Работа с договорными документами
Используйте «1С:Документооборот 8» для простого создания договоров, сопроводительной или сопутствующей документации, используя шаблоны и связи документов. Отслеживайте процессы согласования, подписания, исполнения договора. Контролируйте исполнение обязательств или наличие сопроводительных документов.
Планирование и исполнение проектных задач
Подготовка по шаблону
Договор — это особенный вид внутреннего документа. Карточка договора содержит все сведения о нем (всего 75 реквизитов). Можно настраивать состав стандартных реквизитов и добавлять новые. Из карточки доступен переход ко всему, что связано с договором (переписка, процессы, сопроводительные документы, история сроков действия и прочее).
Автозаполнение реквизитами
Программа поддерживает автоматическое заполнение файлов договоров. Текст договора заполняется автоматически из реквизитов карточки, например, Номер, Дата, Заголовок, Сумма, Срок действия и другие.
Доступно заполнение полей файлов MS Word и Open Office. Правила заполнения полей задаются в виде конструктора или выражением на встроенном языке.
Согласование договора
Согласование договора выполняется при помощи процесса Согласование. Может использоваться параллельное, последовательное или смешанное согласование, а также согласование по условию.
Например, смешанное согласование позволяет реализовать регламент обработки договора, по которому договор могут параллельно согласовывать главный бухгалтер и юрист, после них — заместитель генерального директора и, если замечаний нет, генеральный директор. По результатам согласования можно распечатать Лист согласования.
Многосторонние договоры
В программе можно учитывать договоры, заключенные более чем с двумя сторонами (многосторонние). Для этого достаточно ввести список корреспондентов, с которыми оформлен договор. Если договоры с несколькими корреспондентами заключаются регулярно — укажите их в шаблоне. В таком случае, они будут помещены в документ сразу при его создании по шаблону. При поиске договоров по корреспонденту в список найденных документов попадут и многосторонние договоры, содержащие указанного корреспондента.
Контроль возврата и передачи
В программе отражается передача договора контрагенту на подпись. При этом указывается ожидаемый срок возврата. Программа автоматически отслеживает этот срок и уведомляет ответственного, если документ не возвращен контрагентом вовремя. Программа помогает контролировать наличие скан-копий оригиналов документов и напоминает сотрудникам об этом.
Автоматическое продление
Программа ведет учет сроков действия договоров и правил их продления. При приближении и окончании срока действия «1С:Документооборот 8» автоматически уведомляет ответственного за договор. Программа может автоматически продлить срок действия документа, если это разрешено для документа.
Срок можно изменить и вручную. Вся история изменения сроков действия договора сохраняется.
Автоматизация договоров в 1С: Документооборот КОРП – просто, удобно и прозрачно.
Новости
Бесплатный вебинар: Как организовать договорную работу с помощью программы 1С:Документооборот.
Бесплатный вебинар: 1С: Кабинет сотрудника – эффективный сервис для взаимодействия сотрудников и HR-подразделений
Работа с договорами – трудоемкий процесс, который отнимает много времени и требует повышенного внимания сотрудников компании. Автоматизация договорной деятельности является самым популярным запросом клиентов нашей компании.
В своей повседневной деятельности компании сталкиваются с рядом проблем без автоматизации данного процесса:
1С: Документооборот позволяет решить эти проблемы типовыми инструментами системы, выстроить полный цикл работы с договорами и упростить работу сотрудников.
1С: Документооборот поддерживает основные процессы договорной работы:
Подготовка проекта, карточка договора
Карточка договора содержит все необходимые для аналитики реквизиты. Они бывают как типовые, предопределенные в программе, так и дополнительные, которые настраиваются в зависимости от потребности и специфики организации.
Из карточки доступен переход ко всему, что связано с договором (переписка, бизнес-процессы, сопроводительные документы, история сроков действия и пр.).
Рисунок 1 «Карточка договора»
Автоматическое заполнение типовых форм договоров позволяет ускорить процесс заполнения реквизитов и подготовки проекта договора. Помимо реквизитов, в файл может быть вставлен регистрационный штамп со штрихкодом.
Рисунок 2 «Пример автозаполнения типовой формы договора»
Согласование договора
В программе предусмотрено параллельное, последовательное или смешанное согласование, а также согласование с использованием условий маршрутизации. Это позволяет выстраивать сложные, многоэтапные процессы, не требующие вмешательства со стороны сотрудника. В соответствии с условиями, программа самостоятельно подбирает нужных согласующих.
Рисунок 3 «Карточка процесса согласования»
По результатам согласования можно распечатать Лист согласования. Он формируется автоматически в результате исполнения сотрудниками задач согласования. Печатную форму можно скорректировать.
Рисунок 4 «Печатная форма листа согласования»
Передача на подпись
Для подписания документов, в программе предусмотрен бизнес-процесс «Подписание». Подписание документа возможно с электронно-цифровой подписью (ЭЦП), как квалифицированной, так и неквалифицированной.
Рисунок 5 «Задача подписания договора»
Исполнение
В ходе исполнения договора, все сопроводительные документы по нему доступны на вкладке «Связи». Программа умеет контролировать наличие определенных сопроводительных документов и нумеровать сопроводительные документы так, чтобы в их номер включался номер договора.
Рисунок 6 «Сопроводительные документы по договору»
Контроль документов
Контролировать исполнение договора можно несколькими способами. Добавить договор в избранное для быстрого доступа или поставить себе на контроль с кратким описанием кого контролировать и в какой срок.
Рисунок 7 «На контроле»
Для контроля возврата оригиналов документов предусмотрен Журнал передачи, в котором:
Рисунок 8 «Запись в журнале передачи»
Рисунок 9 «Журнал передачи»
Продление
Если документ имеет срок действия, система помогает контролировать своевременное продление. Для этого можно настроить автоматическую рассылку отчета на ответственных сотрудников. Например, каждое первое число месяца рассылать отчет «Список договоров, срок действия которых истекает в следующем месяце». Документы с автоматической пролонгацией, продлеваются системой самостоятельно, при этом ответственному приходит уведомление, что договор продлен на следующий год.
Срок действия также может быть автоматически изменен:
Срок действия также может быть изменен вручную. В программе хранится вся история изменения сроков действия договора.
Рисунок 10 «Срок действия договора»
Расторжение
В программе можно не только указать, что договор расторгнут, но и отметить, каким именно документом это оформлено (например, письмо, дополнительное соглашение и т.д.).
Рисунок 11 «Расторжение договора»
Рисунок 12 «Отчет по расторгнутым договорам»
Анализ договорной работы
Для анализа договорной работы в программе предусмотрено большое количество отчетов. Гибкость отчетов позволяет самостоятельно настроить их в том виде, который необходим для получения информации.
Рисунок 13 «Пример отчета «Список заключенных договоров»
Рисунок 14 «Пример отчета «Договоры с истекающим сроком действия»
Уведомления на электронную почту
1С:Документооборот автоматически уведомит вас по электронной почте обо всех важных сроках:
Письма-напоминания содержат всю ключевую информацию о сроке, документе, задаче и гиперссылку для перехода к карточке.
Автоматизация договорной работы поможет Вам эффективно подготавливать проекты договоров, вести их учет и осуществлять полный контроль договорной работы в единой информационной системе с разграниченными правами доступа.
Обратитесь к нам за помощью прямо сейчас!
Система автоматического формирования договоров
Компания, работающая на рынке товаров и услуг сегодня, сталкивается с необходимостью составлять и заключать договоры с поставщиками и клиентами. Заполнение таких пунктов договора, как наименование компании, реквизиты и проч., занимает изрядную часть времени, которое можно потратить на звонки потенциальным клиентам.
Наша компания предлагает Вам услугу разработки и внедрения модуля для автоматического заполнения шаблонов различных видов договоров в учетных системах «1С». Это позволит Вам автоматически формировать договоры взаимоотношений с клиентами, используя уже готовые шаблоны формата word и данные учетной системы «1С»: реквизиты клиента (адреса, банки), номенклатурный состав сделки и проч.
Решение автоматического заполнения договоров значительно ускорит рабочий процесс и повысит точность работы менеджера: все особенности взаимоотношений с клиентами учтены в готовых формах.
Этапы формирования договоров с помощью модуля просты и понятны.
Вы можете сформировать договор либо на основании заказа покупателей, либо на основании коммерческого предложения. Далее Вы выбираете вид договора и формируете его в формате word. Затем происходит автоматическое заполнение параметров «номер», «дата», «наша фирма» и проч., однако некоторые из них необходимо уточнять отдельно.
В результате всех операций в договоре отражается спецификация товаров, где отмечены заказанные продукты, а также спецификация «график оплаты и поставки», пункт «реквизиты и прописаны наименования фирм.
Управление договорами в 1С Документооборот
Функциональные возможности системы «1С:Документооборот» в организации процесса контрактации
Для начала автоматизации договорной деятельности необходимо определить основные требования к договорным документам, и классифицировать их по видам.
Структурное дерево не должно быть слишком разветвленным, так как слишком большое количество параметров классификации приведет к усложнению ситуации (вы рискуете запутаться в обилии характеристик документов, которые нужно принимать к учету при их систематизации). Рекомендуется сформировать «плоскую линейку» договоров с десятком их разновидностей. При этом все эти разновидности между собой должны отличаться:
В соответствии с выбранными параметрами следует сформировать и дерево папок для хранения договоров. Оно должно:
На этапе формирования такого дерева папок необходимо задать права доступа к каждой папке для сотрудников вашего предприятия.
Для того, чтобы документ, который вы хотите поместить в дерево папок с договорами, был соответствующим образом классифицирован, следует указать признак «Является договором».
При этом в автоматическом режиме к документу будут применены настройки, которые дадут следующие возможности:
Также нужно определиться, имеет ли смысл делать разграничение прав на уровне всех документов, сопровождающих процесс договорной работы. Таких бумаг, как правило, намного больше, поэтому в случае, если будет принято положительное решение, то сервер 1С будет сильно загружен, что замедлит работу. Но если разграничивать права доступа все-таки необходимо, то следует проставить флажки:
Присвоение номера
На карточке каждого документа следует внести все его параметры для его должного структурирования. Начинать следует со вкладки «Нумерация».
Номер будет присвоен документу при выполнении задачи «Регистрация» или же это можно сделать вручную, нажав на кнопку «Зарегистрировать». Настойка автоматического нумератора осуществляется в разделе «Нормативно-справочная информация» (раздел «Нумераторы»).
С помощью специализированного конструктора нумерации есть возможность задействовать в номере документа множество определяющих его суть динамических элементов (символов). В результате повысится эффективность работы с документами, ускорится поиск нужной бумаги.
Каждый нумератор может использоваться для своей разновидности документов. Причем формироваться эта группа документов может по самым разным аналитическим параметрам.
Для каждого нумератора должна быть определена периодичность и соответствующая ему аналитика.
Далее следует по каждому из видов документов настроить шаблоны запрашиваемых параметров.
Каждой разновидности документов можно присвоить сразу несколько шаблонов, содержащих запрос реквизитов и файлов.
Сам по себе шаблон подразумевает, что для каждого документа будет присутствовать набор ограничений, в соответствии с которыми будет осуществляться его поиск. Кроме того, шаблон определяет и права доступа к документу.
Далее настраиваем реквизиты для данного шаблона:
Формировать названия документов также можно с помощью конструктора (для стандартизации номенклатуры).
Теперь обратимся ко вкладке «Файл»: сюда можно приложить сразу несколько шаблонов электронной формы договора.
Одной из интересных функциональных особенностей «1С:Документооборот» является то, что в данной системе присутствует конструктор подготовки типовых договоров. В результате человеческий фактор на данном этапе исключается полностью:
В общем, усиливается эффективность и безопасность всей процедуры контрактации в целом.
Обратимся теперь к «Настройке доступности по состоянию». Эта настройка дает возможность изменения различных реквизитов или содержания документа в зависимости от предоставленных прав доступа. Здесь у различных пользователей есть возможность редактировать, добавлять или убирать файлы, входящие в структуру документа в зависимости от его статуса («На согласовании»; «Подписан»; «Зарегистрирован»).
Чтобы настроить права доступа, следует обратиться к разделу «Настройка и администрирование» (п. «Настройка доступности по состоянию»).
Здесь можно установить доступность каждого поля для любого пользователя в зависимости от статуса документа.
Устанавливаем перечень лиц, для которых действительны данные ограничения.
Также следует установить перечень видов документом, на которые распространяются ограничения доступа.
После проведения всех указанных настроек вы получаете сформированный шаблон договора.
В случае, если вы создаете новый договор, то сначала открывается вкладка «Реквизиты».
Как только вы укажете в шаблоне контрагента, наименование договора будет сформировано полностью. Сохраним его.
Итак, что же мы имеем при генерировании нового договора при заполненном шаблоне:
Если же открыть ранее созданный документ, то сначала откроется вкладка «Обзор», где можно увидеть всю информацию о договоре:
Обработка договоров с помощью «1С:Документооборот»
У представляемой системе «1С:Документооборот» присутствует эффективный функционал, дающий возможность использовать процедуры любой сложности для обработки договоров и сопровождающих их документов.
Предусмотрено 2 способа обработки документов:
В последнем случае необходимо сформировать шаблон комплексного бизнес-процесса (раздел «Управление бизнес-процессами», п. «Шаблоны процессов»).
Бизнес-процесс в данном случае состоит из следующих этапов:
Обработка договора: бизнес-процесс и подготовка шаблона
Процесс обработки договора начинается с согласования контрагента. Этот этап может быть, как частью комплексного процесса, так и вынесен на предварительную стадию. Участниками-исполнителями (а также согласовывающими органами) здесь являются:
Заключение
ИТАН: Подсистема «Управление договорами»
Подсистема «ИТАН: Управление договорами» предназначена для управления входящими и исходящими внешними договорами предприятия: автоматизация договоров используется для планирования договоров, учета договоров и их выполнения и контроля договора: по бюджету, срокам, обязательствам, платежам. Автоматизация управления договорами снимает значительную часть нагрузки со штатного персонала предприятия. Кроме того, автоматизация управления договорами, или так называемая автоматизация договорной деятельности компании, актуальна для руководящего состава, позволяя в любое время видеть этапы реализации договоров.
Основные поля договора
Возможности подсистемы «Управление договорами»
Отчетность по Договорам
Концепция подсистемы «ИТАН: Управление договорами» представлена на рисунке 1.
Рисунок 1. Концепция подсистемы «ИТАН: Управление договорами»
Описание объектов подсистемы «ИТАН: Управление договорами»
Справочник «Виды аналитик договоров»
Справочник «автоматизация управления договорами» определяет используемые виды аналитических признаков подсистемы «ИТАН: Управление договорами», программа использует 8 системных признаков (контрагент, проект, ЦФО и т.п.) и 12 произвольных (направление деятельности, куратор договора и т.п.).
Рисунок 2. Справочник «Виды аналитик договоров»
Рисунок 3. Справочник «Виды аналитик договоров»
Справочник «Состояние договоров»
Выполняя управление договорами, программа может назначать возможные статусы документа «Часть договора». Автоматизация управления договорами позволяет присваивать им следующие статусы: проект, согласован, отклонен, подписан, исполнен, закрыт, архив.
Рисунок 4. Справочник «Состояние договоров»
Справочник «Виды договоров»
Виду договора соответствует аналитическое обеспечение, автоматизация управления договорами при этом определяет предмет обмена между сторонами договора (обязательства – деньги; деньги – товар; деньги – деньги и т.д.).
Рисунок 5. Справочник «Виды договоров»
Документ «Договор» определяется видом договора. Состоит из частей договора, первая из которых основная, описывает главную часть договора, и его условия.
Рисунок 6. Документ «Договор»
Рисунок 7. Документ «Договор»
Документ «Часть договора»
Документ «Часть договора» регистрирует основные условия договора: аналитику договора, сумму, сроки, предмет договора, пункты договора, и ссылку на внешние файлы с договором – без этого невозможна автоматизация управления договорами.
Рисунок 8. Документ «Часть договора»
Рисунок 9. Документ «Часть договора»
Справочник «Пункты договора»
Справочник, подчиненный документу «Часть договора», определяющий сроки начала, предметную и финансовую характеристику, в виде набора позиций.
Рисунок 10. Справочник «Пункты договора»
Справочник «Позиции договора»
Рисунок 11. Справочник «Позиции договора»
Рисунок 12. Справочник «Позиции договора»
Рисунок 13. Справочник «Позиции договора»
Рисунок 14. Справочник «Позиции договора»
Регистр «Данные договора»
Рисунок 15. Регистр «Данные договора»
Регистрация данных договоров в платежном календаре
После настройки регистрации документов «ИТАН: Управление договорами» в подсистеме «ИТАН: Управление денежными средствами» по каждому документу «Часть договор» создается документ «Платежный ордер», который регистрирует плановые оплаты и фактические платежи для построения платежного календаря, и планирования платежей на предприятии – это максимально полная автоматизация управления договорами
Рисунок 16. Регистрация данных договоров в платежном календаре
Рисунок 17. Отчет «Платежный календарь» с учетом договоров
По сформированным данным на основании договоров можно построить отчет об исполнение бюджета ДС.
Рисунок 18. Отчет «Исполнение бюджета ДС» с учетом договоров
Отчет «Реестр договоров»
Отчет реестр договоров показывает общую картину по всем договорам. Позволяет анализировать структуру договорных отношений предприятия, по аналитике, статусам, срокам, сумме и бюджету.
Рисунок 19. Отчет «Реестр договоров»
Отчет «Исполнение договоров»
Отчет позволяет анализировать план-факт исполнения договоров по обязательствам организации и обязательствам контрагента.
Рисунок 20. Отчет «Исполнение договоров»
Отчет «Графики договоров»
Отчет «Графики договоров» наглядно показывает календарные графики по всем позициям и аналитикам договоров.