Уведомления
Уведомление – документ, нужный для донесения определенных сведений до получателя. Отличается от претензии отсутствием требований. Но нужно учитывать, что в редких случаях требования в письмах-уведомлениях присутствовать могут.
Обязательность оформления
Обязательно ли составлять уведомление? В некоторых случаях оформлять его необходимо. В частности, это следующие случаи:
Если документ не будет отправлен, компании грозит штраф или проверка со стороны трудовой инспекции.
В каких случаях составляется уведомление?
Уведомление – документ, который может составляться во множестве ситуаций. Рассмотрим самые распространенные причины оформления:
Уведомление в письменном виде обязательно составляется в этих обстоятельствах:
Уведомление составляется в свободной форме. Однако рекомендуется разработать собственные правила оформления и зафиксировать их в локальных актах. К примеру, их можно отразить в инструкции по делопроизводству.
Особенности составления
Правила составления уведомления зависят от того, кто является его получателем:
Как правило, к документу для внешних пользователей предъявляются более строгие требования. На нем должна стоять подпись, печать. Указывается вся полнота информации: реквизиты отправителя и получателя, название фирмы, наименование документа.
Составляющие уведомления
Стандартное уведомление обычно включает в себя эти сведения:
Уведомление подписывает руководитель компании или лицо, имеющее право на подпись. Необходимо также включить в документ расшифровку росписи.
Разновидности документов
Рассмотрим самые распространенные разновидности уведомлений:
Уведомление может отправляться сотрудникам, руководителям подразделения, контрагентам, поставщикам, госорганам, арендаторам.
Полезно/ Что делать, если не пришло уведомление о вручении заказного письма
Нюансы получения уведомления о вручении заказного письма
Зачем может понадобиться уведомление о доставке письма
Как правило, заказными письмами с идентификационным номером и уведомлением отправляется документальная или письменная информация, имеющая большое значение для отправителя или получателя. На каждой стадии доставки идентификатор регистрируется в единой, постоянно обновляемой базе данных для возможности отслеживания местоположения корреспонденции, исключая необходимость ждать обратной связи с получателем.
В качестве причины для отправления заказного письма с уведомлением может быть:
Каждый самостоятельно определяет для себя, в каких ситуациях требуется отправка заказного письма с уведомлением.
Как отправить письмо с уведомлением
Ничего сложного и сверхъестественного в процедуре отправки заказного письма с уведомлением нет, однако потребуется потратить некоторое время на подготовку, а также сделать прогулку в почтовое отделение.
Хронология действий следующая:
Важно! Для того чтобы уведомление выступало не только в качестве подтверждения факта доставки письма, рекомендуется вкратце написать, что именно вы отправляете. Это не противоречит правилам и может сыграть решающую роль в качестве доказательства.
Куда приходит уведомление
Единственное место, куда приходит уведомление о доставке письма, – отправитель.
В момент вручения письма получатель должен оставить свою подпись на уведомлении, которое в последующем возвращается отправителю исходя из его прямого назначения – удостоверения факта доставки отправления.
Срок доставки уведомления отправителю
После вручения отправления получателю уведомление возвращается отправителю срочным способом и передается в порядке, регламентированным для простых почтовых отправлений. Срок доставки документа напрямую зависит от расстояния между отправителем и получателем и составляет в среднем 3-5 дней.
В некоторых случаях срок доставки документации может исчисляться неделями, однако следует регулярно отслеживать местоположение корреспонденции.
Порядок действий, если уведомление не пришло
К сожалению, Почта России не всегда надлежащим образом исполняет свои обязательства, и уведомления о доставке заказных писем нередко теряются и не приходят обратно. Чтобы найти уведомление, можно действовать несколькими последовательными и параллельными способами.
Заказному письму присваивается трек-номер. Это означает, что можно отследить весь маршрут перемещения отправления и выяснить, в какое последнее почтовое отделение оно было доставлено.
На официальном сайте Почты России работает специальный сервис, позволяющий отслеживать корреспонденцию с присвоенным трек-номером. Услуга предоставляется по адресу: www.russianpost.ru/Tracking20.
Ни для кого не секрет, что в отделениях Почты России всегда очередь и высокая загруженность работников. В связи с этим внесение информации об отправлении редко совпадает с днем регистрации заказного письма с уведомлением. Зачастую сведения вносятся через 2-3 дня. Поэтому попытки отследить отправление раньше этого срока редко увенчиваются успехом.
Выждав контрольные сроки доставки заказного письма, а также время на возврат уведомления и предварительно выяснив конечную точку доставки отправления, следует обратиться в почтовое отделение с заявлением на поиск уведомления.
Если действия почты оказались нерезультативными, то незамедлительно обращайтесь на имя руководителя отделения с претензией о ненадлежащем исполнении Почтой взятых на себя обязательств.
Вы, как клиент Почты России, заплатили деньги за своевременное и качественное предоставление почтовых услуг, что дает право требовать устранить нарушение прав потребителя.
Ни в коем случае нельзя выбрасывать или терять квитанцию об оплате почтовых услуг. В противном случае будет сложно доказать факт отправки письма.
Преимущества использования заказных писем
В современном мире цифровых технологий мы привыкли пользоваться электронными средствами коммуникации – социальными сетями, электронными ящиками или мессенджерами, однако использование услуг почты иногда необходимость, особенно если речь идет о пересылке важных документов.
Выделим несколько причин, по которым стоит использовать заказной способ отправки корреспонденции:
Несмотря на наличие преимуществ, услуги Почты России не особо пользуются популярностью, ввиду наличия множества фактов кражи и небрежного отношения к посылкам клиентов. Поэтому, отправляя ценное письмо, всегда есть вероятность того, что получатель его не дождется, а вы не получите уведомление.
Полезные советы
Предлагается ознакомиться с некоторыми рекомендациями, позволяющими получить некоторую выгоду при отправке заказной корреспонденции:
Почта России занимает монопольное положение в сфере предоставления почтовых услуг, и иногда без подтверждающей документации об отправке просто не обойтись. Вместе с тем, следует быть готовым к непредвиденным трудностям и активным действиям по поиску уведомления о вручении, а также отстаивании нарушенных прав.
Вы здесь:
При отправке почтой России корреспонденции, которая обладает определенной ценностью и важность, следует использовать не простое письмо, а заказное письмо с уведомлением о вручении почтового отправления, заполняемого по форме 119. Еще одной особенностью заказных писем является то, что и присваивается трек-код (идентифицирующий номер), по которому его можно отследить и примерно представлять, когда оно будет доставлено адресату.
В каком случае применяется уведомление о вручении
Уведомление о вручении письма необходимо применять в том случае, если отправитель получить гарантию того, что данная корреспонденция дойдет до адресата. Простые письма такой возможности не имеют, поэтому требуется отправлять заказное письмо или же письмо в объявленное ценностью.
Причем последний вид писем позволяет вложить опись отправляемых документов, что наиболее часто применяется для предоставления в ФНС отчетов как юридическими, так и физическими лицами.
Данное уведомление стоит заполнять при пересылке почтой России документов и ценных предметов, обладающих особым статусом или представляющих для адресата высокую степень важности.
К такой категории могут относиться, например, ценные бумаги, архивные документы и т.д. К тому же при отправке корреспонденции ценным или заказным письмом отправитель может отследить движение почтовых отправлений посредством специального присвоенного им кода.
Порядок заполнения уведомления о вручении ф. 119
Уведомление может быть двух категорий – «Заказное» и «Простое», соответствующая пометка ставится на лицевой стороне бланка. Бланк формы ф.119 необходимо заполнять либо на сове имя, либо на имя того лица, которому должно вернуть уведомление о вручении письма адресату, для этого указывается почтовый адрес этого лица и почтовый индекс отделения связи. Лицевая сторона также содержит информацию о типе пересылаемого груза (письмо, бандероль или посылка), например, может быть проставлено две галочки: «письмо» и «заказное».
Далее на обратной стороне отправитель заполняет вид пересылаемой почтовой корреспонденции, как это было указано на лицевой стороне, а также данные адресата с указанием его почтового адреса и соответствующего ему индекса отделения связи. Почтовое отправление может быть ценным, в таком случае на бланке указывается сумма объявленной ценности. Ответственность за почтовое отправление возлагается на адресата после того, как он его получит.
Уведомления о вручении Почта России (Форма ф 119) – Скачать образец и бланк
Порой, возникают проблемы, когда получатели по тем или иным факторам, не получают свои посылки, а отправители даже не догадываются об этом. Помощью в таком случае и выступает форма 119. Зачастую почтой люди пересылают важные документы, отправляют оригиналы договоров или каких-то поручений. В их сто процентной доставке получать хочет быть уверен, по этой причине он отправляет их при помощи заказного письма, к которому и прикрепляется бланк этого уведомления.
Файлы для скачивания:
Прежде всего, необходимо разобраться, что это за форма. Уведомление о вручении почтового отправления форма 119 – это документ, который проинформирует отправителя, или указанного им субъекта о том, что адресант получил это самое отправление. Документ отправитель оформляет на себя либо в определённых случаях, указывает адрес того человека, которого необходимо уведомить о доставке.
(Видео: “Как отправить письмо с уведомлением о вручении”)
После доставки посылки, уведомление регистрируют и отправляют отправителю. Срок доставки как любой корреспонденции от 7 до 17 дней, в зависимости от расстояния. Форма ф. 119 утверждена Приказом ФГУП «Почта России» №114-п от 17.05.2012 «Об утверждении Порядка», но её можно распечатать в общем доступе либо распечатать в отделении почты бесплатно. Уведомление необходимо в тех случаях, когда возникают спорные моменты в судах либо в других учреждениях. Доказательство вручения того, что посылку либо письмо доставили именно тому адресанту, может быть простое и заказное. Разница между ними существенная: простое уведомление почтальон бросит вам в почтовый ящик, а заказное – отдаст лично в руки.
Бланк формы 119 прикрепляется к лицевой стороне данного отправления (если принимается посылка, то к сопроводительному бланку) таким образом, чтобы был обеспечен доступ для считывания почтового идентификатора, целостность и невредимость документа.
Как заполнить уведомления о вручении Почта России (Форма ф 119) в 2021 году
Данные бланк имеет четкую структуру и установленную форму. Она состоит из лицевой и обратной стороны, которые в обязательном порядке необходимо заполнить. Не стоит напоминать, что при заполнении нельзя допускать ошибки или исправления. Форму можно заполнить от руки в отделении почты либо на компьютере.
Чтобы не тратить времени в два раза больше – заполнить форму дома, а потом сверятся в отделении почты и если есть ошибки все начинать заново, лучшим вариантом будет заполнить на месте, где и изучить образцы. Так как при допущении ошибки, уведомление может к Вам и не попасть. Необходимо заполнить поля, которые обведены жирными линиями.
Необходимо отправителем заполнить следующие пункты данного бланка на первой стороне:
На обратной стороне отправитель заполняет следующие строки:
Необходимо обратить внимание, что нельзя заказать бланк о вручении, если была оформлена простая посылка. В таком случае необходимо подготовить посылку и написать сумму документа, так пересылаются документы в налоговую инспекцию. Еще одним плюсом при оформлении заказного письма является то, что на обратной стороне крепится трек-код, с помощью которого можно без особого труда отслеживать место расположения посылки. Также на почте есть услуга, при заключении договора с ней, Вам дается право самостоятельно изготовлять и распечатывать бланки.
Образец уведомления о вручении ф 119
Скачать бланк
Как происходит оформление бланка на почте
Как уже отмечалось выше, получатель должен, если он хочет отправить отправителю письмо, либо другой вид посылки, распечатать бланк, который размещен в общем доступе, либо заполнить уже в отделении. Внутри на стендах размещены образцы, как правильно заполнить уведомление. Также отправитель вносит определённую плату за пересланное уведомление. Он должен получить квитанцию об оплате. После заполнения формы отправителем, сотрудник почты обязан проверить правильность заполнения уведомления, сверяет, есть ли на почтовом отправлении надпись «с уведомлением», в квитанции 1 ф., наклеивает штрих код, на бланк уведомления, а также сверяется с корректностью внесения информации об оплате за пересылку уведомления.
Не стоит забывать, что данный бланк необходимо оплачивать по тарифам, которые утверждаются каждый год. На 2021 год существуют такие тарифы видов уведомлений:
Получение письма: что нужно заполнить адресату
На обратной стороне сотрудник почты должен проставить дату, когда он вручил посылку, важным является заполнение графы, как именно была доставлена посылка. Либо получатель сам лично ее забрал, либо забрал поверенное лицо, тогда необходимо вписать паспортные данные получателя и расписаться. Далее почтальон заполняет бланк о вручении и отправляет на визирование начальнику, либо лицу, который за это отвечает. После всех процедур, уведомление отсылается вместе с другими письмами.
Порой случается, когда истекли сроки, а получатель до сих пор не получил уведомление. В таком случае он имеет законное право предъявить претензию о том, что сотрудники почты не справились со своими обязанностями, руководствуясь Правилами, которые утверждены в Правительстве РФ.
Ф 119 Уведомление о Вручении Почтового Отправления Бланк Для Заполнения
Образец заполнения уведомления о вручении ф. 119
Прежде всего, работник почты должен указать на лицевой стороне формы 119 обычное или заказное отправление.
На оборотной стороне бланка уведомления необходимо указать вид отправления (бандероль, посылка, письмо), сумму объявленной ценности, сумму наложенного платежа в случае, если почтовое отправление имеет ценность.
Также на оборотной стороне формы 119 нужно заполнить название адресата, а также его адрес, куда доставлено отправление.
Необходимо поставить дату вручения и указать ФИО лица, которому письмо или посылка вручена лично в руки.
На заполненном бланке уведомления должен стоять оттиск печати отделения почтовой связи. Что Такое Заказное Уведомление о Вручении Почтового Отправления Бланк.
Образец заполнения
Заполняется уведомления работником Почты России после того, как будет известно, что отправление вручено адресату.
На бланке должна стоять отметка о том, какой именно вид отправления вручен адресату, какой номер он имеет, кому и куда оно отправлялось. Прописывается сумма объявленной ценности, размер наложенного платежа.
На оборотной стороне делается отметка в момент вручения отправления адресату — ставится дата вручения, а также ФИО лица, которому передается отправление. Отправление может быть передано лично адресату по предъявленному паспорту или представителю адресата по доверенности (скачать образец доверенности на получение почты).
На лицевой стороне уведомления ф. 119 должен стоять оттиск штемпеля отделения почтовой службы места вручения уведомления, на оборотной стороне уведомления ставится оттиск календарного штемпеля отделения почтовой службы места назначения отправления и места оформления уведомления. Распечатать Бланк Уведомление о Вручении Почтового Отправления Бланк.
Скачать образец
Уведомление о вручении почтового отправления. Форма 119
Уведомление о вручении почтового отправления – это документ, который подтверждает факт получения почтового отправления адресатом. Уведомление имеет унифицированную форму №119, предусмотренную действующим законодательством Российской Федерации.
Бланк уведомления обычно используется в случае пересылки почтового отправления, составляющего для отправителя исключительную важность. Уведомление по форме 119 бывает двух типов: простое и заказное. Тип уведомления определяется пометкой на лицевой стороне бланка. На обратной стороне уведомления указываются: адрес и наименование/фамилия, имя, отчество получателя, а также сумма наложенного платежа, если отправление содержит объявленную ценность и наложенный платеж. После получения почтового отправления адресатом, все права, а также ответственность за порчу, гибель или утерю отправления переходят к нему.
При приеме почтового отправления и заполненной формы 119 сотрудник почтового отделения обязан:
Уведомление о вручении почтового отправления по форме 119 должно быть прикреплено к той стороне отправления, на которой не указан адрес получателя и номер почтового идентификатора. Если почтовое отправление посылается в прозрачной оболочке, уведомление помещается под нее. Ф 119 Уведомление о Вручении Почтового Отправления Бланк Для Печати.
Правила оформления уведомления
Информирование о доставке может быть простым или заказным. Соответствующую пометку проставляет работник отделения связи на лицевой стороне бланка уведомления. Оборотная часть документа содержит сведения о виде пересылаемого груза (посылка, бандероль или письмо), данные адресата и его наименование (ФИО). Почтовое отправление может иметь некоторую ценность, в связи с чем, в бланке указывается сумма наложенного платежа. С момента получения посылки адресатом бремя материальной ответственности ложится на него.
Работник отделения почтовой связи имеет определенные обязанности и должен осуществить:
В конце всей процедуры работник почты обязан поставить оттиск печати почтового учреждения. Бланк уведомления должен быть прикреплен к обратной стороне отправления, где нет адреса получателя и не наклеен штрих-код. При использовании специальных пластиковых пакетов для упаковки груза уведомление вкладывается в предусмотренный для этих целей прозрачный карман.
Документ имеет унифицированную форму 119, и представляет собой официальное, юридически обоснованное подтверждение факта доставки.