Как сдать корректирующий отчёт СЗВ-ТД в ПФР
Из нашей статьи вы узнаете:
Персонифицированная отчётность — это учёт сведений о каждом сотруднике организации или индивидуального предпринимателя. СЗВ-ТД — это один из таких персонифицированных отчётов, в котором представляются сведения о трудовой деятельности работников.
Иногда при заполнении СЗВ-ТД работодатель допускает ошибки, и если такой отчёт уже был отправлен в ПФР, ему необходимо подавать корректирующий документ. В этой статье мы подробно рассмотрим, какие ошибки можно допустить, как формировать и сдавать корректирующий отчёт и какие штрафы полагаются за сдачу документа с ошибками.
Распространённые ошибки при сдаче отчётности СЗВ-ТД
Несмотря на то что можно совершить огромное количество ошибок при заполнении отчёта СЗВ-ТД, чаще встречаются всего несколько типов:
Когда отчёт попадает в ПФР, он проходит проверку в базе. Если обнаруживается какая-либо неточность, работодатель получает отрицательный протокол, который свидетельствует о том, что отчёт принят не был. В протоколе будут отражены коды ошибок, которые нужно исправить.
У работодателя есть пять рабочих дней на то, чтобы внести исправления и отправить отчёт в новой редакции. Но если работодатель самостоятельно обнаружит ошибку, он может сдать повторный отчёт ещё до получения протокола по тому, который был отправлен сначала.
Важность представления актуальной формы
Актуальная форма СЗВ-ТД утверждена постановлением правления ПФ РФ № 769п от 27.10.2020 и используется с 1 июля 2021 года. Предыдущие редакции формы не будут приняты в ПФР и их представление тоже будет считаться ошибкой, после которой будет направлен отрицательный протокол.
Если говорить о важности представления актуальной формы, то нужно помнить, что если сдать неправильный отчёт по устаревшему образцу, работодателю всё равно придётся заново его отправлять по новой форме. А за опоздание представления на работодателя будут накладываться штрафы, подробнее мы их рассмотрим в соответствующем разделе.
В актуальной форме СЗВ-ТД, например, отсутствует строка отчётного периода — она была исключена и, соответственно, корректировать отчётный период никак нельзя. В предыдущей форме такая строка была.
Как сформировать корректирующий отчёт СЗВ-ТД
Существует определённый алгоритм действий по формированию корректирующего отчёта СЗВ-ТД, он приведён в Постановлении Правления ПФ РФ от 25.12.2019 № 730п. Есть два варианта развития событий и их разрешения:
Вносят изменения не только в случае, если была допущена ошибка. Иногда возникает необходимость направления уточнёнки при смене наименования работодателя или необходимости отменить запись, которая была внесена в трудовую книжку.
Смена наименования работодателя
В этом случае нужно поступить следующим образом:
Отчёт нужно отправить в том же месяце, в котором произошли изменения.
Другие ошибки, связанные с работодателем, обозначаются кодом 50. Расшифровку и способ решения проблем можно увидеть в таблице ниже.
Исправление ошибок
Если неточности были допущены в тех местах, где можно изменить данные, нужно проделать следующий алгоритм действий:
Ошибки в сведениях о работниках группируются под кодом 30. Расшифровку и способ их решения можно увидеть в таблице ниже.
После исправлений отчёт нужно отправить в ПФР.
Как отменить отчёт СЗВ-ТД в ПФР
Отменять отчёт СЗВ-ТД можно в том случае, когда внести уточнения нельзя одним документом. Для этого нужно проделать следующие действия:
Эти действия приведут к отмене отправленного ранее отчёта. После чего можно составлять новый документ с верными данными и снова отправлять его в пенсионный фонд.
Как сдать исправленный отчёт СЗВ-ТД
Как уже было сказано, у работодателя есть пять рабочих дней на то, чтобы сдать исправленный отчёт, когда был получен отрицательный протокол.
Отправка же корректирующей формы проходит так же, как и обычного отчёта: в территориальный орган ПФР по месту регистрации. При этом главное — соблюдать очерёдность: сначала нужно отменить первый ошибочный отчёт, а потом направить корректирующий.
Удобно сдавать отчёт в электронном виде: так проще корректировать ошибки и быстрее отправлять документ. «Астрал.Отчёт 5.0» — сервис для отправки электронной отчётности в контролирующие органы, которая может подсказать о наличии ошибок ещё до отправки документа.
Могут ли оштрафовать за ошибки
Если ошибку заметить вовремя и внести изменения в указанный срок, то никаких штрафов наложено не будет. Однако, в соответствии со статьёй 15.33.2 КоАП РФ непредставление данных, представление с ошибками или неполное представление может привести к наложению штрафам на должностных лиц в размере от 300 до 500 рублей.
Ошибки в форме СЗВ-ТД: инструкция по исправлению для кадровика и бухгалтера
Неважно — сменили сотрудники свои бумажные книжки на электронные или нет, бухгалтеру все равно нужно отправлять по ним данные по форме СЗВ-ТД в Пенсионный фонд. Расскажем про ошибки в СЗВ-ТД и о том, как их исправить, а еще про штрафы для нарушителей.
Действующая форма СЗВ-ТД
С 1 июля 2021 года отчет сдается по форме, утвержденной постановлением Правления ПФР 25.12.2019 № 730п в редакции постановления от 27.10.2020 № 769п.
Кто сдает
Форму обязаны сдавать все работодатели, как компании, так и ИП, если у них есть наемные работники, включая совместителей, иностранцев, дистанционщиков и надомников.
Когда сдавать
Форму заполняют и сдают, если произошло кадровое событие :
1. Прием или увольнение работника.
Срок подачи отчета — на следующий день после издания приказа.
Срок подачи отчета — не позже 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором проведено кадровое мероприятие (подано заявление о выборе трудовой книжки).
Способ подачи отчета в ПФР
Форму на бумажном носителе могут сдать работодатели с численностью персонала не больше 25 человек.
Все остальные сдают отчет электронным способом.
Сдавайте электронную отчетность в ПФР и другие госорганы через сервис Астрал Отчет 5.0 — быстро, удобно, надежно.
Штраф за несдачу отчета
Если ПФР обнаружит, что отчет сдан с ошибками, он отправит запрос о представлении исправлений. На корректировку недочетов у работодателя будет 5 дней (п. 38 р. IV приказа Минтруда от 22.04.2020 № 211н).
Если отчет вовремя не сдан, ПФР может передать информацию в ГИТ. А уже инспектор ГИТ составит протокол об административном нарушении.
Если работодатель сам обнаружил ошибки в ранее сданном отчете и внес исправления, то никаких санкций ему не грозит.
Типовые ошибки в СЗВ-ТД и способы их исправления
Ошибки в отчете можно условно поделить на 3 группы:
1. Ошибки, в результате которых, отчет считается непринятым
Таким ошибкам ПФР присваивает код 50.
Например: неверно указали регистрационный номер работодателя в ПФР (50.ВС.Б-СТРАХОВАТЕЛЬ.1.1) или его ИНН (50.ВС.Б-СТРАХОВАТЕЛЬ.1.2).
Примечание: все коды ошибок вы можете найти в Приложениях 1-4 к постановлению № 730п.
Способ исправления: подать отчет заново с верными сведениями.
2. Ошибки, в результате которых ПФР принимает поданные сведения только частично
Таким ошибкам ПФР присваивает код 30.
Например: неверно указан СНИЛС работника (30.ВСЗЛ.ОП.1.1), пропущено наименование должности работника (30.ЭТК.СЗВ-ТД.1.5).
Порядок исправления таких ошибок будет зависеть от того, какой протокол получен из ПФР — положительный или отрицательный.
Протокол отрицательный: нужно сформировать и сдать отчет заново с корректными данными.
Протокол положительный : нужно отменить ошибочные данные, и внести правильные.
На этом случае остановимся подробнее.
Вариант 1. Что делать, если вамнужно отменить запись в отчете целиком.
Например: в ранее сданном отчете ошибочно указана запись о приеме на работу.
Вариант 2. Нужно исправить ошибку в строке кадрового мероприятия. Например: не указали должность сотрудника, но все остальные сведения внесены верно.
Иногда отчет с исправлениями не проходит. Тогда можно поступить следующим способом:
3. Ошибки, когда отчет считается принятым
Таким ошибкам ПФР присваивает код 20.
Например: указан неверный КПП страхователя (20.ВС.Б-СТРАХОВАТЕЛЬ.1.3).
Ваш отчет принят, можно не переживать. Исправьте сведения о страхователе в программе, чтобы последующие отчеты уходили с верными реквизитами.
Иногда даже исправлять ничего не нужно.
Например: в вашем отчете указан работник, по которому уже отчитался другой работодатель. Это бывает, если работник трудится где-то еще, а вид и дата кадрового события у вас и другого работодателя совпадают.
Просто проверьте данные и убедитесь, что у вас в учете все в порядке.
Астрал Отчет 5.0 дает подсказки для каждого поля или графы при заполнении отчета. Даже если вы заполняете его впервые — не допустите ошибок. Попробуйте прямо сейчас.
7 ошибок при заполнении СЗВ-ТД
Сотрудники Пенсионного фонда назвали ошибки, которые допустили страхователи при заполнении формы СЗВ-ТД. Команда Контур.Экстерна подготовила для вас разбор опасных моментов. Запомните их, чтобы не ошибиться в дальнейшем.
Первая ошибка
В форме СЗВ-ТД нельзя одновременно указывать одинаковую дату подачи сразу двух заявлений: и о ведении трудовой книжки на бумаге, и о ведении трудовой книжки в электронном виде.
В крайнем случае, если за отчетный период сотрудник подал два заявления, то тогда у них обязательно должны быть разные даты. Причем у заявления на бумажную трудовую дата должна быть раньше, чем у заявления на электронную трудовую — потому что после перехода на электронную книжку уже нельзя вернуться на бумажную.
Ошибка: указана одинаковая дата для двух типов заявлений.
Вторая ошибка
Не должно быть признака отмены одновременно по двум заявлениям — и о ведении трудовой книжки на бумаге, и о ведении трудовой книжки в электронном виде, если заявление о выборе формы ведения трудовой книжки в принципе не подавалось.
Подать форму СЗВ-ТД с признаком отмены заявления можно в том случае, когда были ошибочно представлены сведения о подаче заявления.
Ошибка: по двум заявлениям о ведении трудовой книжки стоят признаки отмены при отсутствии сведений о подаче в информационной системе ПФР.
Третья ошибка
Когда СЗВ-ТД подается на сотрудника в первый раз, то сначала надо отразить сведения о последнем кадровом мероприятии на 1 января 2020 года. Если указать только кадровое мероприятие, которое произошло за отчетный период, это будет ошибкой.
Исключение — прием на работу. Если вы подаете СЗВ-ТД на сотрудника и сообщаете о его приеме на работу, то указывать последнее кадровое мероприятие на 1 января 2020 года не нужно, ведь до приема на работу никаких кадровых мероприятий в вашей организации у данного сотрудника не было.
Ошибка: при первой подаче формы на сотрудника не указана последняя запись из трудовой по состоянию на 1 января 2020 года.
Четвёртая ошибка
Когда вы указываете документ, на основании которого было проведено кадровое мероприятие, проверяйте, что указали верный документ. Это должен быть кадровый документ работодателя (приказ, распоряжение и т.п.), а не документ, удостоверяющий личность работника.
Пятая ошибка
Указывая дату подачи заявления о выборе способа ведения трудовой книжки, проверяйте, чтобы она не предшествовала 1 января 2020 года, поскольку закон об электронных трудовых вступил в силу только с 1 января 2020 года.
Ошибка: дата подачи заявления более ранняя, чем 1 января 2020 года.
Шестая ошибка
Не используйте произвольных формулировок в графе 6, чтобы указать причину увольнения. Название причины должно совпадать с формулировкой в Трудовом кодексе.
Ошибка: причина увольнения указана в произвольной формулировке.
Седьмая ошибка
Как в 1С исправить ошибочную СЗВ-ТД
С внедрением электронных трудовых книжек у работодателей появилась обязанность представлять в органы ПФР сведения о трудовой деятельности физических лиц — форму СЗВ-ТД.
Когда сдавать
Форма и порядок заполнения сведений о трудовой деятельности работника утверждены Постановлением Правления ПФР от 25.12.2019 № 730п.
В соответствии с Постановлением № 730п сведения о работниках по форме СЗВ-ТД передаются в ПФР не позднее 15 числа месяца, следующего за месяцем, в котором произошли кадровые мероприятия.
Однако в связи с коронавирусом срок представления формы СЗВ-ТД изменился, 27.04.2020 вступило в силу постановление Правительства РФ от 26.04.2020 № 590. Оно предусматривает, что:
В Постановлении № 590 не утверждены специальные сроки представления СЗВ-ТД в отношении таких кадровых мероприятий:
Исходя из этого, можно сделать вывод, что в отношении данных случаев действует срок представления формы СЗВ-ТД, предусмотренный пунктом 2.5 ст. 11 Закона № 27-ФЗ — не позднее 15-го числа следующего месяца.
На бумаге или электронно?
Форма СЗВ-ТД может подаваться как в бумажном, так и в электронном виде.
На бумажном носителе форму могут предоставить работодатели, численность работников которых составляет менее 25. Форма заполняется чернилами, шариковой ручкой (кроме красного и зеленого цвета чернил) печатными буквами или при помощи средств вычислительной техники без помарок, исправлений и сокращений слов.
Сведения заверяются подписью руководителя или доверенного лица и печатью учреждения (при наличии).
В электронном виде форма может подаваться всеми работодателями. Форма, представляемая работодателем, численность работников которого больше 25 человек, заверяется усиленной квалифицированной электронной подписью в соответствии с законом № 63-ФЗ от 06.04.2011 «Об электронной подписи», при численности работников менее 25 человек — электронной подписью.
Ошибка в сведениях о трудовой деятельности: как исправить
Рассмотрим пример отправки корректировочного отчета СЗВ-ТД, если при первичной подаче отчета кадровое мероприятие по работнику было указано неверно, например неверная дата увольнения, в программе «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 8», ред. 3.1.
После отправки отчета СЗВ-ТД (с неверной датой) в документе «Увольнение» программа выдает предупреждение: «Записи трудовой книжки переданы в ПФР».
Но внести исправления в данный кадровый документ можно, если по кнопке «Еще» нажать «Изменить документ» (рис. 1).
Рис. 1
Вносим необходимые изменения в документ и проводим его (рис. 2).
Рис. 2
Далее создаем правильный СЗВ-ТД, по кнопке «Заполнить» программа заполнит отчет измененными данными (рис. 3).
Рис. 3
В составе мероприятий автоматически появилась строка с признаком отмены и новая строка с правильной датой (рис. 4).
Рис. 4
Далее необходимо провести и отправить СЗВ-ТД в ПФР.
Как полностью отменить уже сданный СЗВ-ТД
Рассмотрим пример отмены уже сданного отчета СЗВ-ТД, в котором ошибочно отправили данные об увольнении работника.
Документ увольнения сотрудника не нужно отменять и «распроводить», он пока что нужен!
Для отправки отмены создаем отчет СЗВ-ТД (это может быть отчет уже за следующий месяц). С помощью кнопки «Подбор» добавим нужного нам сотрудника. В «Мероприятиях» пусто, и это правильно, так как программа не «видит» никаких изменений о данном работнике (рис. 5).
Рис. 5
Далее в «Мероприятиях» по сотруднику открываем «Регистрация трудовой деятельности» и нажимаем кнопку «Отменить» (рис. 6).
Рис. 6
В открывшемся окне появится документ с «ошибочным» увольнением и нажимаем «Выбрать».
В разделе «Регистрации трудовой деятельности» появляется строка с признаком отмены — необходимо указать дату отмены (рис. 7).
Рис. 7
После проведения документа в «Мероприятиях» нажимаем кнопку «Заполнить» и внизу «Ок» (рис. 8).
Рис. 8
Новый отчет с отмененным увольнением отправляем в ПФР.
После принятия отчета ПФР устанавливаем об этом отметку («Пачка принята в ПФР»), чтобы данные не попали в следующий отчет!
После отправки и принятия ПФР можно перейти к непосредственному удалению документа с ошибочным увольнением, так как если удалить сначала сам документ, то в новом (отменяющем корректировочном) отчете СЗВ-ТД программа его не «увидит».
Частичное принятие отчета
Порой возникают ситуации, когда отправленная форма СЗВ-ТД принята ПФР только частично, а некоторым сотрудникам в протоколе приходят ошибки. Ранее в такой ситуации требовалось в программе удалять непринятых сотрудников из отправленного документа, чтобы была возможность пометить сведения об оставшихся сотрудниках как принятые в ПФР.
На новых релизах доработана возможность отметить как принятые сведения не обо всех, а только о части сотрудников. Работников с ошибками удалять из отчета теперь не нужно, необходимо по ним снять флаги в таблице (рис. 9).
Рис. 9
А если таких сотрудников в протоколе большое количество, можно поставить отметки автоматически по кнопке «Прочитать протокол приема». Протокол должен быть в машиночитаемом формате xml.
Если в программе подключена «1С-Отчетность», такой протокол можно выгрузить из окна просмотра этапов отправки: «Выгрузить» — «Все файлы» и подписи. В выгруженной папке протокол располагается в подпапке «Протокол/Содержимое» (рис. 10).
Рис. 10
Передача сведений о сотрудниках в ПФР в условиях пандемии коронавируса
Пандемия коронавируса повлияла на порядок передачи сведений о сотрудниках в ПФР. Начиная с апреля и до конца 2020 г. сдается отчет СЗВ-ТД по общим правилам, раз в месяц, если речь идет о любых кадровых событиях, кроме увольнения и приема на работу.
А сведения по сотрудникам, с которыми учреждение устанавливает или прекращает трудовые отношения, необходимо отправлять на следующий же рабочий день после оформления мероприятия, чтобы не платить штраф за нарушение срока сдачи отчетности в ПФР.
Федеральным законом от 01.04.2020 № 90-ФЗ введена административная ответственность за несвоевременное представление в установленный срок в органы ПФР сведений о трудовой деятельности физических лиц (по форме СЗВ-ТД). Непредоставление в срок влечет предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 300 до 500 руб.
Такая же ответственность будет налагаться за представление работодателем неполных и (или) недостоверных сведений о трудовой деятельности работников.
Как исправить ошибку в отчете СЗВ-ТД
Если вы ошиблись в сведениях о трудовой деятельности (в табличной части СЗВ-ТД), нужно отменить ошибочную запись и сделать верную. Всё это делается в одном корректировочном отчете:
Важно! С 01.07.2021 СЗВ-ТД сдается по новой форме.
Смотрите пример с ошибкой в дате приказа.
Если вам необходимо внести исправления в бумажную трудовую книжку, воспользуйтесь рекомендациями от «КонсультантПлюс». Пробный доступ к правовой системе вы можете получить бесплатно.
Если в СЗВ-ТД ошибка в дате подачи заявления на электронную трудовую, потребуется составить два корректировочных отчета:
А если вы перепутали и вместо заявления на электронную книжку указали дату подачи заявления на бумажный вариант? Полагаем, такую ошибку можно исправить одним отчетом. К неверной строке поставить Х, а в правильной привести дату подачи заявления.
Больше нюансов по СЗВ-ТД — в нашей горячей подборке.
Сдайте на всех уволенных в 2020 году до 15 февраля 2021 года. При заполнении отразите последнее кадровое мероприятие (прием, перевод) и дату увольнения. ПФР сверили СЗВ-М по всем месяцам и СЗВ-ТД и на тех, на кого СЗВ-ТД не подали, разослали уведомления.
Сдайте еще раз именно на этого сотрудника
у ИП два регистрационных номера в ПФР, по 91 категории и по 31 категории.
сотрудника приняли на работу и сдали СЗВ-ТД по рег.номеру 91 категории. а при увольнении отправили отчет по рег.номеру 31 категории. соответственно в ПФР видят ошибку. как необходимо исправить ситуацию?
Подала сведения на сотрудника, не верно указала период, подскажите пожалуйста, как исправить.
Если при сдаче СЗВ-ТД УВОЛЬНЕНИЕ СОТРУДНИКА ПОКАЗАЛА, А ПРИЕМ НЕТ, КАК УСТРАНИТЬ ОШИБКУ?
На Ваш первый вопрос мы ответили в этой публикации.
По вопросу 2. Как разъясняет ПФР, уведомление работников о выборе формы ведения трудовой книжки осуществляется по основному месту работы, поскольку именно там хранится трудовая книжка. Прием заявлений о выборе формы ведения трудовой книжки также осуществляется по месту основной работы. Значит, на совместителя, который числится в организации несколько лет, подавать СЗВ-ТД о выборе способа ведения трудовой не нужно. Если в 2020 году у такого сотрудника произойдет какое-либо кадровое мероприятие, СЗВ-ТД нужно будет заполнить в обычном порядке, первой записью указав прием по совместительству (даже совместительство не отражается в его трудовой книжке). Если кадровых событий в 2020 году не будет, полагаем, эту запись нужно будет привести в отчете за январь 2021 года, который вы подадите в феврале 2021-го.