Письмо о смене реквизитов
Письмо о смене реквизитов – документ, который составляется при смене наименования организации, почтового или юридического адреса, банковских реквизитов, замене директора и т.д. Такое письмо относится к официальной деловой корреспонденции и активно применяется в документообороте между компаниями.
Кому писать о смене реквизитов
Данное послание используется для информирования партнеров/клиентов/заказчиков/кредиторов, а также заинтересованных государственных структур и контролирующих органов о произошедших переменах.
Важное уточнение: на сегодня письменно сообщать о смене банковских реквизитов в территориальную налоговую службу не надо, т.к. эта функция перешла к банкам.
К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Что касается остальных контрагентов предприятия, то в отношении них письмо носит не добровольный, а обязательный характер, поскольку необходимость по уведомлению о смене реквизитов всегда отражена в письменных договорных отношениях между сторонами. Самое главное – делать это своевременно, даже лучше всего заранее, чтобы при практическом взаимодействии не возникало неприятных казусов, вроде отправки важных документов на прежний адрес или перечисления денежных средств на старые счета.
Кто составляет письмо о смене реквизитов организации
Обычно составлением таких писем занимается юрисконсульт или секретарь организации, а также руководители и сотрудники структурных подразделений, имеющие прямую связь с контрагентами. Но независимо от того, в чьи функции входит эта обязанность, важно, чтобы сотрудник имел представление об основных правилах составления деловых писем.
Правила составления
Письмо не имеет строгого, обязательного к применению, унифицированного образца, поэтому написано оно может быть в свободной форме, с учетом потребностей и задач отправителя. Правда, при этом все же следует придерживаться некоторых норм и стандартов.
Тон письма должен быть вежливым, не слишком сухим, но и ни в коем случае не развязным. Необходимо следовать деловому стилю и тщательно следить за соблюдением правил русского языка, особенно в части лексики, грамматики и пунктуации.
Письмо о смене реквизитов может быть написано как от руки, так напечатано на компьютере, но в любом случае, оно должно содержать «живую» подпись руководителя организации-отправителя или иного уполномоченного лица. Печать на документе ставить не обязательно, т.к. с 2016 года юридические лица имеют право не ставить оттиски на бумажной документации.
Письмо можно писать
Последний вариант предпочтительнее, т.к. он придает документу солидности и свидетельствует об официальном характере послания.
Письмо может иметь столько экземпляров, сколько требуется для уведомления всех заинтересованных сторон. Каждое отправленное послание нужно регистрировать в журнале исходящей регистрации, чтобы на случай возникновения разногласий с контрагентом у отправителя имелись сведения о дате отправке сообщения.
Пример составления письма о смене реквизитов организации
Заполнение шапки письма
Заполнение тела письма о смене реквизитов
Далее следует информационный раздел.
Как отправить письмо
Поскольку реквизиты – важнейшая часть официальной документации, то письма обо всех изменениях, с ними связанными, желательно отправлять в «натуральном» виде. Это дает возможность гарантированно доводить до сведения контрагентов информацию о новых реквизитах, тем более если отправлять эти сообщения заказными письмами с уведомлением о вручении.
В крайнем случае, можно совмещать разные варианты отправки: например, электронное или факсовое сообщение сочетать с отправлением через Почту России. С одной стороны это позволит максимально быстро уведомить партнеров о переменах, а с другой обеспечит отправителя доказательствами того, что соответствующее письмо было им своевременно отправлено и получено адресатом.
Вы ещё помните? Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Приказ о смене печати организации
Для того чтобы организация могла поменять печать, одно из первый действий, которые необходимо совершить, – создать соответствующий приказ.
Почему чаще всего меняется печать
Прежде чем ответить на вопрос, вынесенный в подзаголовок, скажем о том, что с 2016 года обязательное применение печатей и штампов в текущей деятельности компаний отменено. Таким образом, на сегодняшний день, печать должны иметь только государственные ведомства и некоторые структуры и организации, ими аккредитованные, все остальные используют штемпельные изделия на сугубо добровольной основе.
Если руководство предприятия принимает решение о применении печати, оно должно поставить в известность об этом надзорные органы, банковское учреждение, в котором обслуживается, и контрагентов. За получением штемпельного изделия представители компании должны обратиться в специализированную производственную фирму.
Печать выдается на длительный срок, вплоть до того момента, пока фирма не прекратит свою существование или в ней не произойдут какие-либо преобразования, требующие замены клише, а это могут быть самые разные обстоятельства. Наиболее частые: порча, повреждение или преждевременный износ штемпельного изделия, смена наименования или реквизитов (организационно-правового статуса, местонахождения и т.п.) юридического лица, утрата штампа.
Порядок смены печати
Для того чтобы поменять печать, нужно следовать определенной процедуре.
Первым делом необходимо созвать учредителей общества и на общем собрании принять соответствующее решение. Затем на основе этого решения выпустить соответствующий приказ.
После этого назначенный ответственным за смену штемпельного изделия человек должен отправиться в налоговую инспекцию и передать туда пакет документов. В нем должны присутствовать: свидетельство о регистрации предприятия, копия Устава, заверенное нотариально решение о смене печати, подписанное всеми участниками ООО, а также заявление в свободной форме, где должна быть указана причина, по которой возникла надобность по замене штемпельного изделия.
Что делать со старой печатью
Печать, утратившую свою силу, надо уничтожить. При этом факт утилизации должен быть задокументирован в специальном акте. Такие строгости необходимы для того, чтобы в дальнейшем никто не мог воспользоваться старым штампом с целью различных злоупотреблений.
По какой форме писать приказ
Любые распорядительные акты, формирующиеся в недрах коммерческих организаций, можно делать в свободном виде – унифицированные формуляры для них не предусмотрены. Единственное, что нужно учесть: чтобы по своему содержанию, структуре и подаче они отвечали нормам деловой документации. Кроме того, если в организации есть свой разработанный шаблон документа, утвержденный в локальных бумагах, то все последующие приказы следует писать по его образцу. Все вышесказанное касается и приказа о смене печати.
Как оформить
Оформление документа также может быть произвольным: рукописным или печатным. Оба варианта вполне приемлемы, правда, электронный приказ нужно будет обязательно распечатать. Для распечатки подойдет и простой лист бумаги, и бланк с нанесенными на него реквизитами организации и логотипом.
Приказ пишется в одном оригинальном экземпляре. Если нужны копии (к примеру, для отправки в структурные подразделения компании), готовый бланк надо отксерокопировать и заверить надлежащим образом.
Кто должен поставить подписи
Приказы всегда пишутся от имени главного лица предприятия – директора или человека, временно исполняющего его обязанности, значит, первая подпись, которая должна в них стоять – его. Кроме руководителя в любом распоряжении должны расписаться и все прочие указанные в нем работники, в том числе те, на кого возложен контроль за его исполнением.
Учет и регистрация
Все документы, которые выпускаются внутри предприятий, должны обязательно учитываться. Для этого в компании ведется специальный журнал – в него вписываются данные обо всех сформированных распоряжениях и приказах. Лежит этот журнал обычно у секретаря или другого работника, приближенного к руководству. Сведения, почерпнутые из него в случае надобности могут стать доказательством создания того или иного документа, а также дадут возможность быстро и без особых проблем найти нужный бланк. Информацию о приказе о смене печати также нужно в него включить, обозначив наименование, номер и дату написания распоряжения.
Порядок и сроки хранения
Регламент хранения приказов определяется либо локальными нормами предприятия, либо соответствует установкам законодательства.
В любом случае, после издания приказа о смене печати и ознакомления с ним всех заинтересованных работников, документ нужно подшить в папку, где хранятся другие подобные распоряжения. После того, как его актуальность пропадет, его можно передать в архив организации, где он будет лежать вплоть до утилизации (которая также проводится с соблюдением определенной процедуры действий).
Образец приказа о смене печати организации
Если вам понадобилось составить приказ о смене печати, а вы никогда раньше его не делали, прочитайте приведенные здесь рекомендации и посмотрите пример – воспользовавшись им, вы без особых усилий напишете нужное вам распоряжение.
Пишем официальное письмо в организацию: правила, ошибки, образец
Официальное письмо — это документ, посредством которого осуществляется деловая переписка между заинтересованными сторонами по различным вопросам.
Разновидности деловых писем
Юридические и физические лица часто сталкиваются с необходимостью формально-делового общения, например:
Разнообразие причин предполагает такое же разнообразие видов деловых бумаг:
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как организовать делопроизводство и документооборот в организации. Используйте эти инструкции бесплатно.
Структура и содержание документа
Специальных требований к структуре официального письма не установлено, деловая переписка по умолчанию предполагает:
Предлагаем небольшую инструкцию, как правильно написать официальное письмо, чтобы произвести приятное впечатление и достичь максимального эффекта от взаимодействия:
Шаг 1. Подготовьте для документа фирменный бланк. Допустимо использование обычного листа А4, но в этом случае ваши данные каждый раз необходимо вбивать самостоятельно.
Шаг 2. Обязательно перепроверьте правильность реквизитов адресата. Если сомневаетесь, воспользуйтесь бесплатным онлайн-сервисом ФНС для получения данных из ЕГРЮЛ или ЕГРИП.
Шаг 3. Поставьте дату и исходящий номер.
Шаг 4. Обращение начните со слова «Уважаемый(ая) …!», после которого укажите имя и отчество, к кому обращаетесь.
Шаг 5. Обозначьте причину или повод, почему вы обращаетесь к адресату.
Шаг 6. Грамотно, емко и доступно изложите содержание вашего обращения, оно всегда зависит от цели, которую вы преследуете, направляя документ. Например, если требуется получение бумаг или информации от контрагента, указывайте в тексте, что конкретно хотели бы получить, в какие сроки и в каком виде. Обязательно формулируйте заключение, указывайте, какие действия вы ожидаете от получателя. Не забудьте оформить приложения при их наличии.
Шаг 7. Поставьте подпись руководителя и печать (при наличии), при необходимости укажите исполнителя документа с контактными данными.
Как нельзя писать
При официально-деловой переписке не допускаются:
Правила оформления
Жестких требований к оформлению нет, в качестве примера, как составить официальное письмо, применим ГОСТ Р 7.0.97-2016, который рекомендовано использовать для написания подобных документов. Общие положения:
В общем виде угловой бланк выглядит так:
Образец с продольным бланком
Общество с ограниченной ответственностью «Ppt.ru»
ИНН 1234567890/КПП 121001001
ОГРН 2323454567001
АДРЕС 456789, Россия, Субъект РФ, просп. Замечательный, д. 1
Исх. № 987 от 12.12.2020
Директору ООО «Общество»
123456, Россия, Субъект РФ,
Уважаемый Иван Иванович!
В ответ на Ваше предложение от 20.11.2020, исх. № 11, о заключении договора оказания юридических услуг настоящим письмом выражаем готовность сотрудничества с ООО «Общество».
Убедительно просим направить в наш адрес проект договора и заверенные копии учредительных документов ООО «Общество».
Генеральный директор Петров Петров Порфирий Петрович
Как отправить письмо
Способ отправки документа, как правило, зависит от его цели:
Письмо о смене директора для контрагентов
Письмо о смене директора для контрагентов – важная бумага деловой переписки организации. По закону обязательно уведомлять об этом только налоговую инспекцию и банковскую организацию, с которой сотрудничает компания. А контрагенты информируются исходя из норм делового этикета.
Конечно, бывают ситуации, когда уведомление при смене директора прописано в договоре с контрагентом. Тогда процесс отправки письма будет обязательной процедурой. В большинстве же это желание организации предстать перед контрагентами в виде надежного партнера. Уведомление является логичным ходом, способным укрепить авторитет компании в глазах руководителей окружающих организаций.
Запись в ЕГРЮЛ
Сообщать о свершившемся факте смены руководства организация вправе только после увольнения (смерти) одного лица и одновременном назначении другого. Согласно существующему законодательству компания не имеет права быть без директора. Какое-либо лицо обязательно должно быть ответственно за действия организации в целом.
Таким образом, в информационном письме этого вида логичнее будет указать нового руководителя компании. Он уже должен быть официально занесен в ЕГРЮЛ в качестве нового директора.
Отличия
Если налоговикам обязательно необходимо уведомление в форме Р14001, то со стороны деловых партнеров такие строгие требования – редкость. Документ оформляется в свободной форме. В его текст, придерживаясь делового тона, можно включить нюансы относительно причин, следствий смены руководства. Также нелишним будет описание конкретных моментов, которые касаются взаимодействия с этим контрагентом. Возможно, новый руководитель пришел к решению вообще прервать взаимодействие. Можно составить об этом отдельное уведомление, а можно прописать отдельным пунктом в письме о смене директора.
Вид письма
В современной деловой переписке сложились определенные традиции, касающиеся видовой принадлежности писем. Перед тем как приступить к формированию собственного письма, необходимо определиться с его видом. Именно от него будет зависеть набор допустимых к употреблению клишированных фраз, оборотов для максимальной информативности.
Описываемый же документ относится к информационным письмам. Они выполняют лишь функцию донесения до партнера необходимой ему информации.
Рекомендации
Помимо этого, необходимо будет определиться с некоторыми организационными моментами:
Желательно также соблюдать ритм построения текста. Ограничить первый и последний абзац четырьмя строками, а внутренние – восемью. Хотя в уведомлении о смене руководства будет достаточно одной-двух законченных мыслей, оформленных в абзац.
Составные части
Деловое письмо имеет собственные каноны, которые не следует нарушать. Оптимально писать или печатать текст на фирменном бланке организации. Так не придется каждый раз прописывать реквизиты на каждом из листов.
Указание контактов организации отправителя предусмотрено ГОСТ 6.30 – 2003.
Помимо реквизитов, официальное письмо-уведомление о смене директора включает в себя основную часть. В представленном образце текст содержит:
Также документация для достоверности может содержать приложение в виде копии основания смены директора. Подпись должна стоять внизу. Причем подпись уже нового директора, так как он уже является руководителем организации. Если смена еще не произошла, то прежний директор может уведомить контрагентов о своем намерении уволиться, но текст будет носить предупредительный характер.
Электронный вид
С появлением электронной цифровой подписи взаимодействие между деловыми партнерами стало возможно осуществлять практически молниеносно. Государственные организации консервативны, и общение с ними в электронном виде вызывает многочисленные проблемы. Но контрагенты – другое дело.
Письмо о смене директора для контрагентов вполне может быть заверено электронной подписью организации. Нет нужды пользоваться почтовым переводом, если эти условия отдельно не оговорены в договорах.
К сведению! Также можно отправить это сообщение по электронной почте, не прибегая к особым видам подписей. Это особенно удобно, если контрагентов у компании большое количество.
Бумажный вид
Если бумага посылается контрагенту по почте, то ее необходимо зарегистрировать в журнале исходящей корреспонденции. При этом указываются номер, дата письма и ответственный за доставку. Последний при регистрации расписывается в журнале.
При происходящих в организации изменениях массовая рассылка подобных сообщений – важный шаг в этапе построения отношений нового руководства с постоянными деловыми партнерами компании.
Образец уведомления контрагентов о смене адреса
Для чего нужно уведомление контрагента о смене адреса?
Сообщение контрагентам о смене адреса — общераспространенная процедура, выражающая намерение хозсубъекта выстраивать с партнерами доверительные отношения и не усложнять им работу в части выяснения своих корректных контактов.
Однако отправка контрагентам уведомлений о смене адреса может быть обусловлена и положениями заключаемых с ними договоров. Как правило, такие положения включаются в договоры с банками, поскольку в соответствии с подп. 1 п. 1 ст. 7 закона «О противодействии отмыванию доходов» от 07.08.2001 № 115-ФЗ банк в целях идентификации клиента обязан знать его корректный адрес.
О порядке идентификации клиента по 115-ФЗ читайте здесь.
О некоторых видах договоров читайте в наших статьях:
Если обнаружится, что клиент не находится по известному банку адресу, то кредитно-финансовая организация может на законных основаниях прекратить обслуживание его счета (постановление Президиума ВАС РФ от 27.04.2010 № 1307/10).
Правила составления письма контрагенту о смене адреса
Рассмотрим практические нюансы информирования партнеров об изменении контактов фирмы и ознакомимся с образцом уведомления контрагентов о смене юридического адреса.
Каков порядок действий по извещению госорганов об изменении адреса юридического лица, рассказал советник государственной гражданской службы РФ 2 класса С.В. Гладилин. Получите пробный доступ к КонсультантПлюс и сможете ознакомиться с рекомендациями эксперта.
В письмо контрагенту следует включить:
1. При наличии договора, предписывающего сообщать контрагенту о смене адреса, — ссылку на такой договор с указанием его номера и даты подписания.
2. Пояснения по поводу использования адреса. Так, фактически он может использоваться в качестве:
Загрузить образец письма контрагенту о смене юридического адреса вы можете на нашем сайте.
Итоги
Сообщение контрагенту о смене адреса — общераспространенная процедура. При этом она может быть предписанной договором. Неисполнение обязанности, установленной договором, может повлечь неприятности для стороны-нарушителя.