарищ или господин? Как правильно обратиться?
Деловое письмо
Какие формы обращения существуют?
Слово уважаемый употребляется как нейтральная форма вежливости, обычно в сочетании с именем-отчеством адресата, а также со словами «господин» (плюс фамилия адресата), «товарищ» (плюс фамилия адресата), «коллега» (плюс фамилия адресата). Употребляется с наименованиями по должности, званию, социальному положению.
При обращении к адресату необходимо учитывать его сферу деятельности и служебное положение. К народным избранникам, заслуженным деятелям науки и культуры, к высокопоставленным чиновникам обращаются со словами «глубокоуважаемый» и «многоуважаемый». В остальных случаях — «уважаемый»:
Глубокоуважаемый Николай Евгеньевич!
Уважаемый Иван Петрович!
Уважаемый г-н Иванов!
В деловой корреспонденции принято обращаться к адресату по имени и отчеству.
При обращении к массовому адресату:
Уважаемые господа! Господа!
Уважаемые коллеги! (к людям одной профессии)
Согласно Гражданскому процессуальному кодексу Российской Федерации (ст. 158 ч. 2), участники судебного процесса обращаются к судьям со словами Уважаемый суд!, и свои показания и объяснения они дают стоя. Отступление от этого правила может быть допущено с разрешения председательствующего.
В армии осталось официальное обращение товарищ.
При обращении возможна постановка как восклицательного знака, так и запятой, но рекомендуется единообразие. В случае если стоит запятая, текст письма начинается со строчной буквы. Если стоит восклицательный знак — пишем первое предложение с прописной.
«Господа!» или «Дамы и господа!»- как лучше обратиться к мужчинам и женщинам?
При одновременном обращении к мужчинам и женщинам часто говорят «Дамы и господа!». Это неудачная калька с английского языка (Ladies and Gentlemen). По-русски слово господа в равной степени соотносится с формами единственного числа господин и госпожа, а «госпожа» входит в число «господ».
Нужно ли называть собеседника по имени и отчеству?
К русским и в русскоязычной среде принято обращаться и называть их по имени и отчеству, обращение только по имени считается недостаточно вежливым. Правильно Владимир Владимирович Путин, но не Владимир Путин. При обращении к иностранцу (или находясь в иноязычной культурной среде) называть отчество не нужно.
Как раньше было принято обращаться к собеседнику?
Дворянский этикет. Обращения в дворянской среде должны были строго соответствовать чину, званию и происхождению лица, к которому обращались. Обращения эти строго соотносились с «Табелью о рангах» (она почти без изменений действовала до 1917 года). К титулованным особам (великий князь, князь, граф, герцог, барон) обращались согласно титулу: Ваше Высочество, Ваше Сиятельство, Ваша Светлость.
Воинский этикет. Система обращений соответствовала системе воинских званий. Полным генералам положено говорить Ваше Высокопревосходительство, генерал-лейтенантам и генерал-майорам — Ваше Превосходительство. Начальников и старших из штаб- и обер-офицеров офицеры, подпрапорщики и кандидаты на классную должность называют по чину, прибавляя слово господин, например господин капитан, господин полковник, прочие нижние чины титулуют штаб-офицеров и капитанов — Ваше Высокоблагородие, остальных обер-офицеров — Ваше благородие (имеющих графский или княжеский титул — Ваше Сиятельство).
Департаментский этикет использовал в значительной мере ту же систему обращений, что и воинский.
Формы титулования в царской России
При обращении к лицам, имевшим те или иные чины «Табели о рангах», лица равные по чину или нижестоящие были обязаны употреблять следующие титулы (в зависимости от класса):
«ВАШЕ ВЫСОКОПРЕВОСХОДИТЕЛЬСТВО» — к лицам в чинах 1 и 2 классов;
«ВАШЕ ПРЕВОСХОДИТЕЛЬСТВО» — к лицам в чинах 3 и 4 классов;
«ВАШЕ ВЫСОКОРОДИЕ» — к лицам в чинах 5 класса;
«ВАШЕ ВЫСОКОБЛАГОРОДИЕ» — к лицам в чинах 6–8 классов;
«ВАШЕ БЛАГОРОДИЕ» — к лицам в чинах 9–14 классов.
Кроме того, в России существовали титулы, употреблявшиеся при обращении к членам Императорского дома Романовых и лицам дворянского происхождения:
«ВАШЕ ИМПЕРАТОРСКОЕ ВЕЛИЧЕСТВО» — к императору, императрице и вдовствующей императрице;
«ВАШЕ ИМПЕРАТОРСКОЕ ВЫСОЧЕСТВО» — к великим князьям (детям и внукам императора, а в 1797–1886 гг. и правнукам и праправнукам императора);
«ВАШЕ ВЫСОЧЕСТВО» — к князьям императорской крови;
«ВАША СВЕТЛОСТЬ» — к младшим детям правнуков императора и их мужским потомкам, а также к светлейшим князьям по пожалованию;
«ВАШЕ СИЯТЕЛЬСТВО» — к князьям, графам, герцогам и баронам;
«ВАШЕ БЛАГОРОДИЕ» — ко всем остальным дворянам.
При обращении к духовным лицам в России употреблялись следующие титулы:
«ВАШЕ ВЫСОКОПРЕОСВЯЩЕНСТВО» — к митрополитам и архиепископам;
«ВАШЕ ПРЕОСВЯЩЕНСТВО» — к епископам;
«ВАШЕ ВЫСОКОПРЕПОДОБИЕ» — к архимандритам и игуменам монастырей, протоиереям и иереям;
«ВАШЕ ПРЕПОДОБИЕ» — к протодиаконам и диаконам.
Кого было принято называть «государь»?
Слово государь в России в старину употребляли безразлично, вместо господин, барин, помещик, вельможа. В XIX веке к царю обращались Всемилостивейший Государь, к великим князьям — Милостивейший Государь, ко всем частным лицам — милостивый государь (при обращении к высшему), милостивый государь мой (к равному), государь мой (к низшему). Слова сударь (также с ударением на второй слог), сударик (дружественное) употреблялись преимущественно в устной речи.
А кого и когда называли «товарищем»?
Обращение товарищ употреблялось в советском обществе. Слово товарищ при фамилии до революции указвало на членство в революционной политической партии, в том числе коммунистов.
Д. С. Лихачев в книге «Заметки и наблюдения. Из записных книжек разных лет» писал о современных способах обращения:
Вот о чем не пишут историки и что производило в свое время очень большое впечатление: это «атмосфера обращений» друг к другу.
1. Когда в 1918 году всюду стали говорить друг другу вместо господин, госпожа (на юге — мадам) товарищ, это производило такое впечатление:
А. Амикошонство. Человек, обращавшийся к незнакомому товарищ, казался набивающимся в друзья, в собутыльники. Часто отвечали: Гусь свинье не товарищ! И это было не классовое, а исходило как бы из чувства самосохранения. Профессор, говоривший студентам товарищи, казался ищущим популярности и даже карьеристом, ибо ректора университета избирали студенты. Поэтому серьезные ученые (Жирмунский даже демонстративно) продолжали обращаться к студентам коллеги (Жирмунский плохо произносил л).
Б. Поражало в этом обращении и то, что женщины и мужчины не различались. К женщинам тоже обращались товарищ (теперь этого нет, и все женщины стали девушками, вернее, остались без способа обращения).
Приказ прекратить употребление слова товарищ был, видимо, секретным, но его все сразу ощутили.
(О языке устном и письменном, старом и новом. 1989)
После «Уважаемый Иван Иванович” ставится запятая или нет? Подборка образцов
Вежливость имеет первостепенное значение в организации успешной коммуникации. Под ней понимают уважительное, доброжелательное отношение. Данное отношение выражается разными языковыми средствами. Одним из них является лексема «уважаемый». При употреблении слова в контексте вежливого обращения у многих может возникнуть следующий вопрос: нужна ли запятая после «уважаемый»?
Часть речи слова «уважаемый»
Чтобы верно расставлять знаки препинания при написании лексемы «уважаемый», необходимо определить, какой частью речи она является.
В конструкциях с обращениями используется прилагательное «уважаемый», образованное от глагола «уважать»:
Также от глагола возникло причастие «уважаемый». Рядом с ним имеются зависимые слова, позволяющие не спутать его с аналогичным прилагательным:
Слово может выступать и в роли существительного. В данном случае речь идет о частичной субстантивации, когда лексема одновременно употребляется и как прилагательное, и как существительное:
Уважаемый, пройдите в центр автобуса, чтобы не мешать другим пассажирам при выходе (обращение «уважаемый» выражено субстантивированным существительным, отвечающим на вопрос «кто?»).
Слово «уважаемый» выделяется запятыми
Ставится запятая или нет в препозиции или постпозиции по отношению к слову «уважаемый» – достаточно каверзный вопрос. Ответ на него зависит от множества факторов.
Знаки препинания расставляются в зависимости от позиции, которую лексема занимает в основной синтаксической единице.
Перед словом
Слово «уважаемый» входит в состав распространенного обращения. Запятая перед ним нужна, если в этой роли он находится в любой позиции, кроме абсолютного начала предложения:
Причастие «уважаемый» в совокупности с зависимыми словами обособляется, если находится после определяемого существительного:
Перед субстантивированным существительным запятая ставится, когда оно расположено в конце предложения:
Перед прилагательным или причастием «уважаемый», которому предшествует другое однородное определение, находится «точка с хвостиком»:
После слова
«Точка с хвостиком» перед распространенным обращением ставится, если лексема находится в конце основной синтаксической единицы:
Запятая после слова «уважаемый» нужна в том случае, если оно в роли существительного начинает предложение:
Уважаемый, вы просто обязаны попробовать наш щербет!
С двух сторон
«Уважаемый» выделяется знаками препинания с обеих сторон, когда, являясь субстантом, находится в центральной части предложения:
Слово «уважаемый» не выделяется запятыми?
Рассматриваемая лексема в роли обращения «точкой с хвостиком» самостоятельно никогда не выделяется. В этом функции оная является частью делового письма. Отправителю такой «весточки» необходимо помнить, что обращение в такого рода письмах не просто этикетная формула. Оно выполняет несколько целей: привлекает внимание адресата к письму и устанавливает с ним контакт.
Поэтому вежливая форма обращения должна отражать служебное положение адресата, его личные заслуги и сферу деятельности.
Например, обращение по должности будет носить строго официальный характер: «Уважаемый господин губернатор!», «Уважаемый господин депутат!». Данные формулы обращения используются только в письмах, адресованных высшим должностным лицам органов власти и управления, поэтому при обращении указывается не фамилия, имя, отчество, а должность в сочетании со словом «господин». Обращение к руководителям обществ и организаций строится по этой же схеме: «Уважаемый господин управляющий!», «Уважаемый господин директор!». Знаков препинания в составе распространенного обращения нет. Восклицательный знак завершает оборот, приравнивая его самостоятельному предложению.
Официальной является и форма с использованием только фамилии, без имени и отчества: «Уважаемый господин Кузнецов!». Обращение по имени и отчеству или только по имени будет носить менее официальный характер («Уважаемый Иван Иванович!») и используются оно, как правило, только в письмах, содержащих благодарность, или в письмах-приглашениях, письмах-поздравлениях, письмах-извещениях. Такие обращения могут быть использованы взамен слов приветствия и прощания, когда автор письма и адресат знакомы и имеют давние деловые контакты, а также когда организации, ведущие переписку, входят в одну систему или подчиняются одна другой. Только по имени допускаются обращения в электронной переписке между работниками, находящимися в постоянных деловых связях: «Уважаемый Сергей!».
В роли причастия «уважаемый» не обособляется, если определяемое слово располагается после него: