Как сдать декларацию по НДС в электронном виде
Абсолютно все плательщики НДС (в том числе налоговые агенты) должны сдавать декларацию по данному налогу только в электронном виде. При этом нет никаких послаблений для организаций и ИП с небольшим штатом сотрудников. Что следует знать налогоплательщикам при формировании и отправке отчетности по НДС, расскажем в данной статье.
Два способа отправки декларации по НДС через интернет
Обязанность сдавать налоговую декларацию в электронном виде закреплена в гл. 21 НК РФ (абз. 2, 3 п. 5 ст. 174 НК РФ).
Декларацию по НДС следует представлять в налоговую инспекцию ежеквартально до 25 числа месяца, следующего за отчетным.
Чтобы не пропустить сроки сдачи декларации по НДС, сохраните в закладках календарь бухгалтера.
Многие организации и предприниматели задаются вопросом: «Можно ли сдать декларацию по НДС бесплатно?» К сожалению, это невозможно. Для отправки отчетности через интернет необходима электронная подпись, которая приобретается за плату у операторов электронного документооборота (ЭДО).
Существует два способа сдать в налоговую инспекцию декларацию по НДС.
Способ № 1
Налоговая инспекция разработала специальный сервис для отправки налоговой и бухгалтерской отчетности через сайт ФНС. Воспользоваться этой системой вправе любой налогоплательщик, у которого есть электронная подпись и возможность выполнить ряд технических требований.
Главным минусом представления отчета по НДС через сайт ФНС станет самостоятельное изучение инструкций и установка программного обеспечения. Кроме того, все файлы, сформированные в сторонних программах, придется загружать в специальную программу налоговой службы. Все это отнимает лишнее время.
Способ № 2
Чтобы не тратить время на изучение громоздких инструкций и отправлять всю отчетность в пару кликов, воспользуйтесь услугами операторов ЭДО. Специалисты помогут подключить систему интернет-отчетности и дадут рекомендации при возникновении ошибок во время отправки декларации по НДС.
Обратившись к оператору ЭДО, пользователь в одном месте сможет приобрести и электронную подпись, и систему по отправке электронной отчетности.
Сдавайте декларацию по НДС через систему Экстерн
14 дней бесплатно пользуйтесь всеми возможностями Экстерна
Плюсы работы через операторов ЭДО:
Заходите и регистрируйтесь с сертификатом ЭП (любого УЦ РФ) в Экстерне и пользуйтесь сервисом 14 дней бесплатно!
Декларация по НДС в 2021 году
В течение 2021 года сдать декларацию по НДС нужно четыре раза. Первым станет отчет за 4 квартал 2020 года — его надо сдать до 25 января. Все остальные отчеты идут за 2021 год, в том числе за первый квартал — до 26 апреля, за второй квартал — не позднее 26 июля, а за третий квартал — до 25 октября. Декларацию за 4 квартал подавайте уже в 2022 году — до 25 января. Декларация изменилась летом 2021 года — новая форма будет действовать с отчета за 3 квартал 2021 года. Расскажем, кто, когда и куда должен сдавать декларацию, чем грозит несдача документа, и дадим пример заполнения.
Кто и как сдает декларацию по НДС
Сдавайте декларацию по НДС с помощью веб-сервиса Контур.Бухгалтерия. Система сама сформирует декларацию на основе первичных документов и проверит ее перед отправкой.
Все плательщики налога на добавленную стоимость сдают эту декларацию. Также ее сдают импортеры, неплательщики НДС, которые в прошедшем квартале выставили счет-фактуру с НДС, и налоговые агенты, которые получили или выставили счета-фактуры как посредники, даже если они работают на спецрежимах.
Если в отчетном периоде вы не вели деятельность или у вас не возникало объектов налогообложения, декларацию все равно придется сдать, но уже в нулевой форме. Иногда вместо декларации по НДС можно сдать единую налоговую декларацию. Это возможно, если вы не вели деятельность в течение квартала, а на ваших счетах и в кассе не было движения денежных средств.
Куда и в какие сроки сдаем декларацию
Декларацию в общем случае сдают в течение 25 дней после завершения квартала. В 2021 году сроки сдачи таковы:
Смещение дат связано с тем, что 25 число приходится на выходные дни. Например, отчет за 1 квартал 2021 надо сдать до 25 апреля включительно, но это воскресенье. Поэтому последним днем для сдачи становится понедельник.
Декларации направляют в налоговый орган по месту учета. Если у вас есть обособленные подразделения, декларацию вы должны представлять централизованно в ИФНС, в которой головная организация состоит на учете. Крупнейшие налогоплательщики подают декларацию в налоговый орган по месту учета в качестве крупнейшего налогоплательщика.
Ответственность за несдачу декларации
За опоздание со сдачей декларации налоговая может привлечь компанию или предпринимателя к ответственности. Прежде всего это штраф: его размер составит 5% от налога к уплате. Штраф назначается за каждый полный или неполный месяц, начиная с последнего срока сдачи декларации. Штраф не превысит 30% от суммы налога, но и не опустится ниже 1000 рублей.
То есть, за опоздание с декларацией вы заплатите 1000 рублей или больше. Скорее всего, штраф назначат даже при несвоевременной отправке нулевой декларациеи. Единого мнения по этому вопросу нет, но на практике налоговая штрафует за просрочку с “нулевкой”, а суды поддерживают ее. Хотя есть и противоположные решения судов, когда опоздавшие с «нулевкой» компании освобождаются от штрафов, — но их меньше.
Также ФНС может приостанавливать операции по банковским счетам за несдачу декларации спустя 20 рабочих дней после завершения сроков предоставления документа. Кроме того, налоговая за 14 дней до принятия решения о приостановлении операций по счетам уведомит об этом налогоплательщика.
С 1 июля у ИФНС появилось право признавать декларации непредставленными. Такое случится, если во время камеральной проверки выяснится одно из обстоятельств ( ст. 80 НК РФ) :
В этих случаях налоговая направит уведомление о том, что декларация считается непредставленной. При нарушении контрольных соотношений она сообщит не позднее следующего рабочего дня, а в других случаях — в течение пяти дней с момента выявления обстоятельств.
После получения уведомления о непредставленности из-за нарушения контрольных соотношений, у налогоплательщика есть пять дней для исправления ошибок. Если успеть в срок, налоговая посчитает, что вы отчитались в тот день, когда подали первую декларацию, признанную непредставленной — просрочки не будет.
Вычеты в декларации
Сдавайте декларацию по НДС с помощью веб-сервиса Контур.Бухгалтерия. Система сама сформирует декларацию на основе первичных документов и проверит ее перед отправкой.
Вычеты помогают уменьшить сумму налога. Есть несколько видов вычетов по НДС, они перечислены в ст. 171 НК РФ. Суммы НДС к вычету отражаются в строках 120-190 раздела 3 декларации по НДС. В строках 120-185 вычет распределяется по видам, а в строке 190 — подсчитывается общий вычет за квартал. Всего в декларации выделяется 9 видов вычетов. Их итоговую сумму вычитают из общей суммы исчисленного налога и таким образом определяют НДС к уплате или возмещению.
Безопасная доля вычетов НДС для отчетности за третий квартал изменилась. Если доля вычетов больше средней, есть риск попасть под наблюдение. Средняя доля вычетов по стране в 2020 году — 89 %. На практике многие налоговики ориентируются не на общероссийские, а на региональные показатели. Уточняйте их на сайте ФНС. Ничто не запрещает вам делать вычет большего размера, если для этого есть основания. Но если вычет у компании не соответствует средним вычетам по региону, инспекторы могут вызвать «на ковер» и назначать проверки — даже выездные.
Подробнее о расчете безопасной доли вычетов мы рассказывали в статье «Безопасная доля вычетов по НДС».
Что нового в 2021 году
В декларации поменяли штрих-коды и уточнили разделы 8, 9, 10 и 11 — в них добавили строки для отражения операций с прослеживаемыми товарами. Суть изменений во всех разделах одна, отличаются только номера строк. Рассмотрим на примере раздела 8:
В разделе 9 добавили аналогичные строки 221-224, в раздел 10 — строки 220-250, и в раздел 11 — строки 210-240.
Из каких разделов состоит декларация
Декларация включает титульный лист и 12 разделов. Разберитесь, какие разделы нужно заполнить вам. Если заполнение декларации вызывает много вопросов и сложностей, обратитесь за помощью к опытному бухгалтеру или ведите учет в удобном бухгалтерском сервисе, который сформирует все отчеты и проверит их перед отправкой в налоговую и фонды. Это актуально для большинства плательщиков НДС и посредников, которые отправляют документ в налоговую только в электронном виде.
В общем случае в декларации заполняют титульный лист и разделы 1, 3, 8 и 9.
Инструкция по заполнению
Приведем образец заполнения декларации для ООО «Ромашка» — это микропредприятие с двумя сотрудниками на ОСНО, основная деятельность — оптовая торговля. Организация заполняет лишь часть разделов декларации:
Титульный лист
На титульном листе указываем ИНН и КПП, код налогового органа, отчетный год 2020 (2021) и отчетный период — «21» для 1 квартала, «22» для 2 квартала, «23» — для 3 квартала и «24» — для 4-го квартала. Название организации пишем полностью, указываем телефон, число листов в декларации и данные директора или предпринимателя.
С отчета за 4 квартал 2020 года с титульного листа удалили строку «Код вида экономической деятельности по классификатору ОКВЭД». Ничего особенного в этом нет, просто убрали дублирование данных. Налоговая и так знает виды деятельности компаний, ведь при регистрации их указывают в документах и заносят в ЕГРЮЛ/ЕГРИП. Указывать ОКВЭД больше не нужно.
.PNG)
В разделе 1 указываем код ОКТМО и код бюджетной классификации. КБК зависит от вида операции, по которой уплачивается налог. Налог с реализации в России (в том числе для налоговых агентов) платят по КБК — 182 1 03 01000 01 1000 110.
В строке 030 указывают сумму налога поставщики на спецрежимах или освобожденные от НДС по ст. 145 НК РФ, если выставляют счета-фактуры с НДС. Эта сумма не включается в строки 040 и 050.
«Ромашка» указывает в строке 040 сумму налога к уплате, рассчитанную после сложения данных из раздела 3. Если бы вычет оказался больше начисленного налога, можно было бы заявить НДС к возмещению и отразить в строке 050.
Все остальные строка «Ромашка», как и многие другие плательщики НДС, не заполняет.
Раздел 3
В разделе 3 делаем расчет суммы налога к уплате: вносим облагаемые по обычным и расчетным ставкам операции, а также указываем налоговые вычеты.
В строках 010-118 «Ромашка» указала начисленный НДС и налог к восстановлению. Налог уплачивается только по ставке 20 %. В расчет попала оплата за поставку 25 000 рублей и предоплата на сумму 29 500 рублей. Затем в строках 120-190 отражаются вычеты по налогу и в строках 200 или 210 указывается итоговый налог к уплате или возмещению (стр. 118 — стр. 190).
Разделы 8 и 9
Разделы 8 и 9 — это сведения из Книг покупок и продаж об операциях за квартал. Для формирования этих разделов Декларации компании придется установить бухгалтерскую программу или зарегистрироваться в веб-сервисе, потому что налогоплательщики, которые заполняют и сдают эти разделы в составе декларации, имеют право сдавать ее только в электронном виде.
Разделы 8 и 9 можно не включать в состав декларации, если в течение отчетного квартала вы не регистрировали в книге покупок или в книге продаж ни одного счета-фактуры.
Легко подготовьте и сдайте через интернет декларацию по НДС с помощью онлайн-сервиса Контур.Бухгалтерия. Декларация формируется автоматически на основе бухучета и проходит проверку перед отправкой. Избавьтесь от рутины, сдавайте отчеты и пользуйтесь поддержкой экспертов нашего сервиса. Первые 14 дней новые пользователи работают в сервисе бесплатно.
Порядок заполнения декларации по НДС в 2021 году
Рассмотрим порядок заполнения декларации по НДС, сроки сдачи и сроки уплаты налога. Посмотрите видео-инструкцию, как можно отправить декларацию по НДС через Экстерн.
Сдавать декларацию по НДС нужно в электронном виде независимо от численности работников. Лишь в исключительных случаях возможно представление декларации на бумаге (п. 5 ст. 174 НК РФ).
Срок отправки декларации — 25-е число месяца, следующего за отчетным кварталом.
НДС, начисленный за квартал, нужно перечислять равными частями в течение трех месяцев. Срок уплаты налога — до 25-го числа каждого из трех месяцев, следующего за истекшим налоговым периодом (п. 1 ст. 174 НК РФ). Если за 1 квартал 2020 года в бюджет нужно перечислить НДС в сумме 6 000 рублей, налогоплательщик должен сделать такие платежи:
Некоторые организации перечисляют НДС одной суммой в первом месяце, следующем за отчетным кварталом, без разбивки на месяцы — это право налогоплательщика.
Форма декларации и порядок ее заполнения утверждены Приказом ФНС России от 29.10.2014 № ММВ-7-3/558. Последняя редакция формы и указаний по заполнению была выполнена в соответствии с Приказом ФНС РФ от 19.08.2020 № ЕД-7—3/591@.
Образец заполнения декларации по НДС
Рассмотрим пример заполнения декларации по НДС за 1 квартал 2021 года. ООО «Колос» находится на ОСНО, занимается продажей оборудования. Все операции, совершаемые компанией, облагаются НДС по ставке 20 %.
За период январь — март 2021 года в обществе были проведены следующие операции:
Обязательно нужно заполнить титульный лист и раздел 1 декларации. Остальные разделы заполняются при наличии соответствующих показателей. Если показателей для какого-то из разделов нет, то его можно просто не включать в состав декларации.
В данном примере нужно заполнить также разделы 3, 8 и 9.
Попробуйте сдать отчетность через систему Экстерн. 14 дней бесплатно пользуйтесь всеми возможностями!
Титульный лист
На первом листе нужно указать данные, с которыми зарегистрирована организация: ИНН и КПП, название и т.п. Также на титульном листе нужно указать отчётный год и код налогового периода. Для первого квартала используйте код «21». Все коды перечислены в Приложении 3 к порядку заполнения декларации.
Раздел 1 декларации по НДС
В первом разделе нужно указать код по ОКТМО и верный КБК. На 2020 год для уплаты НДС актуален КБК 18210301000011000110.
По строке 040 укажите сумму НДС к уплате в бюджет. Перед этим необходимо заполнить прочие разделы, в том числе раздел 3, 4, 5 и 6. В нашем примере достаточно третьего раздела. Если возник НДС к возмещению, укажите его в строке 050.
Раздел 3
В этом разделе собираются все данные для расчета налога. В него включаются операции, облагаемые НДС по обычным и расчетным ставкам, а также вычеты.
Строка 010 графы 3 соответствует сумме выручки, отраженной по кредиту счета 90.1 за отчетный период. Строка 010 графы 5 соответствует сумме НДС, отраженного по дебету счета 90.3.
Строка 070 графы 5 соответствует сумме авансового НДС, отраженного по дебету счета 76 «НДС с авансов» (НДС, начисленный с поступившей предоплаты).
Строка 090 графы 5 соответствует сумме, отраженной по дебету счета 76 «НДС с авансов» (НДС с выданных авансов).
Строка 118 графы 5 соответствует сумме, отраженной по кредиту счета 68 «НДС». Кроме того, эту строчку можно сверить с итоговой суммой НДС в книге продаж.
Строка 120 графы 3 соответствует сумме, отраженной по кредиту счета 19.
Строка 130 графы 3 соответствует сумме, отраженной по кредиту счета 76 «НДС с авансов» (НДС с выданных авансов).
Строка 170 графы 3 соответствует сумме, отраженной по кредиту счета 76 «НДС с авансов» (НДС, начисленный с поступившей предоплаты).
Строка 190 графы 3 соответствует сумме, отраженной по дебету счета 68 «НДС» (без учета НДС, перечисленного в бюджет за предыдущий налоговый период). Кроме того, эту строчку можно сверить с итоговой суммой НДС в книге покупок.
По строке 200 указывается налог, начисленный к уплате в бюджет.
Раздел 8 и раздел 9
Эти разделы добавили в декларацию, когда налогоплательщиков обязали представлять ФНС данные о счетах-фактурах, которые были выданы или получены.
Раздел 8 соответствует данным из книги покупок, а раздел 9 — данным из книги продаж.
В каждом из них нужно указать вид операции, номер и дату счета-фактуры.
Для раздела 8 дополнительно укажите номер и дату документа, подтверждающего уплату налога. Дополнительно укажите дату принятия товаров к учету. По строке 190 прописывается итоговый исчисленный НДС.
В разделе 9 по строкам 230 — 280 прописываются итоговые суммы реализации и налога по соответствующим ставкам.
Попробуйте сдать отчетность через систему Экстерн. 14 дней бесплатно пользуйтесь всеми возможностями!
Как проверить декларацию?
Если вы работаете в специализированной программе, декларация по НДС, скорее всего, заполняется автоматически на основании заведенных документов. Показатели декларации можно сверить с данными оборотно-сальдовой ведомости за отчетный период. Для проверки нужны обороты указанной ведомости.
В оборотно-сальдовой ведомости отражаются суммы по бухгалтерскому и налоговому учету. Для проверки декларации нам потребуются данные налогового учета.
Отправка декларации по НДС через Экстерн
Перед отправкой в ФНС загрузите свою декларацию в Контур.НДС+. Сервис проверит, заполнена ли она по формату, выполняются ли контрольные соотношения и правильно ли указаны коды вида операции. Кроме того, НДС+ найдет расхождения с контрагентами и поможет убедиться в их благонадежности.
Вопрос-ответ
Что такое налоговая декларация по НДС?
НДС — это налог, который исчисляет продавец при реализации товаров, работ, услуг, имущественных прав покупателю. Декларацию по налогу на добавленную стоимость сдают организации и индивидуальные предприниматели. Это обязательная форма отчетности налогоплательщиков.
Как сдать уточненную декларацию по НДС?
Корректировки по НДС представляют, если в первичной декларации не были отражены все необходимые данные или были обнаружены ошибки, которые занижают налог или завышают сумму, начисленную к возмещению. Уточненную декларацию по НДС заполняют по аналогии с первоначальным отчетом. В нее в обязательном порядке вносят все значения полностью, а не только отображают разницу между ошибочно поданными и правильными данными. Таким образом, уточненка по НДС — это обычная декларация с правильными (уточненными) цифрами. Для идентификации уточненного документа на титульном листе бланка в отдельном поле указывают специальный код, номер корректировки.
Как отразить авансы в декларации по НДС?
В декларации по НДС полученный аванс отображают в разделе 3 по строке 070 в графе 3, а сумму налога с аванса — в графе 5.
Какие разделы заполнять в декларации по НДС?
Декларация по НДС включает титульный лист и 12 разделов. Все налогоплательщики (налоговые агенты) обязательно заполняют титульный лист и раздел 1 декларации. Прочие разделы и приложения к ним заполняют, если совершали операции, которые должны быть в них отражены.
Кто составляет налоговую декларацию по НДС?
Декларацию по НДС сдают плательщики НДС — компании и ИП на общей системе налогообложения, а также все, кто ввозит товары через границу. Также ее обязаны подавать налоговые агенты по НДС и неплательщики НДС, которые выставили счет-фактуру с выделенным налогом. Обычно декларацию составляет бухгалтер предприятия.
Как Контур.Бухгалтерия помогает оптимизировать НДС
Оптимизация НДС и сам расчет налога — боль многих компаний. Новый инструмент Бухгалтерии детально покажет, из чего складывается налог и что нужно сделать для окончательного расчета и уменьшения суммы. С его помощью легко избежать кассового разрыва, переплат и штрафов.
Чем полезен инструмент
В отчете отображается вся информация по НДС, которая будет полезна для бухгалтера и руководителя.
Директор заранее будет знать сумму НДС, чтобы не допустить нехватки средств при планировании бюджета. А еще он сможет вовремя передать бухгалтеру документы для аккуратного учета и снижения налоговой базы.
Бухгалтер с помощью подсказок увидит, каких документов не хватает, где НДС учли дважды и когда начислить налог с авансов. Также инструмент упростит общение с директором: бухгалтер может просто показать отчет руководителю, ему не придется объяснять, из чего сложилась сумма налога и почему срочно нужны конкретные документы.
Специалисты обслуживающих бухгалтерий, благодаря “Расчету НДС” смогут
“В конце квартала каждый бухгалтер производит предварительный расчет налога НДС для директора компании:
1) Рассчитывает предварительную сумму налога к уплате (с продаж и с авансов, сумму налога к возмещению).
2) Составляет перечень контрагентов, по которым не хватает закрывающих документов. Эти документы директору необходимо передать в бухгалтерию, чтобы уменьшить сумму НДС к уплате.
Это занимает время бухгалтера, поэтому будет очень здорово, когда в нашем рабочем сервисе появится отчёт, по которому можно будет каждый день видеть автоматом текущую ситуацию с НДС. Это освободит нам время и будет обязательно полезно для директора: один раз покажем, как смотреть данные по предварительному отчету, и в дальнейшем директор сможет сам в любой момент иметь представление о текущей картине по НДС”.
Что показывает инструмент
С помощью «Расчета НДС» вы увидите начисленный налог за квартал на текущий момент, входящий и исходящий НДС и все суммы, из которых он складывается.
Отчет дает подсказки: как и на какие суммы уменьшить налог, как избежать штрафа. Указывает на ошибки, которые возникли из-за некорректного ведения учета.
Уменьшение НДС
Для уменьшения суммы НДС сервис выделяет ошибки и недоработки в учете. Вот три причины их появления.
1. В системе не хватает входящих актов, накладных и счетов-фактур. Нужно запросить их у поставщиков и ввести в систему.
2. Документы по одному контрагенту привязаны к разным счетам и договорам, это привело к двойному начислению НДС. Нужно проверить документы в списке.
3. Не отмечено получение счета-фактуры от поставщика.
Как не попасть на штраф
Система следит за правильным добавлением первичных документов и указывает на недочеты. Здесь тоже есть три распространенных ошибки.
1. Если вы получили оплату от покупателей, но до конца квартала отгрузка не планируется, начислите НДС с авансов. Для этого поменяйте операцию во входящих платежных поручениях, чтобы рассчитать авансовый НДС.
2. Если платежки и накладные привязали к разным счетам или договорам, система дважды примет НДС к вычету
3. Если забыли выдать покупателю счет-фактуру, НДС к вычету примется не полностью. Система подскажет, каким покупателям не выдали документ.
Как отправить отчет в ФНС из Контур.Экстерн
Направление учетных форм через Контур.Экстерн осуществляется в два этапа:
Создание отчета в Контур.Экстерн
В меню на основном экране сервиса нужно выбрать пункт «ФНС», перейти в раздел «Отчеты» и нажать «Заполнить в системе»:
Откроется список отчетных форм, в котором следует выбрать нужную. В окне списка есть возможность переключаться между типами отчета — налоговыми, бухгалтерскими или учетными формами. Также есть окно поиска — осуществлять его можно как по названию формы, так и по КНД:
В правой части строки с названием формы можно выбрать нужный период:
Когда отчет выбран и загружен в сервис, нужно его заполнить. Для этого следует нажать «Редактировать».
Отчет заполняется привычным образом — так же, как на бумаге или в иных программах / сервисах. Однако есть общие для большинства отчетов поля:
В формах формата 2.0 и 3.0 корректировка указывается иначе. Заполняется несколько полей:
Прочие реквизиты отчета зависят от его вида. Так, среди них может присутствовать код периода, код места, по которому представляется документ, лицо, подписавшее документ и другие поля. Данные для заполнения многих из них нужно выбрать из справочника.
Когда заполнены все реквизиты отчета, нужно их проверить и нажать «Далее». Система предложит заполнить непосредственно сам формируемый отчет, то есть внести данные в его разделы. Общие рекомендации:
Когда все поля заполнены, следует нажать «Сохранить и закрыть». Документ сохранен в сервисе и готов к проверке и отправке.
Загрузка заготовки отчета и его доработка
С основного экрана сервиса нужно перейти в пункт меню «ФНС», далее в разделе «Отчеты» перейти во вкладку «Загрузить из файла»:
Затем нужно выбрать файл и открыть его.
Откроется окно загрузки отчета, в котором следует выбрать файл для редактирования. Также есть варианты:
Отчет загрузится в сервис, после чего в него можно будет внести исправления. Действовать при этом нужно так же, как и при формировании отчета в сервисе.
Загрузка готового отчета
Если отчет полностью подготовлен в сторонней программе, его можно загрузить для отправки в налоговую в виде файла.
Загружаемый отчет должен быть проверен пользователем самостоятельно и сохранен на диске компьютера или flash-накопителе.
В боковом меню на главном экране нужно выбрать вкладку «ФНС», перейти в раздел «Отчеты» и выбрать «Загрузить из файла»:
Далее нужно выбрать файл и открыть его. Откроется окно загрузки отчета, в котором нужно нажать «Загрузить и отправить».
Отчет будет загружен в сервис. Параллельно с этим будет пройден его форматный контроль и проверены ИНН/КПП. Если формат или реквизиты неверные, возможно, выбран не тот файл. В таком случае следует выбрать правильный отчет и повторить загрузку.
Также возможно, что в файле содержится ошибка — его нужно исправить и загрузить снова.
Если ошибок нет, можно переходить к отправке.
Проверка отчета
Отчет будет проверен автоматически после нажатия кнопки «Отправить»: 
После проверки система отчитается о результатах. Возможны такие варианты:
Алгоритм исправления ошибок:
Когда все ошибки исправлены, можно переходить к отправке формы.
Направление отчета в ИФНС
После успешного прохождения проверки отчет может быть отправлен. Для этого есть кнопка «Перейти к отправке». При этом будет загружено окно передачи отчета:
Здесь можно посмотреть полную информацию об отправленном документе, распечатать его на бланке либо загрузить в формате xml (ссылка «Отчет»).
Чтобы закончить работу с отчетом, нужно нажать «Подписать и отправить». Отчет будет подписан ЭЦП того пользователя, который указан рядом с упомянутой кнопкой, после чего в зашифрованном виде передан в налоговый орган.
Результаты отправки
Сразу после направления документа пользователь получит «Подтверждение даты отправки». Это отчет от оператора электронного документооборота о том, что форма им принята. В нем указывается дата и время отправки (для всех регионов России — московское, для Калининградской области — местное).
Затем должны прийти сообщения из налогового органа. В зависимости от результата это может быть:
Далее отчет обрабатывается принимающей стороной, после чего пользователь получает один из двух документов:
Обратите внимание! При направлении исправленного отчета после получения сообщения об ошибке или уведомления об отказе номер корректировки / признак первичного отчета не меняется.
Если подается налоговая декларация, то пользователь получит дополнительно одно из двух сообщений:
Информация об отправленных отчетах
Переданные в ИФНС формы попадают в раздел «Отправленные отчеты»:
Будет показан список документов, переданных в налоговый орган, и краткая информация по ним: название, тип (первичный или корректировка), период, код ИФНС, статус, дата и время отправки.
В верхней части окна можно переключиться на режим «Подробно» и увидеть более детальную информацию по отчетам. Будет показано наименование организации, ИНН/КПП, файл документа. Функция полезна в том случае, если нужно направить обращение по отчету в службу поддержки сервиса.
Работа с отправленными документами
Чтобы найти нужный отчет, можно воспользоваться вкладкой «Поиск» на странице со списком отправленных документов:
При поиске есть возможность выбрать тип документа, ввести номер контролирующего органа, название отчетной формы, год, статус, период отправления. Можно задать один или несколько параметров поиска.
Рядом располагается вкладка «Фильтры», на которой пользователь может отсортировать документы по типу (запросы, письма, отчеты. ), по коду органа представления и по отчетному периоду: 
Если сервис используется в режиме обслуживающей бухгалтерии, то в верхней части окна можно выбрать «Все организации» — будет загружен список всех документов: 
Если в Контур.Экстерн работает несколько пользователей (многопользовательский режим), в верхней части окна можно выбрать «Все пользователи». В этом случае будет загружен список всех документов, которые направлены из сервиса разными пользователями:
Проверка статуса отчета
В окне со списком отправленных документов, в правый части строки с названием отчета, можно увидеть текущий статус. Варианты статусов представлены в следующей таблице.
Таблица 1. Статусы документов, отправленных из Контур.Экстерн
| Статус | Что означает | Какой документ получен из ИФНС |
| Отправлен | Передан, но пока не доставлен | Подтверждение даты отправки |
| Доставлен | Передан и получен ИФНС, но пока не обработан | Извещение о получении |
| Получен ответ | Документ обработан, отчет представлен | Квитанция о приеме |
| Документооборот завершен | Отчет сдан | Извещение о вводе |
| Отчет представлен, но требует уточнений | Уведомление об уточнении | |
| Документооборот завершен | Отчет не представлен | Сообщение об ошибке или Уведомление об отказе |
Направление корректирующего отчета
При необходимости пользователь может исправить ранее сданный отчет, подав корректировочную форму. Это актуально в таких случаях:
Алгоритм формирования корректирующего документа таков:
Обратите внимание! В форматах 2.0 и 3.0 поля «Признак документа» и «Номер корректировки» разделены.
Шаблоны документов
Чтобы ускорить в дальнейшем формирование документов, можно создать шаблоны. Это доступно для налоговых деклараций, отчетов, статистических форм, а также запросов, например, на сверку с ИФНС. Для каких стандартных форм можно сделать шаблоны, мы перечислили в следующей таблице.
Таблица 2. Список форм, для которых в сервисе можно сформировать шаблоны
| 6-НДФЛ (КНД 1151099) | Перечень заявлений о ввозе товаров и уплате косвенных налогов (КНД 1151001) |
| Авансовые платежи по налогу на имущество (КНД 1152028) | Сведения о количестве ОВБР, подлежащих изъятию в качестве прилова (КНД 1110022) |
| Декларация по транспортному налогу (КНД 1152004) | Сведения о разрешениях и суммах сбора за вылов ВБР (КНД 1110011) |
| Единый налог на вмененный доход (КНД 1152016) | Сведения об остатках денежных средств учреждения (КНД 0503779) |
| Запрос ИОН (КНД 1166101) | Сведения по дебиторской и кредиторской задолженности учреждения (КНД 0503769) |
| Заявление о ввозе товаров и уплате косвенных налогов (КНД 1110017) | Уведомления о контролируемых сделках формата 5.01 (КНД 1110025) |
| Земельный налог (КНД 1153005) | Уведомление участника проекта Сколково (КНД 1150017) |
| Налог на игорный бизнес (КНД 1152011) | П-1 |
| Налог на имущество (КНД 1152026) | П-2 |
| Налог на прибыль (КНД 1151006) | П-4 (НЗ) |
| Отчет об исполнении учреждением его финансово-хозяйственной деятельности (КНД 0503737) | П-4 (более 15 человек менее 15 человек) |
Алгоритм создания шаблона:
Чтобы загрузить созданный шаблон в дальнейшем, нужно воспользоваться одноименной кнопкой:
После ее нажатия в форму будут загружены данные из шаблона, при этом старая информация будет удалена.
Для просмотра всех сохраненных образцов нужно открыть любую форму (для которой есть шаблон) и нажать кнопку «Шаблоны». В меню следует выбрать «Управление шаблонами». То же самое можно сделать с главного экрана сервиса, выбрав «Реквизиты и настройки» — «Управление шаблонами».
Сохранение и печать
Любой из переданных в ИФНС документов можно распечатать или выгрузить на компьютер.
На главной странице в меню выбрать «ФНС» — «Отправленные отчеты». В списке документов выбрать нужный и нажать на его название. Сервис переправит пользователя на страницу передачи отчета. Здесь возможны различные действия:
Ссылка «Распечатать» возле названия документа позволит напечатать только этот документ (на изображение выше это «Подтверждение даты отправки»).
Ссылка «Отчет» предназначена для загрузки и печати отчета в xml-формате, а для формата ниже 4.0 — в текстовом формате.
Ссылка «Распечатать на бланке» откроет отчет в печатной форме. Чтобы его распечатать, нужно: